Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge – mit der Lohnsteuer verrechenbar
Der Arbeitgeberzuschuss ist ein sehr geschätztes Angebot, das die Mitarbeiterbindung fördert. Solche Anreize dienen dazu, Mitarbeitende möglichst langfristig im Unternehmen zu halten und ihnen dafür Respekt und Anerkennung zu zollen. Was für den Arbeitnehmer primär Vorteile mitbringt, kann für Arbeitgeber auch Herausforderungen darstellen. Das Angebot eines Arbeitgeberzuschusses lohnt sich nicht immer. Inwiefern die Lohnsteuer durch die betriebliche Altersvorsorge beeinflusst wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Die Lohnsteuer im Check: Grundlagen für den Arbeitgeberzuschuss kennen
Um die individuellen Vorzüge und Nachteile des Arbeitgeberzuschusses zu erkennen, braucht es Basiswissen rund um die Berechnung der Lohnsteuer. Sämtliche Einkünfte, die mit nichtselbstständiger Arbeit erzielt werden, unterliegen der Lohnsteuer. Betroffen sind hiervon also ausschließlich angestellte Arbeitnehmer, die einen Großteil der Bevölkerung in Deutschland ausmachen. Die Lohnsteuer wiederum wird genutzt, um den sozialen Staat zu finanzieren (Bildungskosten, Sozialleistungen etc.).
Lohnsteuern sind direkte Steuern, die vom Arbeitgeber abgezogen und an das Finanzamt geleitet werden. Wie hoch die Lohnsteuer ausfällt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Die Einkommenshöhe spielt eine wichtige Rolle. Entscheidend sind aber auch die Lohnsteuerklasse und die Anzahl eigener Kinder. Arbeitgeberzuschüsse werden ebenfalls als Einkommen gewertet und sind daher grundsätzlich zu versteuern.
Der Arbeitgeberzuschuss – steuerliche Vorzüge und Tricks in der Ansparphase
Ein Blick auf die Prognosen der Rentenhöhe für 2023 sorgt bei vielen Arbeitnehmern für Erschrecken. Für die meisten Menschen reicht die Rente nicht aus, um in wohlverdienter Altersruhe zu reisen oder andere kostspielige Erlebnisse zu genießen. Kein Wunder also, dass der Arbeitgeberzuschuss ein wirkungsvolles Benefit zur Mitarbeiterbindung ist. Steuerrechtlich gilt der Arbeitgeberzuschuss als Lohn und ist damit steuerpflichtig. Zur Ermittlung der Lohnsteuer werden die geleisteten Zuschüsse und Arbeitslohn addiert und anschließend besteuert. Tatsächlich gibt es aber Ausnahmen und auf die kommt es an.
In der Ansparphase fließt die betriebliche Altersvorsorge nicht an den Arbeitnehmer, sondern auf das entsprechende Sparkonto. Während der gesamten Phase ist dieses Geld daher nicht steuerrechtlich relevant, sondern erst, wenn es ausgezahlt wird. Dabei gibt es einen entscheidenden Faktor. Um für Steuerfreiheit zu sorgen, dürfen die Arbeitnehmerbeiträge maximal 7,9 % der Beitragsbemessungsgrenze betragen. Für das Jahr 2023 bedeutet das in Zahlen einen Betrag von 584,00 Euro.
Sobald höhere Summen in die betriebliche Altersvorsorge eingezahlt werden, muss der Differenzbetrag versteuert werden.
Wichtig: Wenn die betriebliche Altersvorsorge per Unterstützungskasse oder Direktzusage durchgeführt wird, bleiben sämtliche Beträge steuerfrei. Die Personalabteilung kann wertvolle Informationen darüber geben, welcher Weg der bAV genutzt wird.
Von der Steuer absetzbar: Funktioniert das mit der betrieblichen Altersvorsorge?
Befindet sich ein Arbeitnehmer gerade in der Ansparphase, kann er die geleisteten Beiträge nicht von der Steuer absetzen. Grund hierfür ist, dass Steuerbegünstigungen schon bei der Einzahlung gewährt werden. Generell sind Vorsorgeaufwendungen absetzbar, sofern die Leistungen nicht von anderer Seite bereits vergünstigt werden.
Obwohl die steuerliche Begünstigung nicht möglich ist, wird der Arbeitnehmeranteil der betrieblichen Altersvorsorge im Steuerformular eingetragen. Durch die elektronische Datenübermittlung erfolgt dieser Schritt automatisiert.
Die Auszahlungsphase: Betriebliche Altersvorsorge versteuern oder nicht?
Irgendwann ist die Zeit der Weiterbildungen, Fortbildungen und harter Arbeit vorüber. Wenn die Rente vor der Tür steht, wird auch die betriebliche Altersvorsorge zur Ausschüttung vorbereitet. Mit Beginn der Rente wird der Freibetrag ermittelt. Im Jahr 2023 liegt er bei 10.908 Euro, verändert sich aber im Schnitt jedes Jahr. Es besteht das Ziel, ab 2040 die Rente vollumfänglich zu versteuern.
Leistet die betriebliche Altersvorsorge, wird sie nach dem Lohnsteuergesetz versteuert. Dabei spielt es keine Rolle, ob das angesparte Kapital in einer Summe oder monatlich gezahlt wird. Es handelt sich hierbei um eine sogenannte „nachgelagerte Besteuerung“, denn die Kosten werden erst bei Rentenausschüttung erhoben. Die Ansparphase hingegen war steuerlich begünstigt.
Der Vorteil: Da das Alterseinkommen in der Regel unter dem Arbeitseinkommen liegt, reduziert sich der Steuersatz in den meisten Fällen.
Ob zusätzlich zur Steuer auch Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung zu zahlen sind, hängt von den Einkünften durch die Betriebsrente ab. Im Jahr 2022 wurde ein Freibetrag von 164,50 Euro festgelegt. Erst wenn die monatliche Ausschüttung darüber liegt, müssen 19 % Kranken- und Pflegeversicherung entrichtet werden.
Monatlich oder einmalig – wie lohnt sich die Auszahlung der Betriebsrente?
Wer seine Lohnsteuer berechnen möchte, nimmt die Einkünfte als Grundlage. Werden die Freibeträge optimal ausgeschöpft, bleiben niedrige Betriebsrenten oft von der Steuerabgabe befreit. Lohnt es sich also, die angesparten Beträge pro Monat auszuzahlen?
Nicht immer, hier kommt es maßgeblich auf die individuelle Situation an. Ist die Gesamtsumme der Betriebsrente hoch, könnten bis zu 25 Jahre vergehen, bis der komplette Betrag ausgezahlt wurde. Ein früher Todesfall würde dann bedeuten, dass die mühsam abgeführten und gesparten Beträge letztlich nie ausgezahlt wurden. Daher ist die Kapitalausschüttung vor allem für jene Rentner interessant, die einmalig eine größere Summe nutzbar machen möchten.
Sinn dahinter kann der Kauf eines Hauses sein oder aber die Sicherung der Existenzgrundlagen. Einen klaren Favoriten gibt es aber nicht, da die persönlichen Bedürfnisse eine entscheidende Rolle spielen. Die monatlich ausgezahlte Rente profitiert von der Kontinuität und wird lebenslang gezahlt. Der einmalige Kapitalfluss kann vollumfänglich vererbt werden. Es rentiert sich für viele künftige Rentner, eine Beratung in Anspruch zu nehmen.
Tipp: Erfolgt die Kapitalauszahlung aus einem alten Vertrag (abgeschlossen vor 2005), gilt weiterhin die Steuerfreiheit. Auch später abgeschlossene Verträge können zumindest erleichtert werden. Die einmalige Auszahlung lässt sich auf bis zu fünf Jahre verteilen (fiktiv) und folglich per Fünftel Regelung besteuern. Dadurch wird die einmalig anfallende Steuerlast gesenkt.
Fazit: Betriebliche Altersvorsorge hat viele Vorteile, aber auch Schwachstellen
Ob sich die bAV wirklich lohnt, hängt stark von den persönlichen Umständen ab. Die anfallenden Vorteile lassen sich nicht auf alle Arbeitnehmer übertragen. Vor der Entscheidung für ein entsprechendes Programm des Arbeitgebers lohnt es sich, eigene Bedürfnisse und Umstände in den Fokus zu rücken.
Verwandte Beiträge
Für viele zielstrebige Arbeitnehmer aus Deutschland wird das Arbeiten im Ausland immer interessanter. So wünschen sich vor allem junge Menschen immer öfter, eine Zeit lang in einem fremden Land Berufserfahrung sammeln zu können. Aber warum ist das so, welche Länder sind aktuell besonders gefragt und welche Auswirkungen hat die momentane Corona-Krise auf die Planung einer Auslandskarriere?Warum wird das Arbeiten im Ausland immer interessanter?Der Job im Ausland wird zunehmend beliebter. Insbesondere junge Menschen wünschen sich immer häufiger, nach dem Studium oder dem Schulabschluss wichtige Auslandserfahrungen zu sammeln. Auch Young Professionals interessieren sich zunehmend für Auslandsjobs, um so die eigene Karriere voranzutreiben. Die im Ausland gesammelten Erfahrungen können letzten Endes das berufliche Vorankommen positiv beeinflussen. Zwar wurde Auslandserfahrung auch schon vor einigen Jahren von Personalern geschätzt, aber erst in letzter Zeit ist der Job im Ausland zu einem wichtigen Karrierehebel geworden. Diese Tatsache haben längst auch viele junge Arbeitnehmer erkannt und entscheiden sich zielstrebig für einen temporären oder sogar langfristigen Aufenthalt außerhalb Deutschlands.Welche Chancen bietet das Ausland für junge Fachkräfte aktuell und welchen positiven Einfluss hat das auf die Karriere?Vor allem für angehende Führungskräfte kann eine berufliche Auslandskarriere ein hervorragendes Sprungbrett sein – auch auf dem deutschen Arbeitsmarkt. Arbeitnehmer und Abschlüsse aus Deutschland sind international hoch angesehen, sodass im Ausland oft höhere Gehälter sowie interessantere Aufgabengebiete locken. Zudem kann auch der eigene Marktwert durch einen internationalen Job und neue Kontakte im Ausland erheblich verbessert werden. Natürlich hat in diesem Zusammenhang auch die Globalisierung einen besonders großen Anteil daran, dass sich international aufgestellte Arbeitskräfte einer so hohen Beliebtheit erfreuen.In welchen Branchen werden im Ausland besonders häufig Fachkräfte aus Deutschland gesucht?Ob Anbieter von Klima- und Umwelttechnik, Baumaschinen, Automobilkonzern oder Startup im IT-Bereich – in nahezu jeder Branche sind inzwischen international aufgestellte Teams nötig, um mit Kunden, Partnern und Kollegen quer über den Globus kommunizieren zu können. Aber auch im Tourismus- und Gesundheitswesen sind deutsche Fachkräfte gefragter denn je, schließlich genießen junge Menschen hierzulande eine erstklassige Berufsausbildung. Gute Sprachkenntnisse und interkulturelle Kompetenzen sind in diesem Hinblick natürlich ebenso gefragte und wichtige Qualifikationen, die unabhängig von der angestrebten Branche vorhanden sein sollten.Welche Länder sind aktuell besonders beliebt und warum sind sie besonders für die berufliche Karriere geeignet?Laut aktueller Statistiken wandern derzeit die meisten Deutschen in das europäische Ausland aus. Vor allem Österreich, England, Frankreich und die Schweiz sind aufgrund der niedrigen Sprachbarrieren besonders attraktiv für viele Deutsche. Aber auch die traditionellen Auswandererländer Kanada und die USA gehören nach wie vor zu den beliebtesten Zielen, denn diesen eilt immer noch der Ruf der unbegrenzten, beruflichen Möglichkeiten voraus. Mit etwas Abstand folgt dann China und Australien, wobei sich ein Großteil der Bewerber hier inzwischen für den asiatischen Raum entscheidet.Welche Auswirkungen hat Covid-19 momentan auf die Auslandsplanungen bzw. die Karriere im Ausland?Die aktuelle Corona-Krise hat innerhalb kürzester Zeit die Welt verändert und nichts ist mehr so, wie es einmal war. Um das Virus einzudämmen, wurden weltweit nicht nur die sozialen Kontakte eingeschränkt, sondern auch Grenzschließungen, Flugverbote und der komplette Lockdown sind hier die Folge. Wer sich derzeit für einen Auslandsjob interessiert, muss dementsprechend auch damit rechnen, dass der neue Arbeitsplatz nicht ohne Weiteres aufgesucht werden kann. Es ist deshalb vor allem jetzt wichtig, dass sich Bewerber im Vorfeld umfassend über die Regeln und Maßnahmen erkundigen, die in dem jeweiligen Zielland im Hinblick auf Covid-19 derzeit vorherrschen und eventuell in Zukunft greifen könnten. Die Planung muss zudem deutlich früher durchgeführt werden, denn es kann unter Umständen sein, dass sich Einreisende vorerst in eine 14-tägige Quarantäne begeben müssen. All diese Aspekte müssen bereits geklärt sein, bevor es zu einer festen Jobzusage kommt.Welche Möglichkeiten bieten professionelle Jobbörsen, um den passenden Job im Ausland zu finden?Professionelle Jobbörsen sind hervorragend für die Suche nach einem passenden Jobangebot im Ausland geeignet. Interessenten finden auf internationalen Jobportalen zahlreiche Stellenangebote ausländischer Firmen, die auf der Suche nach deutschem Fachpersonal sind. Zudem stellen soziale Portale wie Xing oder LinkedIn oft ein umfangreiches Netzwerk zur Verfügung, sodass der Bewerber auch Firmen ausfindig machen kann, die aktuell keine offenen Stellen anbieten. Somit lassen sich bereits erste berufliche Kontakte in das jeweilige Zielland knüpfen, was nicht selten zu einer erfolgreichen und schnelleren Jobsuche im Ausland beiträgt.FazitTrotz der aktuellen Corona-Krise sind nach wie vor noch immer zahlreiche internationale Unternehmen auf der Suche nach deutschen Mitarbeitern und auch viele Arbeitnehmer aus Deutschland ziehen in Erwägung, einen beruflichen Neustart im Ausland zu wagen. Damit es hier nicht zu Problemen bei der Einreise kommt, müssen sich Bewerber unbedingt umfassend über die Maßnahmen erkundigen, die von der Regierung des Einreiselandes gefordert werden. Dann steht einem erfolgreichen beruflichen Neuanfang im Ausland im Grunde auch jetzt nichts mehr im Wege.
Recruiting im Home Office? Was vor ein paar Jahren kaum vorstellbar war, wird nun für viele Arbeitgeber zum Normalzustand. Denn auch in Zeiten der COVID-19-Pandemie werden qualifizierte Fachkräfte dringend benötigt. Das fachspezifische Stellenportal jobvector unterstützt daher Unternehmen bei Ihrer Suche nach Bewerbern aus den Bereichen IT, Technik, Medizin und Wissenschaft und verdoppelt die Laufzeit aller Stellenanzeigen auf 12 Wochen.
Die Maßnahmen zur Eindämmung von COVID-19 stellen viele Personaler vor neue Herausforderungen – vor allem in Bezug auf das Recruiting neuer Mitarbeiter. Obwohl es heutzutage viele Möglichkeiten gibt, z. B. Vorstellungsgespräche digital durchzuführen, können Bewerbungsprozesse unter den aktuellen Umständen mehr Zeit in Anspruch nehmen als gewohnt. Damit Arbeitgeber Ihre Suche nach passendem Fachpersonal ungehindert fortsetzen können, verdoppelt jobvector die Laufzeit aller Stellenanzeigen, die bis Ende Mai geschaltet werden, auf insgesamt 12 Wochen.
„ Deutschlands beste Spezialjobbörse ” bietet seinen Kunden mit diesem besonderen Service, nun die Möglichkeit auch unter herausfordernden Bedingungen wie Home Office oder veränderten Abläufen im Arbeitsalltag offene Positionen erfolgreich zu besetzen. Bereits im März hatte jobvector in der akuten Phase der Corona-Krise reagiert und mit seiner Bereitschaft zur kostenfreien Unterstützung des Gesundheitswesens einen Beitrag zur gesellschaftlichen Bewältigung der mit der COVID-19-Pandemie verbundenen Probleme geleistet. Mit der neuen Aktion möchte das Online-Stellenportal nun auch bei der Normalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen.
jobvector berät Unternehmen in Recruitingfragen für Informatiker, Ingenieure, Mediziner und Naturwissenschaftler individuell auch über die Möglichkeit, Ihre Stellenanzeige zu schalten und sich eine doppelte Laufzeit von 12 Wochen zu sichern. Nähere Informationen erhalten Sie auch telefonisch unter (+49) 0211-301384-01 oder per E-Mail unter service@jobvector.com .
Über jobvectorjobvector.de ist der vielfache Testsieger für Recruitinglösungen von Informatikern, Ingenieuren, Medizinern & Naturwissenschaftlern . Neben der fachspezifischen Jobbörse jobvector.de , die Stellenanzeigen mit zielgenauen, KI-gesteuerten Werbekampagnen (Targeted Advertisement) verbindet, richtet jobvector auch die Recruitingmesse jobvector career day aus.
Die Zahlen sprechen eindeutig für sich.
Im Zuge der Digitalisierung verändert sich nicht nur der IT-Markt, sondern auch die gesamte Arbeitswelt. Viele Berufszweige verlieren mehr und mehr an Bedeutung, während sich die IT-Berufe auf dem Vormarsch befinden. Die Fähigkeiten, das Know-How und Qualifikationen von IT-Spezialisten sind so gefragt wie noch nie und der Arbeitsmarkt nimmt, auch im Hinblick auf die Zukunft, eine steile Entwicklung. Eine Bewerbung ist so aussichtsreich wie nie. Branchenübergreifend werden Entwickler, Administratoren und Sicherheistexerten gesucht.
Nach einem kurzen Einbruch im Jahre 2009, steigt der jährliche Bedarf der IT-Bewerber stetig. Ende des Jahres 2017 waren es mehr als 55.000 offene Stellen für Bewerber.
Wer hat derzeit die Nase vorn und welche IT-Berufe haben die besten Zukunftschancen?
Gerade affine Schulabgänger und Studienabsolventen sollten ihre Schwerpunkte von Anfang an so setzen, dass sich ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt erhöhen. In dieser schnelllebigen und breitgefächerten Branche ist es jedoch unabdingbar, eigene Erfahrungen zu sammeln und seine Qualifikationen zu erweitern.
Derzeitiger Spitzenreiter der gefragtesten IT-Berufe ist nach wie vor der Software Entwickler. Laut einer bitkom-Studie führt dieser seit 3 Jahren die Nachfrage konstant mit 63% an. Gefolgt von Sicherheitsexperten, IT-Architekten und Projektmanagern.
So zukunftsorientiert wie die Branche selbst, sind auch ihre Berufsfelder. Mit einer wachsenden Nachfrage und einer nicht aufzuhaltenden Entwicklung ergeben sich immer wieder neue Berufsfelder. Wir haben die Top 3 der aussichtsreichsten IT-Berufe einmal für Sie zusammengestellt.
Platz 1: Spezialist für Cloud-Technologien – der Cloud Architekt
Unternehmen und Fachkräfte sind sich einig, dass der Cloud Architekt bis 2020 zu den gefragtesten Spezialisten in der IT-Branche gehören wird. Um sicher zu stellen, dass von jedem Ort der Welt auf die Daten zugegriffen werden kann, sichern Unternehmen ihre Dateien immer häufiger in Clouds. Damit die Sicherheit gewährleistet ist und die Vorgänge überwacht werden können, agiert der Cloud Architekt als eine Art Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Kunden. Dabei spielen vor allem die Faktoren Sicherheit, Datenschutz und Strategie eine tragende Rolle. Um diesen Beruf ausüben zu können, sollten sie erste Erfahrung mit Cloud-Infrastrukturen mitbringen und ein Informatik- oder Ingenieurstudium abgeschlossen haben.
Platz 2: Der Digitale Kopf – der Chief Digital Officer (CDO)
Wichtige Voraussetzung für die Ausübung der dieser Tätigkeit sind ein gutes betriebswirtschaftliches Wissen und ein hohes technisches Verständnis. Dies ist notwendig, um die gesamten digitalen Prozesse des Unternehmens zu überwachen. Noch gilt die Position des CDOs als recht unbekannt und ist somit noch nicht in vielen Unternehmen vertreten. Da die Digitalisierung aber immer schneller voranschreiten wird, wird der CDO in den kommenden Jahren zu einer gefragten Position werden. Zu den Aufgaben des CDOs gehört unter anderem die Einführung neuer Technologien und Systeme, das Erkennen von Chancen und Risiken.
Platz 3: Der Jongleur – der Data Scientist
Big Data ist schon lange mehr als nur ein Buzzword. Gerade nach den jüngsten Vorfällen um Facebook und der neuen Datenschutzverordnung werden Daten immer wichtiger für Unternehmen – besonders intern. Der Data Scientist ist Herr über einen Berg von unschätzbarem Wert. Werden die Massen an Zahlen richtig analysiert und ausgewertet, erhält das Unternehmen wichtige Einsichten über interne Prozesse und Kundendaten. So lassen sich zudem auch neue Geschäftsmodelle aus den Ergebnissen ableiten. Um sich einen bestmöglichen Einstieg zu garantieren, empfiehlt sich eine Ausbildung oder Informatikstudium mit dem Schwerpunkt der Datenanalyse.
Fachkräftemangel – das große Problem der Digitalisierung
Laut einer Studie der Bundesagentur für Arbeit ist die Arbeitslosenquote der IT-Branche auf ein Minimum gesunken. Was für viele IT-Spezialisten auf den ersten Blick gut zu sein scheint, ist für viele Unternehmen ein Problem. Viele offene Stellen bleiben unbesetzt und die Nachfrage für qualifizierte Bewerber steigt. So bleibt abschließend positiv zu erwähnen, dass immer mehr Studenten sich für IT- und Informatik Studiengänge entscheiden.
Sind Sie auf der Suche nach einem geeigneten Bewerber? Dann empfehlen wir Ihnen ein Blick in Deutschlands führenden Jobboersencheck. Mit über 224 Jobportalen,über 8000 Arbeitgeberurteilen und über 16000 Bewerberurteilen finden Sie heraus, welche Jobbörse den größten Erfolg verspricht. Ist die richtige Jobbörse identifiziert, kann eine Stellenschaltung zu meist rabattierten Konditionen bequem aus unserem Portal gebucht werden.
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen GrüßenDas Jobboersencheck-Team
Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.
Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?
Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.
Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.
Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.
Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?
Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.
Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.
Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?
Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:
PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.
Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.
Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.
E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.
Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?
Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?
Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.
Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.
Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.
Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.
Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?
Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:
Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio
