Angespannte Wirtschaftslage macht sich im IT-Mittelstand bemerkbar

Steigern Sie die Performance und Kreativität ihrer Mitarbeiter

Dank neuesten Erkenntnissen der positiven Psychologie wissen wir, dass das Konzept des „im Flow“-seins eine gute Möglichkeit für Unternehmen ist, die Produktivität, die Kreativität, die Performance und sogar die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.

Was bedeutet Flow?

Stellen Sie sich vor, dass Sie am Nachmittag Zeit mit ihren Kindern verbringen und die Zeit ausgiebig und ohne Ablenkung nutzen. Die Zeit vergeht wie im Fluge und ohne es zu bemerken, sind etwa drei Stunden vergangen. Haben Sie sich beruflich schon einmal einem eigenen Projekt gewidmet? Eventuell haben Sie mit großer Leidenschaft an einer Präsentation gegessen und gar nicht bemerkt, dass sich die Uhr bereits dem Feierabend nähert. In der positiven Psychologie beschreiben wir diesen Vorgang als “Flow”.

Wir können den Zustand des “Flows” in acht Charakteristiken einteilen:

Totaler Fokus und Konzentration auf die präsente Aufgabe Totale Klarheit über die Aufgabe, das Ziel und das gewünschte Ergebnis, stets bestärkt durch Feedback Verlust des Zeitgefühls, die Zeit vergeht schneller oder wir haben das Gefühl mehr Zeit zu haben Wohlbefinden während der Arbeit, nicht erst danach Ein Gefühl der Leichtigkeit Eine gesunde Balance zwischen einem Gefühl der Herausforderung und den eigenen Fähigkeiten Klarer Gedanke, ohne Zweifel, Bedenken und Angst vor Fehlern Ein Gefühl von totaler Kontrolle über die Aufgabe.

Befindet ein Mensch sich im Flow, entstehen Glücksgefühle, welche für mehr Kreativität und Produktivität sorgen.

Warum ist der Flow für ein gutes Mitarbeitermanagement wichtig?

Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns erst einmal die Eigenschaften eines engagierten Mitarbeiters an. Die Voraussetzungen sind den einzelnen Punkten zu entnehmen.

Verbundenheit: ein engagierter und emotional mit dem Unternehmen verbundener Mitarbeiter ist sich nicht nur seiner Rolle genau bewusst, sondern kann sich auch mit den Zielen und der Mission des Unternehmens identifizieren. Das persönliche Handeln zum Wohle größere Erfolge des Unternehmens, ist ein typisches Anzeichen von einem Arbeiten im “Flow”.

Selbstbewusstheit: ein engagierter und emotional mit dem Unternehmen verbundener Mitarbeiter fühlt sich in seiner Rolle ebenfalls gefordert, liebt die Facetten und ist stets interessiert – ohne sich dabei zu viel innerlichem Stress auszusetzen. Sie sind in der Lage ihre Fähigkeiten und Stärken zielgerichtet einzusetzen, scheuen aber nicht dafür zurück Neues zu lernen und an Aufgaben zu wachsen. Die Balance zwischen neuen Herausforderungen und den eigenen Fähigkeiten ist ein Schlüssel zur Findung des Flows.

Wertschätzung: ein engagierter und emotional mit dem Unternehmen verbundener Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt und kann mit dem ihm entgegengebrachten Vertrauen gewissenhaft umgehen. Das Gefühl eine Aufgabe selbstständig bewältigen zu dürfen und Kontrolle über das eigene Handeln zu haben, ist ein weiter Faktor zur Findung des Flows.

Zufriedenheit: ein engagierter und emotional mit dem Unternehmen verbundener Mitarbeiter ist gern und von sich aus leistungsbereiter. Wird ein Mitarbeiter oft in neue Aufgaben eingebunden (Balance zwischen neuen Herausforderungen und Fähigkeiten finden), ist er zufriedener und glücklicher. Dies hat einen positiven Effekt auf krankheitsbedingtes Fernbleiben und auf Kündigungen. Gleichermaßen gilt, dass ein Mitarbeiter im Flow mehr Freude empfindet und sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt.

Wie können Sie nun für einen Flow am Arbeitsplatz sorgen?

Natürlich gibt es für dieses Vorhaben keinen Masterplan. Menschen sind Individuen und es bedarf nach wie vor einer gewissen Feinfühligkeit und individuellen Herangehensweise. Doch es gibt es paar gute Möglichkeiten, die richtigen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Auch wenn keine Wunder zu erwarten sind, so sollte man stets bedenken, dass bereits eine zusätzliche Stunde pro Mitarbeiter für einen großen Effekt sorgen kann – für das Unternehmen und für einen persönlich.

Ablenkungen minimieren

Regelmäßige Ablenkungen sollten erkannt und minimiert werden. E-Mails, Telefonanrufe, Meetings oder spontane Anfragen von Kollegen sorgen für eine Unterbrechung der eigentlichen Aufgabe und lösen den Fokus. Multitasking ist nachweislich einer der größten Zeitfresser und sorgt für eine verringerte Konzentration. (Die Hirnfunktion sinkt um bis zu 60 Prozent pro neuem Task hinsichtlich der Konzentration; und ist somit stark hinderlich für die allgemeine Leistung). Folgende kleine Anpassungen können bereits helfen:

bestimmte Mitarbeiter einen Tag der Woche von Telefonanrufen und Meetings befreien Mitarbeiter ermutigen und ermächtigen die E-Mail Benachrichtigungen für eine Zeitspanne auszustellen und nur noch stündlich nachzusehen Dass Beantworten von eingehenden Telefonaten in einem organisiertem Rotations-System aufteilen

Performance unterstützen

Um die geforderte Arbeit in einem hohen Standard erfüllen zu können, sollte sichergestellt werden, dass den Mitarbeiter alle notwendigen Ressourcen und Tools zur Verfügung stehen und dieser jederzeit mit Unterstützung rechnen kann. Sollte dies nicht der Fall sein, ist es für den Mitarbeiter schwierig die notwendige Balance zwischen der Herausforderung und seinen Fähigkeiten zu finden. Im Umkehrschluss blockiert das die Entstehung eines Flows und sorgt für ein sinkendes Selbstbewusstsein der Mitarbeiter.

Damit Mitarbeiter sich nicht scheuen über Probleme zu sprechen oder nach Hilfe zu fragen, ist eine freundliche und vertraute Atmosphäre essenziell. Durch ein internes Mentoren-Programm kann hier eine klare und offene Kommunikationslinie geschaffen werden.

Feedbackrunden

Das Herz eines jeden Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Damit dieses Herz stets in einem gesunden Zustand weiterschlagen kann, ist es Hilfreich die Zahlen, Erfolge und das Wachstum regelmäßig zu teilen. Durch das gemeinsame Feiern eines Erfolges beispielsweise, fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und können deutlicher erkennen, welchen Einfluss ihre Arbeit auf den Erfolg hatte.

Ein einfacher Weg dies zu tun, wäre ein regelmäßiges Team-Meeting. Meist eignet sich der Morgen und ein einfacher Kreis, in welchem die Mitarbeiter kurz von ihren persönlichen Highlights der letzten Woche berichten, kann für mehr Vertrauen, Ehrgeiz und Energie sorgen.

Den individuellen Erfolg eines einzelnen Mitarbeiters zu erkennen und zu honorieren, ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil in Führungspositionen. Hier kann bereits eine persönliche- oder Rund-Mail für ein Gefühl der Wertschätzung sorgen und so den Zustand eines Flows herbeirufen.

Zusammenfassung

Als Zustand des Flows beschreiben Mitarbeiter oft ihr höchstes Level der persönlichen Performance und Leistungsbereitschaft. Mit nur ein paar kleinen Veränderungen, lassen sich gute Bedingungen für mehr Kreativität, Zufriedenheit und Leistung schaffen.

Eine funktionierende Kommunikation ist entscheidend für jedes Unternehmen. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Sicherheit, denn Sie möchten neugierige Blicke fernhalten und Ihre Kommunikation vor Cyberkriminellen schützen. Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, worauf Sie für eine sichere Kommunikation achten müssen.

Analysieren Sie bestehende und notwendige Kommunikationskanäle

Der erste Schritt sollte daraus bestehen, dass Sie eine Analyse Ihrer existierenden Kommunikationskanäle durchführen. Entweder verfügen Sie bereits über die Mitarbeiter mit den hierfür notwendigen Kenntnissen, oder Sie holen sich Hilfe von einem externen Unternehmen.

Vor allem vor neuen Projekten ist eine solche Analyse ratsam. Das kann als Beispiel die Personalabteilung sein, die den Auftrag bekommen hat, neue Mitarbeiter zu rekrutieren.

Wie kommunizieren die Beteiligten untereinander? Reicht die klassische E-Mail dafür aus? Normalerweise werden tausende Nachrichten für Projekte hin und her geschickt, oftmals mit Anhängen versehen; Gespräche müssen geführt werden, gegebenenfalls online.

Vielleicht kommen Sie zu dem Schluss, dass Sie Lösungen wie Slack oder Microsoft Teams zum internen Austausch benötigen; oder Zoom für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen.

Hinzu kommen möglicherweise noch Cloud-Lösungen (zum Beispiel Dropbox), die Sie zum Hochladen und Teilen von Dokumenten benötigen. Das ist ein sehr wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation, da dort Inhalte geteilt werden, die zum Teil sehr sensible Informationen enthalten können, wie persönliche Daten von Bewerbern.

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch und ermitteln Sie, welche Kommunikationskanäle Ihnen bereits zur Verfügung stehen und welche Sie darüber hinaus benötigen. Stellen Sie sich außerdem die wichtige Frage, ob die Kommunikationskanäle ausreichend geschützt sind.

Verwalten Sie die Anmeldedaten der Beteiligten für sichere Anmeldungen

Ihre Mitarbeiter werden zahlreiche Konten haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Vielleicht haben Sie ein Programm zur Zeiterfassung, benötigen ein Google-Konto für die Anwendungen von Google, kommunizieren über Slack und teilen Daten über Dropbox. Personalverantwortliche können zudem noch über Konten bei LinkedIn, Xing oder Upwork verfügen, um Mitarbeiter anzuwerben.

Das ist nur eine Auswahl an Möglichkeiten, soll aber zeigen, wie viele Anmeldedaten ein Beteiligter allein für ein einziges Projekt besitzt.

Umso wichtiger ist es, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die Passwörter sicher verwalten, um sichere Anmeldungen zu ermöglichen. Damit helfen Sie, dass es starke und individuelle Passwörter für alle Konten gibt.

Passwort-Manager können eine sinnvolle Unterstützung sein. Damit speichern Sie Zugangsdaten in einem virtuellen Tresor und können Ihren Mitarbeitern zudem Zugriff auf ausgewählte Daten gewähren – denn nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugang zu allen Konten in Ihrem Unternehmen.

Außerdem können Sie mit der Anwendung sichere Passwörter generieren lassen und nehmen damit Ihren Mitarbeitern die Arbeit ab, sich diese selbst auszudenken.

Analysieren Sie: Wie sicher sind die Kommunikationskanäle?

Nur weil ein Kommunikationstool praktisch ist und weitläufig genutzt wird, bedeutet das nicht, dass es unbedingt die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt. Ein Beispiel ist Zoom, das viele Personalverantwortliche für Vorstellungsgespräche oder Meetings benutzen.

Immer wieder kommt es bei der Anwendung, die vor allem zur Hochphase der Pandemie an Popularität gewann, zu Sicherheitslücken. Letzten August kam es beispielsweise zu einer Sicherheitslücke, durch die es Angreifer möglich war, Daten abzugreifen oder unbefugt Schadsoftware auf dem PC zu installieren.

Sicherlich können Patches solche potenziellen Bedrohungen der Cybersicherheit im Nachhinein beheben; doch für eine gewisse Zeit besteht die Sicherheitslücke. Sorgen Sie dafür, dass zeitnah Updates für Ihre Anwendungen heruntergeladen werden.

Überlegen Sie zudem, für bestimmte Gespräche oder Kommunikationen andere Anwendungen zu nutzen, die einen höheren Sicherheitsstandard haben. Neben Ihrer eigenen Cybersicherheit wollen Sie auch jene des Kandidaten während des Bewerbungsprozesses nicht gefährden.

Alternativen können Messenger wie Signal oder Telegram sein, die mit einer besseren Verschlüsselung arbeiten und die Möglichkeit bieten, die Kommunikation Ende-zu-Ende-verschlüsselt zu übertragen. Hinzu kommt die Funktion, dass Nachrichten oder ganze Chatverläufe sich nach einer gewissen Zeit selbst löschen.

Bei Telegram sollten Sie sich bewusst sein, dass eine politisch motivierte Diskussion herrscht, ob die Nutzung der App eingeschränkt oder gar verboten wird. Beachten Sie bei der Wahl Ihrer Kommunikationskanäle – auch über Telegram hinaus – daher den Aspekt der nachhaltigen Nutzung.

Der Brave-Browser bietet seit kurzem die Funktion, über den Browser – laut Anbieter – sichere Videogespräche führen zu können. Im kleinen Rahmen ist dafür nicht einmal eine Registrierung möglich.

Sie sehen also, dass es durchaus Alternativen zu den gängigen Tools und Kanälen gibt; es mag zwar ein wenig mehr Aufwand sein, diese im Arbeitsalltag oder Bewerbungsprozessen zu integrieren, doch die Sicherheit steigt dadurch.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

IT-Abteilungen in Unternehmen können regelmäßig Schulungsseminare veranstalten, um das Bewusstsein für Cyberbedrohungen zu schärfen, die Kommunikationskanäle angreifen können. Diese Schulungen können beispielsweise abdecken:

Wi-Fi-Sicherheit im Allgemeinen Nutzung eines VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) Wie können Mitarbeiter Bedrohungen rechtzeitig erkennen?

Es ist auch wichtig, dass Sie vermitteln, wie Mitarbeiter die Kommunikationskanäle sicher nutzen. Das könnte beinhalten:

Niemals sensible Informationen per E-Mail weiterzugeben (wie Sozialversicherungsnummern oder Bankdaten) Regelmäßige Änderung der Passwörter für die verschiedenen Konten Verwendung einer mehrstufigen Authentifizierung (2FA), um überhaupt auf Daten zugreifen zu können oder sich bei Konten anzumelden Regelmäßiges Scannen und kritisches Überprüfen von Nachrichten auf bösartige Anhänge oder verdächtige Aspekte (wie merkwürdiges Design oder mangelhafte Rechtschreibung) Trennung von geschäftlichen und privaten Kommunikationen, das bedeutet, keine privaten Nachrichten auf beruflichen Kanälen; und keine beruflichen Nachrichten in Messengern wie zum Beispiel WhatsApp.

Für die Arbeit im Home-Office brauchen Angestellte das passende Equipment. Ein qualitativ hochwertiges Notebook gehört dabei zur Grundausstattung dazu. Beim Kauf im Elektronikfachmarkt orientieren sich viele lediglich an Preis und Design. Nach ein paar Monaten ist der Ärger groß. Das Notebook führt bestimmte Aufgaben nicht aus und behindert den Arbeitsprozess. Mit dem richtigen Guide zum Thema Arbeitsnotebook sparen sich Käufer Geld und Nerven.

Beim Notebook-Kauf kommt rasch Ernüchterung auf. Die Geräte sind teilweise teuer. Schlaue Shoppingfreunde suchen sich daher begehrte Notebook Angebote bei Mein Deal aus und sparen bei Neuanschaffung einen Teil des Gesamtbetrages ein. Wichtig: Den Code von Mein Deal unbedingt ins jeweilige Feld eintragen, damit der Gutschein funktioniert. Nach Bestelleingang steht dem Alltag im Home-Office nichts im Weg. 

Zur Vermeidung von Fehlkäufen müssen sich Berufstätige vor dem Erwerb über die Eigenschaften des Wunschgerätes belesen. Nicht jedes Notebook ist geeignet. Einige sind lediglich zum Freizeitvergnügen gedacht. Sie bieten sich nicht zur täglichen Dauernutzung an. Andere übersteigen die eigenen Anforderungen und sind dadurch überteuert. Wer für sich die beste Lösung sucht, findet im folgenden Guide alle nützlichen Eigenschaften eines Arbeitsnotebooks.

Die passende Bildschirmdiagonale zum ArbeitenDie wichtigste Frage ist die nach dem Einsatzort des Notebooks. Befindet sich das Gerät überwiegend am Schreibtisch im Home-Office, brauchen Berufstätige eine möglichst große Bildschirmdiagonale. Geräte mit 17 Zoll sind völlig ausreichend und preislich erschwinglich. Noch mehr Komfort bieten 19 Zoll Geräte. Jene sind jedoch nicht so leicht zu transportieren.

Viele Menschen kennen den Unterschied zwischen Zoll und Zentimeter nicht. Mithilfe einer einfachen Umrechnung von inch in cm wandeln sie die Zollgröße in ein bekanntes Maß um. Die Bildschirmdiagonale meint die Fläche ohne Rahmen, gemessen von der unteren linken Ecke hin zur oberen rechten Ecke. Ein Gerät mit einer Bildschirmdiagonale von 17 Zoll weist eine Distanz zwischen den Ecken von 43,18 cm auf.

Von kleineren Geräten ist bei einem fixen Standplatz abzuraten. Anders sieht das bei mobiler Nutzung aus. Digitale Nomaden favorisieren kompakte Endgeräte. Modelle mit 15,6 Zoll sind sehr gut geeignet. Kleinere Netbooks haben hingegen im mittleren Preissegment wenig zu bieten. Zudem überanstrengen sie die Augen bei dauerhafter Nutzung. Schon allein deshalb ist von kleinen Modellen und der ausschließlichen Nutzung von Tablets für den Beruf abzusehen.

Glänzend oder matt – es kommt auf das Licht an

Glänzende Bildschirme sehen im Laden sehr ansprechend und modern aus. Im Raum versprechen sie eine herausragende Farbvielfalt. Leider sind derartige Bildschirme selten entspiegelt. Die Entspiegelung ist bei Indoor-Gebrauch weniger bedeutsam als beim Arbeiten auf der Terrasse oder im Garten. Strahlt die Sonne auf den Bildschirm, haben Nutzer keine Sicht mehr auf ihre Dateien. In einem abgedunkelten Raum bereiten Spiegeldisplays hingegen keine Schwierigkeiten.

Matte Displays suggerieren mehr Qualität. Zudem kommen sie der Arbeitsleistung zu und entspiegelt sind sie ebenso oft. Die Farben wirken im mittleren Preissegment ansprechend, wobei noch Luft nach oben ist. Matte Modelle gibt es bereits für wenig Geld. Anpassungen an die Lichtverhältnisse und Farbvorlieben sind über das Display einstellbar.

Meetings von überall aus startenFür das nächste Team-Meeting muss die Ausstattung des Notebooks stimmen. Während PC-User auf externe Webcams, Headsets und Mikrofone angewiesen sind, bringen Notebooks diese Zusatzgeräte praktischerweise mit. Doch nicht alles, was glänzt, ist Gold. Billig-Geräte gehen mit schlechter Mikrofon-Qualität und einer unzureichenden Video-Übertragung einher. Verpixelte Bilder und schlecht hörbare Kollegen sind ein großes Problem.

Wer sich auf Jobsuche befindet, sollte ebenso von Anfang an auf hochwertige Geräte Wert legen. Ein Blick in den Vergleich der Jobportale zeigt nämlich, dass moderne Anbieter ausschließlich mit aktueller Technik arbeiten. Gleiches trifft auf dort registrierte Arbeitgeber mit einer zukunftsorientierten Arbeitsweise zu. Sie erwarten auch von Mitarbeitern eine Affinität zur modernen Technik, Fachkenntnisse im Bereich gängiger Software und im Umgang mit den neuesten Features moderner Notebooks.

Ein gutes Gerät besitzt eine Kamera mit HD-Auflösung und Beleuchtung. Für ein Plus an Datenschutz sollte eine einstellbare Kamera-Abdeckung verbaut sein. Alternativ gibt es diese für wenig Geld zu kaufen. In der Webcam befindet sich in der Regel ein Mikrofon. Die Qualität ist ausreichend. Zur Reduzierung von Störgeräuschen aus dem Background bietet sich jedoch die Nutzung eines zusätzlichen Headsets an.

Die Akkuleistung und ErsatzteileDie Akkukapazität ist ein wichtiges Thema. Schnell mal auf den Balkon gehen: Das ist nur mit einem kabellosen Notebook möglich. Ein integrierter Akku versorgt das Gerät mit Energie, solange es vom Stromkreislauf getrennt ist. Eine höhere Akkukapazität geht somit mit einer längeren Laufzeit einher. Üblicherweise sind bei privaten Geräten Akkus mit einer Laufzeit von bis zu vier Stunden verbaut. Ein Arbeitsnotebook sollte mindestens sechs Stunden aushalten.

Doch was ist das? Bereits nach wenigen Monaten der Benutzung reduziert sich die Akkuleistung. Das ist leider normal, denn die Häufigkeit der Aufladung geht mit einem Verschleiß des Akkus einher. Über das Betriebssystem verrät der Notebook-Check alles über den Akkuzustand. Bei Bedarf ist der Akku zu ersetzen. Aufgepasst: Die neuesten Geräte erlauben den Austausch des Akkus nicht mehr. Berufstätige sollten sich daher bei Kauf ausschließlich auf Modelle mit Wechsel-Akku konzentrieren oder folgende Verhaltensweisen für eine lange Akku-Haltbarkeit beherzigen:

●       Gerät häufiger mit Strom benutzen

●       Notebook bei Nichtgebrauch ausschalten

●       Keinen Energiesparmodus verwenden

●       Vermeiden von Repeat-Funktionen bei Streams

●       Akku niemals vollständig entladen

●       Minimierung der Bildschirmbeleuchtung

●       Geringere Lautstärke festlegen

●       Arbeitsspeicher nicht auslasten

●       Belüftung sicherstellen.

Die richtige Größe des ArbeitsspeichersDer Arbeitsspeicher ist die Achillesferse des Notebooks. Ein kleiner RAM von 4 GB oder weniger macht dem Gerät bereits bei mehreren geöffneten Tabs zu schaffen. An umfangreiche Grafikarbeiten ist dabei nicht einmal zu denken. Auch bei dreidimensionalen Games friert ein Gerät mit geringem Arbeitsspeicher ein. Das kostet Zeit, Geld und vor allem Nerven. Wer sein Notebook nicht nur für Büroarbeiten braucht, sollte daher gleich zu einem größeren Arbeitsspeicher greifen.

Im Schnitt reichen 8 GB für übliche Anwendungsaufgaben aus. Mit einem solchen Arbeitsspeicher laufen Streaming-Portale wie Netflix und Prime ohne Probleme. Schreiben und einfache Gestaltungsarbeiten sind ebenso möglich und beim Surfen sind mehrere Tabs keine Herausforderung. Für mehr Power gibt es 16 GB Arbeitsspeicher. Sie sind nicht nur für Gamer von Interesse. Die nachstehenden Berufsgruppen sollten ebenso einen 16 GB Arbeitsspeicher ins Auge fassen:

●       Grafiker

●       Profi-Glücksspieler

●       Webdesigner

●       Fotografen

●       Game Designer

●       Programmierer und Informatiker

●       Content Creator

●       Influencer und Marketer

●       Tontechniker.

Schnelle Übertragung dank hochwertiger ProzessorenDer Prozessor bestimmt die Geschwindigkeit bei der Ausführung von Rechenoperationen. Für einfache Aufgaben brauchen User keinen leistungsstarken Prozessor. Klassische Büroarbeiten der virtuellen Assistenz oder redaktionelle Tätigkeiten verlangen nicht nach einem leistungsstarken Prozessor. Anders sieht das bei Arbeiten mit anspruchsvollen Programmen wie Photoshop oder Videoschnittprogrammen aus.

Für den Privatbereich und leichte Tätigkeiten reicht ein i5 oder AMD Ryzen 5 völlig aus. Derartige Prozessoren kosten nicht viel und garantieren eine konstant hohe Geschwindigkeit. Für hochkarätige Anwendungsgebiete brauchen Notebook-User mindestens i7 oder AMD Ryzen 7. Für gehobene Ansprüche gibt es i9 und AMD Ryzen 9. Die beiden Konkurrenz-Prozessoren haben Vor- und Nachteile. Je nach Art der Aufgaben kann sich Intel oder AMD mehr lohnen. Käufer befassen sich daher vor dem Gerätekauf mit den spezifischen Eigenschaften aktueller Prozessoren.

Welche Festplatte geeignet istDie verbaute Festplatte liefert genügend Platz zum Abspeichern wichtiger Daten. In der Regel befindet sich im Notebook für die Arbeit eine sogenannte SSD-Festplatte. Die SSD hat mehrere Vorteile, wie:

●       lange Funktionalität

●       flüsterleiser Lauf

●       hohe Geschwindigkeit

●       geringes Gesamtgewicht

●       gute Energiebilanz

●       zuverlässige Arbeitsweise.

Die typische HDD-Festplatte kommt heutzutage weitaus seltener zum Einsatz. Sie hat gegenüber der SSD gravierende Nachteile. Allen voran ist sie aufgrund ihrer mechanischen Komponenten sehr anfällig und neigt somit schneller zu Defekten. Mit SSD gehen Käufer kein Risiko ein. Reicht der Speicherplatz nicht aus, können Nutzer eine weitere Festplatte anschließen oder SD- bzw. Micro-SD zur Speicherplatzerweiterung nutzen. Diese Variante ist günstiger als der Neukauf eines Notebooks mit einer großen Festplatte wie 1 TB.

Anschlussmöglichkeiten am GehäuseDie Anschlussmöglichkeiten fallen immer geringer aus. Früher gab es zudem meist ein Laufwerk. Heute müssen Nutzer dieses extern anschließen und bei mobiler Verwendung mitführen. Auch auf Slots für SD-Karten verzichten die meisten Hersteller vermehrt. Stattdessen gibt es einen Micro-Slot für kleinste SD-Karten. Eine Erweiterung ist lediglich mit SD-Kartenleser mit USB-Anschluss denkbar. Das ist beim Kauf unbedingt zu beachten, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Viele Modelle kommen außerdem ohne LAN-Anschluss ins Haus. Internet ist hier über WLAN verfügbar. Mit speziellen Adaptern geht auch die Verbindung zum kabelgebundenen Internet sehr schnell. USB-Slots sollten mindestens der Generation 3.0 entsprechen und ein HDMI-Anschluss ist ein Muss. Ansonsten brauchen Berufstätige Mikrofon- und Lautsprecher-Buchsen, um Mikrofon, Lautsprecher oder Headset anzuschließen. Ein Lautsprecher sollte jedoch bereits eingebaut sein.

Gerätegewicht, Geräteschutz und Zusatzfeatures

Ein möglichst geringes Gerätegewicht ist wichtig, wenn Nutzer das Arbeitsnotebook mit auf Reisen nehmen. Meist bewegen sich Geräte bei etwa 2 kg Gesamtgewicht. Zusätzlich kommt das Eigengewicht der Tragetasche und das Gewicht von Zubehör wie Akku und Kabel hinzu. Für einen adäquaten Schutz sorgt ein wasserdichtes und bruchsicheres Gehäuse. Einige Oberflächen sind außerdem mit Magnesium legiert und gelten als besonders robust.

Ein Highlight aktueller Geräte ist die zuschaltbare LED-Beleuchtung der Tastatur. Was sich nach einer Spielerei anhört, kommt tatsächlich dem Wohlbefinden der Augen zu. Konzentriertes Arbeiten wird auch bei schlechten Lichtverhältnissen durch LED-Tasten leicht möglich. Die Intensität der Beleuchtung ist präzise über die Tastatur einstellbar. Neben blauem Licht sind bei einigen Geräten sogar weitere Farbeinstellungen für mehr Arbeitskomfort möglich.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio