MITARBEITERMOTIVATION: WARUM IST DIESE SO WICHTIG FÜR UNTERNEHMEN UND WORAUF KOMMT ES DABEI BESONDERS AN?

In Zeiten des Fachkräftemangels müssen sich Bewerber*innen nicht mehr um Jobs bewerben. Vielmehr ist es heutzutage in vielen Branchen so, dass sich Unternehmen um neue Angestellte bemühen und sie umwerben müssen. Dazu sollten die Betriebe jedoch deutlich mehr bieten als nur die ausgeschriebene Stelle. Es müssen Anreize geschaffen werden, die über das übliche hinausgehen und das sollte nach außen klar kommuniziert werden. Wir haben ein paar der Wichtigsten Anreize, die Arbeitgeber potenziellen Bewerber*innen bieten können, an dieser Stelle zusammengefasst.

Benefits und Extras wichtig für Angestellte

Laut einer Studie des Jobportals Stepstone ist Angestellten in Deutschland nicht mehr nur der sichere Arbeitsplatz wichtig. Viel mehr dreht sich vor allem bei der jüngeren Generation vieles um Benefits und Extras, die es zum Job dazugibt. Demnach sind gute Karriere- und Entwicklungschancen  sowie eine gute Work-Life-Balance besonders wichtig.

Flexible Arbeitszeiten und flexibles Arbeiten an sich sind ebenfalls wichtige Faktoren. Es soll also im Leben nicht mehr nur komplett ums Arbeiten gehen. Immerhin arbeiten wir meist nur um zu leben und nicht umgekehrt.

Besonders wichtig: Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Der Beruf und das Privatleben sollten idealerweise für Bewerber*innen miteinander vereinbar sein. Die Arbeitszeit wird auf die jeweilige Lebensphase und die Familienplanung anpassbar. Deshalb sind Modelle, wie etwa Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice, bei der Wahl des Berufs besonders wichtig. Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten anbieten, punkten als familienfreundliche, aufgeschlossene und moderne Betriebe.

Nachhaltige Mobilität als Anreiz

Der Dienstwagen war gestern und ist heute in Zeiten des Klimawandels nur wenig nachhaltig und zukunftsorientiert. Heute können Unternehmen potenzielle Bewerber*innen mit nachhaltigen Mobilitätslösungen locken. Statt eines Dienstwagens mit Verbrennungsmotor könnte es beispielsweise ein Elektroauto sein.

Müssen nur kurze Strecken vor, nach oder während der Arbeitszeit zurückgelegt werden, empfiehlt sich ein Fahrrad für die Angestellten. Damit tun Unternehmen nicht nur etwas für den Klimaschutz, sondern auch die Gesundheit der Angestellten kann davon profitieren. Gleichzeitig ist es ein motivierender Anreiz für den Job.

Ähnlich sieht es aus mit sogenannten Jobtickets für die öffentlichen Verkehrsmittel. Es muss also nicht unbedingt der Dienstwagen sein, und wenn doch, dann elektrisch.

Arbeitsklima und Kommunikation im Unternehmen

Mitarbeiter*innen möchten sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen. Immerhin verbringen sie einen Großteil ihres Lebens mit der Arbeit. Dazu zählt der Umgang miteinander im Team, aber auch das Ambiente in den Arbeitsräumen, wie beispielsweise die Bürogestaltung oder Rückzugsmöglichkeiten.

Flache Hierarchien und Gleichberechtigung sollten keine Floskeln in der Stellenausschreibung sein, sondern im Betrieb an der Tagesordnung. Alle Angestellten ziehen an einem Strang. Probleme werden offen angesprochen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche bilden die Plattform und sorgen für Transparenz im Unternehmen.

Faire Bezahlung ebenfalls wichtig

Zu einem guten Job gehört natürlich eine faire Bezahlung unbedingt dazu. Dabei achten Bewerber*innen vor allem auf eine gewisse Transparenz und Leistungsgerechtigkeit. So kann motiviertes Fachpersonal angeworben werden. Die Aussicht auf regelmäßige Gehaltserhöhungen fördert ebenfalls die Motivation und die Angestellten fühlen sich wertgeschätzt. Das Gehalt kann durch Gutscheine, Provisionen oder spezielle Vergünstigungen zudem aufgewertet werden.

Karrierechancen und Weiterbildung

Niemand möchte in seinem Job gerne stillstehen. Ein besonderer Anreiz für potenzielle Angestellte kann die Aussicht auf Weiterbildungen und weitreichende Karrierechancen sein. Immerhin lernt der Mensch nie aus, deshalb sind regelmäßige Weiterbildungen ebenfalls ein wichtiger Faktor bei der Mitarbeitermotivation. Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von besser ausgebildeten Mitarbeiter*innen.

Dadurch tun sich wiederum Chancen auf, um im Unternehmen auf der Karriereleiter weiter nach oben zu steigen. Wenn Betriebe die Aussicht darauf bieten, zeugt das von dem Anstreben einer langfristigen Zusammenarbeit, was den Bewerber*innen ein Gefühl von Sicherheit suggeriert.

Image und Identifikation mit dem Unternehmen

Entscheidend bei der Suche nach geeigneten Fachkräften ist natürlich das Image, das das Unternehmen in der Öffentlichkeit hat. Gilt es als positiv, sind die Chancen natürlich größer, dass sich möglichst viele Bewerber*innen auf die ausgeschriebene Stellenanzeige hin melden.

Dabei kommt es jedoch nicht nur darauf an, wie sich das Unternehmen im Rahmen seiner Employer Branding Kampagne präsentiert, sondern auch wie an anderen Stellen darüber gesprochen wird. Wie sieht es beispielsweise bei der Presse aus oder wie steht das Unternehmen bei einschlägigen Portalen zur Arbeitgeberbewertung da?

Angestellte möchten sich mit ihrem Arbeitgeber, seinen Werten und seinem Image identifizieren können. Die sollten unbedingt ehrlich nach außen kommuniziert werden.

Modernes Arbeiten

Die Welt wird immer digitaler und das gilt auch für einen modernen Arbeitsplatz. Aktuelle Tools, Softwares und Programme sollten an der Tagesordnung sein. So wird den Angestellten die Arbeit erleichtert und sie haben die Möglichkeit, sich auf die Dinge im Arbeitsalltag zu konzentrieren, die wichtig sind. Moderne Arbeitsgeräte sorgen für die bestmögliche Produktivität und Motivation.

Genauso wie die Technik, sollte natürlich auch der Führungsstil modern sein. Hier werden Kompetenzen sinnvoll verteilt, Kräfte werden geballt und Teamwork wird großgeschrieben, sodass alle ein Ziel vor Augen haben und am gleichen Strang ziehen.

Ein Beitrag zur Mitarbeitergesundheit

Am Arbeitsplatz sollten stets gesunde Snacks und Wasser bereitstehen. Innerbetriebliche Sportprogramme oder Vergünstigungen beim Fitnessstudio sorgen ebenfalls für Motivation und weniger Stress am Arbeitsplatz. Auf diese Weise leisten die Unternehmen einen nachhaltigen Beitrag zur Gesundheit ihrer Angestellten.

Fazit

Arbeitgeber müssen sich heute ins Zeug legen, um gegen den Fachkräftemangel vorzugehen. In modernen Unternehmen sollten vor allem Flexibilität und die Gesundheit der Mitarbeiter*innen an erster Stelle stehen. Faire Bezahlung und ein gutes Arbeitsklima sollte heutzutage selbstverständlich sein.

Für extrovertierte Fachleute bieten Networking-Veranstaltungen stets hervorragende Möglichkeiten sich in einem guten Licht zu präsentieren. Sie mischen sich leicht unter die verschiedenen Gruppen und von Gespräch zu Gespräch steigt ihre Energie. Ihre Ausstrahlung und ihr Selbstvertrauen sind sowohl auffallend, als auch charmant.

Und dann gibt es da noch die Anderen – die eher Introvertierten.

Für die meisten Menschen ist das Networking gar nicht so einfach. Tatsächlich fühlen sich viele extrem unwohl, wenn sie versuchen Gespräche mit völlig Fremden ins Rollen zu bringen. Glücklicherweise können Sie diese Unbeholfenheit mit ein paar Tipps und Tricks in erstaunliche Möglichkeiten verwandeln. Lernen Sie neue Verbindungen herzustellen und Ihre persönliche Marke zu entwickeln.

TIPP 1: Der frühe Vogel fängt den Wurm

Wenn Sie Networking-Events verabscheuen, dann neigen Sie wahrscheinlich dazu, dass Sie grundsätzlich zu spät erscheinen, so dass Sie sich unbemerkt in die Menge einfügen können. Für einen bestmöglichen Erfolg, sollten Sie allerdings einmal genau das Gegenteil ausprobieren. Kommen Sie früh an und genießen Sie “verdünnte” Menschenmengen – diese lassen sich dann in der Regel leichter navigieren. Solange der Raum weniger hektisch und laut ist, haben Sie gute Karten. So können Sie bereits nette Bekanntschaften machen, bevor sich der Raum nach und nach füllt.

TIPP 2: Als Freiwilliger melden

Wenn es für Sie schwierig ist, sich in eine Gruppe zu integrieren oder sich unter die Leute zu mischen, sollten Sie gegebenenfalls ein Volontariat bei der Veranstaltung in Betracht ziehen. Wenn möglich, versuchen Sie, sich freiwillig für eine Tätigkeit am Empfang zu melden. Dort können Sie bereits vorab eine große Anzahl von Teilnehmern treffen und einen guten ersten Eindruck hinterlassen. Ihre Gespräche werden oft nur kurz sein, aber Sie können Sie sich in kürzester Zeit mit vielen Menschen verbinden.

TIPP 3: Organisieren Sie selbst eine Veranstaltung

Auch bei eigenen Events können Sie sich hervorragend mit vielen Menschen vernetzen. Der Unterschied ist, dass Sie in der Lage sein werden, sich mit einigen Menschen auf noch tieferen Ebenen zu verbinden. Außerdem können Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Kreativität unter Beweis stellen.

TIPP 4: Follow-Up nicht vergessen

Wenn Sie auf einer Veranstaltung eine Menge großartiger Fachleute treffen, gilt das dann schon als Networking-Erfolg? Nicht wirklich. Es ist wichtig, im Anschluss mit diesen Menschen in Kontakt zu treten, um diese Beziehung zu festigen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass sie schnell vergessen werden. Eine gute Strategie ist es, während einer Veranstaltung interessante Informationen über Menschen zu sammeln. Dann kannst du über die E-Mail „nice to meet you“ hinausgehen und auf einer persönlicheren Ebene anknüpfen.

TIPP 5: Social Media sinnvoll nutzen

LinkedIn und Xing sind die beliebtesten Social Media Seiten für Profis. Stellen Sie nach einer Networking-Veranstaltung sicher, dass Sie Verbindungen zu den Personen herstellen, die Sie dort getroffen haben. Benutzen Sie dann die Plattform als Sprungbrett, um eine tiefere Beziehung aufzubauen. Bitten Sie beispielsweise neue Bekanntschaften aus der Nähe, sich zum Kaffee zu treffen, um über Branchentrends zu diskutieren. Für nicht-lokale Kontakte erkundigen Sie sich nach einem Telefonat, damit Sie mehr darüber erfahren können, wie der Kontakt in genau diese Branche herein gerutscht ist oder welche Zukunftsvisionen dieser hat.

Eine erfolgreiche Executive Education beginnt mit dem ersten Tag des bestandenen Wirtschaftsstudiums oder eines vergleichbaren Abschlusses und dauert ein Leben lang. Bewährte Methoden und neue Erkenntnisse bilden die Basis der modernen Weiterbildung für engagierte Führungskräfte auf allen Ebenen. Insbesondere die Angebote der jederzeit verfügbaren digitalen Bildungsangebote sind ideal für Manager und Managerinnen mit vielen Aufgaben im Tagesgeschäft geeignet. Nach Maß lassen sich die gewünschten und die benötigten Module zusammenstellen, sodass das Wissen rund um Themen wie Führungsverhalten und Mitarbeitergespräche am Feierabend, in der Pause, am Wochenende oder auch während der Arbeitszeit in aller Ruhe erweitert werden kann.

Flexible Lerneinheiten für anspruchsvolle Führungskräfte

Damit Sie exakt die Wissenstiefe erlangen, die Sie sich für Ihre tägliche Arbeit auf Ihrem Posten und für Ihre Zukunft wünschen, haben Sie immer ausreichend Zeit für alle Texte, Videos und anderen Elemente der digitalen Weiterbildung. Sie bestimmen nicht nur über den Zeitpunkt, sondern auch über die Dauer und die Intensität, in der Sie sich mit einem Thema beschäftigen. Sogar am Strand, wenn Sie im Urlaub endlich einen komplett freien Kopf haben, stehen Ihnen alle Lernmodule eines digitalen Kurses zur Verfügung. Executive Education ist heutzutage ein ganzheitlicher Lernprozess, der auch Auswirkungen auf das Verhalten im Privatleben hat. Schließlich sind die Soft Skills mittlerweile ein fester Bestandteil des erfolgreichen Führungsverhaltens.

Lernen im Rahmen der persönlichen Bedürfnisse

Normalerweise verlassen Akademiker ihre Universitäten mit Abschlüssen auf der Grundlage verschiedener Schwerpunkte. Damit Sie sich immer nur mit neuen Lerninhalten nach Ihren Bedürfnissen beschäftigen, ist jede aktuelle digitale Weiterbildung in Form von thematisch strukturierten Modulen aufgebaut. Entsprechend Ihrem Vorwissen wählen Sie Ihre Module aus, sodass Sie rasch Fortschritte bemerken werden. Außerdem ermöglicht die Modularisierung Ihnen auch die gezielte Auffrischung von Wissen, das Sie nur selten benötigen. Ihre persönliche Executive Education sollte immer auf die laufende Phase in Ihrem Arbeitsleben sowie auf eine mögliche neue Perspektive zugeschnitten sein. Digitale Module sind daher immer die beste Wahl für Ihre Weiterbildung als Führungskraft kleiner Teams und großer Unternehmen.

Kosteneffektives Lernen nach Bedarf

Im Gegensatz zu den seit Jahrzehnten bekannten Kursen, die vor Ort stattfinden, haben Sie in der digitalen Welt die Option, nur die benötigten Module zu buchen. Statt viele Stunden lang eine Wiederholung in einem großen Hörsaal mit 200 oder 300 anderen Teilnehmern anzuhören und sich zu langweilen, bietet Ihnen die freie Auswahl der Inhalte die Möglichkeit Zeit und Geld zu sparen. Auf jeden Fall ist auch aufgrund des digitalisierten Vortags, den Sie nur noch abrufen müssen, ein Online-Unterricht günstiger als ein Kurs mit einem extra für den Vortrag angereisten Dozenten.

Effizientes Lernen durch Wiederholungen

Während Sie in einem Präsenzunterricht jeden Satz nur einmal von einem Redner hören und in der Regel eine Unterlage in Papierform als Zusammenfassung erhalten, haben Sie beim Lernen im Internet die Möglichkeit der Repetition. Sie schauen sich ein gebuchtes Lernvideo an jeder beliebigen Stelle mehr als einmal an, wenn Sie den Moment des Vortrags für wichtig in Ihrem Leben als Führungskraft halten. Sie steuern Ihr eigenes Lerntempo und lernen mindestens genauso effektiv wie Ihre Kollegen im Präsenzkurs. Schließlich sind die wichtigen Folien eines Vortrags auch dauerhaft auf Ihrem Rechner gespeichert, sodass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Lerninhalte haben.

Perfekte Zeiteinteilung und viel Freizeit

Beim Lernen für den Beruf kommt es auch auf eine mögliche Anreise- und Abreisezeit an. Statt auf einem Bahnhof im Gedränge auf den verspäteten Zug zu warten oder im Stau zu stehen, genießen Sie daheim in aller Ruhe ein Frühstück und ziehen sich dann in Ihrem Arbeitszimmer zum Lernen zurück. Oder Sie nutzen den Feierabend im Büro, wenn endlich Ruhe eingekehrt ist, um in nur wenigen Überstunden wichtige Lernmodule zu lesen, zu hören oder zu repetieren. Schließlich sind Sie als Führungskraft beim Lernen am Arbeitsplatz an der richtigen Stelle. Schon am nächsten Tag setzen Sie das neue Wissen zum Beispiel im Umgang mit Ihren Mitarbeitern um, sodass Sie zeitnah ein echtes Feedback erhalten. Das Lernen am Computer ist auf jeden Fall stressfreier, weil Sie sich in Ihrer gewohnten Umgebung wohler fühlen als in der Fremde in großen Hörsälen und schlichten Hotelzimmern.

Multimediales Lernen für maximalen Erfolg

Neben dem klassischen Lesen hat sich das Hören von digitalisierten Vorträgen und auf Band gesprochenen Lerntexten im Bereich der Weiterbildung etabliert. Im Rahmen der Management-Weiterbildung entscheiden Sie, ob Sie lieber selbst lesen oder zuhören oder auch zuschauen. Viele gelungene Vorlesungen gibt es als abrufbare Videos in den Lernmodulen zu finden. Vermutlich erinnern Sie diese Videos sogar an Ihre Zeit in der Universität, als Sie noch frei von einer Vielzahl täglicher Herausforderungen nur mit dem Lernen beschäftigt waren. Die multimedialen, abwechslungsreichen Lerneinheiten sorgen zudem für Spaß bei der Weiterbildung, sodass das Lernen neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse ganz leichtfällt.

Gemeinsam im Internet lernen

Zur Welt der multimedialen Bildung gehören nicht nur die Lerneinheiten. Digitale Kontrolle von Aufgaben der möglichen Prüfungen sowie Chats, in denen Sie einer Lehrperson Fragen stellen können, sowie Diskussionsgruppen bieten ausreichend Gelegenheit zum persönlichen Austausch von Wissen. Insbesondere die Diskussion in Foren, in Gruppenchats oder in offenen Online-Seminaren, in denen Fragen zugelassen sind, machen die digitale Lernwelt lebendig. Ein Austausch an Gedanken erweitert den Horizont ebenso wie ein zeitnahes Feedback zu einem eingereichten digitalen Prüfungsbogen. Interaktion heißt das Schlüsselwort bei der Online-Weiterbildung für Manager und Managerinnen, die neugierig auf die Zukunft der Führungswelt sind.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio