jobvector Karriere-Event zum Abschluss von 2022 – namhafte Arbeitgeber, Live-Vorträge und zahlreiche Jobs

Vermutlich kennen viele Menschen die folgende Situation: Man bewirbt sich auf eine Stelle, die ideal zu den eigenen Anforderungen passt und kassiert einige Zeit später prompt eine Absage. Natürlich ist das im ersten Moment sehr demotivierend und enttäuschend, doch es ist wichtig, jetzt nicht die Flinte ins Korn zu werfen. Die Frage lautet dann: Warum kommt es bei Bewerbungen immer wieder zu Absagen und wie geht man am besten damit um?

Warum kommt es bei Bewerbungen immer wieder auch zu absagen und was sind häufige Gründe dafür?

Es ist ein enttäuschendes Gefühl: Endlich hat der Bewerber ein Jobangebot gefunden, der hundertprozentig zu ihm passt und trotzdem bekommt er eine schriftliche Absage. Meist sind es standardisierte Zeilen ohne jeglichen persönlichen Bezug, die im Handumdrehen alle Träume platzen lassen. Absagen schmerzen, weil viele Menschen sie als persönliche Ablehnung wahrnehmen, obwohl sie im Grunde ein ganz normaler Teil des Bewerbungsprozesses sind. Es gibt gleich mehrere Gründe, die dazu führen, dass Bewerber bei einem Unternehmen durchfallen: Zu hohe Gehaltsvorstellungen, die Kriterien der Stellenanzeige können nicht erfüllt werden oder es fehlt schlicht und ergreifend an Sympathie zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch fehlende Soft-Skills, unzureichende Berufs- und Führungserfahrung oder mangelhafte Fachkenntnisse sind häufige Gründe für Absagen.

Warum ist es wichtig, dass man sich von Absagen nicht demotivieren lässt?

Das Gefühl der Ablehnung ist äußerst demotivierend, denn schließlich fragt man sich, warum man nicht gut genug für das Unternehmen ist. Doch Absagen sind prinzipiell nicht persönlich gemeint. Hier sollte der Bewerber lieber an seiner eigenen Einstellung arbeiten, von seinen Fehlern lernen und vor allem keine Angst davor haben, selbst bei Unternehmen nachzufragen, woran es gelegen haben könnte. Muss der Bewerber an seiner Selbstpräsentation arbeiten oder fehlten die erforderlichen Qualifikationen? Das Feedback des Unternehmens kann dabei helfen, die eigenen Fähigkeiten zu verbessern.

To-Do-Checkliste nach einer Absage: Aufstehen, Staub abklopfen und weiter machen!

1. Eigenmotivation optimieren

Natürlich dürfen Bewerber nach einer Absage betrübt sein. Es ist aber dennoch wichtig, nicht den Kopf hängen zu lassen und schnell wieder durchzustarten. An diesem Punkt gilt es die Eigenmotivation wieder ganz nach vorne zu bringen.

2. Hartnäckig bleiben

Zumindest bei Bewerbungen sind Absagen in der Regel keinesfalls als persönliche Ablehnung einer Person zu betrachten. Bewerber müssen sich jedoch bewusst sein, dass die ersten Bewerbungen oft nicht direkt von Erfolg gekrönt sind. Hier heißt es hartnäckig bleiben und weiter machen.

3. Feedback einholen

Damit in Zukunft Fehler beim Verfassen der Bewerbung oder bei der Präsentation der eigenen Person vermieden werden, ist das Nachfragen beim Arbeitgeber eine der gewinnbringendsten Methoden. Die meisten Betriebe geben auf Nachfrage problemlos Auskunft und schätzen Eigeninitiativen dieser Art.

4. Unterlagen prüfen

Nicht selten sind fehlerhafte, unvollständige oder schlicht unprofessionelle Bewerbungsunterlagen ein Grund für eine abgelehnte Bewerbung. Hier sollte man prüfen, ob diese dem aktuellen Stand entsprechen oder ob sogar unnötige Grammatikfehler enthalten sind. Bei der nächsten Bewerbung sollten die gefundenen Punkte dann verbessert werden.

5. Inspirationen holen

Im Internet gibt es zahlreiche Tipps und Ratgeber rund um die Bewerbung. Auch Freunde und Familienmitglieder können eine nützliche Quelle sein, wenn es darum geht wertvolle Inspirationen für die Bewerbung einzuholen. Diese können auch gefragt werden, einen kritischen und finalen Blick auf die Bewerbungsunterlagen zu werfen, bevor diese tatsächlich rausgeschickt werden. So lassen sich unnötige Fehler vorab vermeiden.

Das Fazit

Wer viel Zeit in seine Bewerbungsunterlagen steckt und unbedingt für ein bestimmtes Unternehmen tätig werden will, den treffen Absagen natürlich besonders hart. Doch es ist wichtig, niemals in Selbstzweifel zu versinken, denn es handelt sich dabei keinesfalls um eine Bewertung der eigenen Person. Hier ist ein hohes Maß an Eigenmotivation erforderlich, damit bei der nächsten Bewerbung mit positiveren Nachrichten gerechnet werden kann.

Stellenanzeigen sind noch immer das Instrument, durch die Arbeitgeber und Arbeitnehmer zueinander finden. Für Unternehmen, die auf der Suche nach geeigneten Mitarbeitern sind, ist es deshalb wichtig, eine gut strukturierte und perfekt formulierte Stellenanzeige zu schreiben. Aber welche Inhalte sollten im Detail aufgeführt sein und welche Aspekte müssen beim Schreiben einer perfekten Stellenanzeige beachtet werden?Warum ist die perfekte Stellenanzeige für Unternehmen so wichtig, um die richtigen Bewerber anzusprechen?Beim Verfassen einer Stellenanzeige sind einige Aspekte maßgeblich, um die richtigen Bewerber erfolgreich anzusprechen. So müssen zunächst die Aufgaben und Anforderungen so präzise wie möglich beschrieben werden, damit bei den Bewerbern keinerlei Fragen mehr offen bleiben – weder zur Firma noch zur ausgeschriebenen Stelle. Darüber hinaus spielt auch das Design eine erhebliche Rolle, denn durch eine außergewöhnliche, moderne Anzeigengestaltung wird das Interesse der Leser geweckt, sodass das Unternehmen von einem regen Bewerberzuspruch profitiert. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels, der durch den digitalen Wandel immer stärker zunimmt, ist es für Betriebe wichtig, über kompetentes, zuverlässiges Fachpersonal zu verfügen, denn nur so ist die Wirtschaftlichkeit und damit der Erfolg des Unternehmens auch langfristig sichergestellt. Aussagekräftige Inhalte machen die Stellenanzeige in Kombination mit einer innovativen Gestaltung perfekt.Welche Inhalte sollten im Details aufgeführt werden?Damit ein möglichst großer Bewerberkreis auf die Stellenanzeige aufmerksam wird, sollten insbesondere die folgenden Inhalte darin zu finden sein:1. Genaue Titelbeschreibung inkl. Geschlechterzusatz (m/w/d)Der Bewerber muss auf den ersten Blick feststellen können, welcher Job zu vergeben ist. Dabei sollte immer eine Keyword-Recherche das erste sein, was Sie tun sollten, um Ihre Stellenanzeige auch für Suchmaschinen zu optimieren. Die Keyword-Recherche bei Stellenanzeigen-Titeln dient dazu, herauszufinden, welche Stellenbezeichnung Ihre Zielgruppe tatsächlich sucht. Neben dem Titel der Stellenanzeige wird auch der Geschlechterzusatz aufgeführt. Hier darf auch das dritte Geschlecht mit der Abkürzung „x“ oder „d“ nicht vergessen werden.

2. Detailliere Beschreibung der zu vergebenden PositionHier wird die zu besetzende Stelle detailliert beschrieben. Neben dem Dienstort und dem frühestmöglichen Antrittstermin werden auch das Ausmaß der wöchentlichen Arbeitsstunden angegeben sowie unter Umständen das genaue Berufsfeld. So können die Bewerber einschätzen, ob ein attraktiver Arbeitsort vorliegt, wann die Stelle zu besetzen ist und wie flexibel sich die Arbeitszeiten gestalten.3. Positive Beschreibung des UnternehmensMit kurzen Worten wird nun das Unternehmensprofil genauer beschrieben. So sollte die Firmenphilosophie hervorgehoben werden und auch die Größe des Unternehmens ist an dieser Stelle zu nennen. Daneben darf in dieser Rubrik auch gerne die genaue Beschreibung der Branche aufgezeigt werden. Damit sich der potenzielle Mitarbeiter besser mit dem Unternehmen identifizieren kann, ist es außerdem ratsam, hier nochmal ein entsprechendes Bild von der Unternehmenskultur zu kommunizieren.4. Genaue AufgabenbeschreibungIn der Aufgabenbeschreibung werden die Aufgaben aufgeführt, die den zukünftigen Arbeitnehmer erwarten. Je exakter hier die Gestaltung ausfällt, desto höher steigt die Chance, dass sich passende Mitarbeiter auf die Stelle bewerben. Bestenfalls ist die Beschreibung der Aufgaben so formuliert, dass sich Jobsuchende hervorragend vorstellen können, wie sich die zukünftigen Aufgaben zusammensetzen. Das jeweilige Tätigkeitsfeld darf deshalb genauer beschrieben werden. Um die Tätigkeit zu charakterisieren, eignet sich der Einsatz von aussagekräftigen Schlagwörtern.5. Detailliertes Anforderungsprofil formulierenWelche Qualitäten und Fähigkeiten werden von den Bewerbern erwartet? An dieser Stelle dürfen Unternehmen gerne ebenfalls ins Detail gehen, denn es gilt, hier die geforderten Fachkenntnisse beim Namen zu nennen. Im Anforderungsprofil finden sich die gewünschten Qualifikationen wieder. Das Unternehmen weist auf die nötigen Kompetenzen hin, wobei die Anforderungen weder zu einfach noch zu hoch bemessen sein dürfen. Hier ist die goldene Mitte der einzig richtige Weg.6. Benefits aufführenLeistet ein Unternehmen neben einem ansprechenden Gehalt auch zusätzliche Benefits, sollte auch dieser Aspekt unbedingt in einer perfekten Stellenanzeige erläutert werden. Denn häufig bedeuten Benefits, dass sich hieraus weitere Vorteile ziehen lassen, etwa durch Homeoffice-Möglichkeiten, kostenlose Getränke, Gewinnbeteiligungen oder eine betriebliche Altersvorsorge. Allerdings beziehen sich Corporate Benefits nicht nur auf das Finanzielle, sondern sie unterstützen auch Weiterbildungsmaßnahmen, leisten zur Kinderbetreuung einen wichtigen Beitrag oder bieten verschiedene Gesundheitskurse an.Schlussworte…Um einen möglichst großen Bewerberkreis anzusprechen, ist eine gut strukturierte, übersichtliche und moderne Stellenanzeige von großer Bedeutung. Durch klare Aussagen zum Bewerber- und Unternehmensprofil und einer detaillierten Aufgabenbeschreibung lässt sich das Interesse der Bewerber für das eigene Unternehmen wecken.

HR-Software ist für Unternehmen im Zeitalter der Industrie 4.0 alternativlos geworden. Unternehmer sollten den Druck zur Implementierung entsprechender Programme nicht als lästige Pflicht begreifen. Die vielfältigen Möglichkeiten, die eine leistungsstarke HR-Software für die betrieblichen Abläufe offenbart, und die zahlreichen Vorteile, die mit der Einführung verbunden sind, können KMU einen Boost verleihen und ihnen neue Perspektiven eröffnen.

Der Auswahl der Anbieter kommt dabei eine Schlüsselrolle zu, denn die Art der Softwarelösung für das Personalwesen entscheidet über die Qualität der Wachstumspotenziale.

Die Aufgaben einer HR-Software und ihre VorteileEine HR-Software, wie diese vom Hamburger Softwareentwickler rexx systems angeboten wird, ist ein Programm für das Personalwesen, mit dem sich wesentliche Prozesse, die sich auf die Belegschaft von Unternehmen beziehen, verwalten, steuern und gestalten lassen. Typische Aufgaben einer HR-Software sind die Zeiterfassung, Zuordnung der Mitarbeiter für Schichten, Auflistung von Urlaubs- und Krankheitstagen, Gehaltsabrechnung, Personalentwicklung, das Leistungsmanagement, Recruiting und Projekte.

Ein relevanter Vorteil einer HR-Software ist eine gestraffte Kommunikation auf Basis zentraler Anlaufstellen mit notwendigen Datensätzen. Aber auch die Kontrolle und Erfassung aller HR-Vorgänge auf einen Blick mit modernen Möglichkeiten der Steuerung und des Monitorings ist ein Vorteil, den man erwähnen sollte.

Des Weiteren ermöglicht die Software eine effektivere Ressourcenverteilung auf Basis exakter Entscheidungsparameter, die Übernahme redundanter und einfacher Tätigkeiten durch eine KI-gestützte Automatisierung, verbesserte Möglichkeiten der Talentsichtung sowie Kostensenkung und einen Zugewinn an Produktivität.

Welche Aspekte sind für eine zeitgemäße HR-Software wichtig?Der technologische Fortschritt vollzieht sich vor unser aller Augen in einem solch atemberaubenden Tempo, dass die Anzahl abgehängter Personen rapide steigt. Der Druck besteht ebenfalls für die Wirtschaft, denn im Geschäftsleben finden innovative Konzepte die schnellste Verbreitung und der Konkurrenzkampf führt zu einer Situation, die das Prinzip Survival of the fittest wie unter einem Brennglas festhält.

Um bei der Entscheidung für eine geeignete HR-Software die Weichen richtigzustellen, legen wir in unserem Ratgeber unseren Fokus auf Aspekte, auf die es bei einer zeitgemäßen, fortschrittlichen HR-Software ankommt.

Selbstorganisation der Mitarbeiter

Einem Wandel begriffen sind auch die Unternehmenskulturen. Während sich noch immer Konservative und Traditionalisten über das Konzept der flachen Hierarchien empören, geht das moderne Konzept der Holokratie bereits einen Schritt weiter. Es betrachtet die Beschäftigten als sich selbst organisierende Einheiten, die in Teams mit dezentralen Entscheidungsstrukturen eingebettet sind. Klare Regeln, die Integration in dynamische „Kreise“ und offene Kommunikationskanäle ermöglichen es den dramatisch aufgewerteten Mitarbeitern, permanent Leistungen auf höchstem Niveau abzurufen.

Durch sinnvolle Self-Services können Unternehmer agile Methoden im Betrieb unterstützen. Mitarbeiter können sich beispielsweise selbstständig ein- und austragen, wichtige Daten aktualisieren, gezielt ihre Ideen und Gedanken einbringen und vieles mehr.

Entwicklung und Steuerung

Gute Unternehmer streben danach, ihre Mitarbeiter jeden Tag besser zu machen. HR-Software kann bei diesem Anliegen helfen. So kann sie es den Beschäftigten ermöglichen, ihre Stärken und Schwächen anhand eines differenzierten Bewertungsprofils nachzuvollziehen und selbstständig Seminare und andere Trainingseinheiten zu buchen.

Andere Studien ergaben, dass bereits der regelmäßige fachliche Austausch die Kompetenzen der Mitarbeiter auf ein höheres Level hebt. Personaler können wiederum Mitarbeiter gezielt nach Fähigkeiten einsetzen und sie Aufgaben zuordnen, die ihrem Kenntnisstand angemessen sind.

Recruiting: Nur die Besten sind gut genug

Unternehmer möchten immer die besten Mitarbeiter für ihre Betriebe gewinnen. Eine leistungsstarke HR-Software kann beim Recruiting gute Dienste leisten. Der Entwicklung der Verlagerung des Stellenmarkts ins Internet können gute HR-Programme Rechnung tragen, indem sie Funktionen anbieten, mit denen Unternehmer attraktive Stellenausschreibungen gleichzeitig auf den wichtigsten Plattformen wie LinkedIn, Xing, Stepstone, Monster und Co. veröffentlichen können.

Andere Tools leisten die Auslese von Mitarbeiterbewerbungen durch CV-Parsing nach gewünschten Parametern. Ein Bewerberverfolgungssystem hilft bei der Aufspürung von Talenten, andere Werkzeuge lassen die Kommunikation mit dem Talent-Pool zu, während ein Bewerbermanagementsystem die Recruiting-Prozesse moderiert.

Auf die Mitarbeiter kommt es an

Im Informationszeitalter sind Ideen entscheidend, und die kommen in erster Linie von den Mitarbeitern. Wie wichtig kluge Köpfe für ein Unternehmen geworden sind, enthüllt eine Studie von Development Dimensions International, die zu dem Ergebnis kam, dass heute immaterielle Eigenschaften zu 80 Prozent den Wert eines Unternehmens bestimmen.

Die richtige HR-Software kann die entscheidenden Impulse verleihen, um die Beschäftigten noch stärker zu machen und an den bestmöglichen Positionen einzusetzen. Die offenen Kommunikationskanäle führen zu einer verbesserten Selbstorganisation und erhöhen die Chance auf Innovationen.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio