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So klappt's mit der Generation Z

Vielleicht haben Sie in den letzten Jahrzehnten viel über Millennials gelernt. Es tut uns leid, Sie an dieser Stelle enttäuschen zu müssen, aber es ist an der Zeit, alles zu vergessen, was Sie gelernt haben. Besonders wenn Sie diese jüngsten Kandidaten der heutigen Arbeitswelt beschäftigen wollen. Personen im Alter von 18 bis 22 Jahren werden als Generation Z definiert, die zu diesem Zeitpunkt tatsächlich größer und vielfältiger ist als die Millennial-Generation.

Als Recruiter möchten Sie wahrscheinlich wissen, wie Sie dieses neue Talent ausbilden und einstellen können. Der Fokus liegt immer auf den Jungen, also den Gen Z-ers und einigen der Millennials. Und während Sie vielleicht viel über die Millennials wissen und wie man mit ihnen umgeht, so wissen Sie wahrscheinlich sehr wenig über die Gruppe, die nach ihnen kam – Generation Z.

Es ist völlig falsch, die gleichen Ansätze und Instrumente zu verwenden, wenn es darum geht Gen Z-Mitarbeiter für ein Unternehmen zu gewinnen und zu halten.

9 Wege, um den Gen Z Kandidaten an Board zu holen und dann an Bord zu halten

Wenn Sie bereit sind, diese neue Herausforderung anzunehmen, dann haben wir hier 9 hilfreiche Tipps für den Umgang mit Generation-Z.

1. Kommunikation von Angesicht zu Angesicht

Eine Arbeitsplatzforschung unter Einbeziehung der Generation Z ergab, dass 74% der Mitarbeiter dieser Generation eine persönliche Kommunikation bevorzugen. Diese Generation ist zwar auch stark an die Technologie gebunden, aber sie genießen die Kommunikation per E-Mail und Messaging nicht so sehr wie Millennials.

Dies ist eine interessante und für den Arbeitgeber viel attraktivere Methode. Die Möglichkeit, Kandidaten persönlich und nicht durch den Einsatz von Technologie zu treffen, bedeutet, auf den alten traditionellen Interviewprozess zurückzukommen. Auch wenn Videointerviews für beide Seiten viel flexibler sind, bleibt die persönliche Kommunikation die beste Wahl, um Talente zu erkennen, die Körpersprache zu betrachten und einfach ohne zusätzliches Medium zu kommunizieren.

Wenn Sie eine gute Beziehung mit einem Kandidaten aus dieser Generation pflegen wollen, sollten Sie bereit sein, auf die alten Wege zurückzukehren. Das bedeutet, dass der Fokus Ihrer Kommunikation nicht mehr auf E-Mails oder Tools wie Slack gelegt werden sollte. Stattdessen müssen Sie die persönliche Kommunikation und Diskussion suchen und fördern, wenn Sie einen Gen Z-ers glücklich machen wollen.

Der Grund, warum die Präferenzen so schnell gewechselt wurden, liegt höchstwahrscheinlich in der negativen Presse, welche die Millennials erfahren haben, weil sie zu sehr von der Technologie abhängig sind. Millennials wuchsen mit dieser Technologie auf und nutze sie in einem Ausmaß, welcher sich fernab der Realität befindet; die neue Generation hingegen scheint das besser zu verstehen.

Treffen Sie sich regelmäßig mit den Kandidaten und Mitarbeitern von Gen Z, in denen Sie die Projekte besprechen und ihnen bei der beruflichen Entwicklung helfen!

2. Zeigen Sie, dass sie Ihnen wichtig sind

Nicht jeder teilt diese Meinung, aber junge Menschen lernen grundsätzlich gerne. Zu denken, dass sie nicht lernwillig sind, ist ein häufiges Missverständnis, das wahrscheinlich dadurch entsteht, dass sie die Hälfte der Zeit zusehen, wie sie auf ihre Smartphones starren.

Aber das macht die Generation-Z nicht unmotiviert oder weniger lernwillig. Daher ist eine gute Möglichkeit sie zu motivieren und mit ihnen in Kontakt zu treten, zu zeigen, dass Sie sich um ihre persönliche Entwicklung und Zukunft in der Organisation kümmern.

Bauen Sie eine Verbindung zu einem Gen-Z-Mitarbeiter auf, indem Sie Ihr Interesse an seiner Entwicklung zeigen. Sie werden dann gut arbeiten und ihre Fähigkeiten in diesem Prozess verbessern wollen. Dies als Eigenschaft anzuerkennen, kann einen großen Beitrag dazu leisten, einen Mitarbeiter der Generation-Z glücklich zu machen.

3. Suche nach Leidenschaft

Die neue Generation ist leidenschaftlich. Laut zahlreicher Studien würden Mitarbeiter dieser Generation sogar ein niedrigeres Gehalt oder eine Lohnkürzung akzeptieren, wenn sie sich für ihre Arbeit wirklich begeistern. Wenn Sie Mitarbeiter finden, die sich um die Mission Ihres Unternehmens kümmern, werden diese nicht nur die persönliche Entwicklung anstreben – sie werden sich an Sie halten, auch wenn niemand sonst bereit ist.

Suchen Sie leidenschaftliche Gen Z-Mitarbeiter und zeigen Sie ihnen, dass Sie ihr Engagement für den Job schätzen.

4. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Gen Z auch eine “digitalisierte“ Generation ist.

Lassen Sie sich nicht von den Unterschieden zwischen Millennials und Gen Z-ers verwirren. Auch wenn letzterer die persönliche Kommunikation bevorzugt, macht sie das nicht weniger techniksüchtig. Gen Z-Mitarbeiter sind Digital Natives und werden die Technologie für praktisch alles nutzen wollen. Also ist es Ihre Aufgabe Schritt zu halten, wenn Sie sie in Ihrem Team halten wollen.

Im Gegensatz zu den Millennials, die in Bezug auf die technologische Abhängigkeit die Startergeneration waren, sind die Gen Z-ers in einer viel entwickelteren Technologiewelt aufgewachsen. Das bedeutet, dass Sie junge Leute einstellen, die es nicht gewohnt sind, sich ins Internet einzuwählen.

Das ist vermutlich allen klar – Gen Z-Mitglieder begannen ihr Leben in einer Welt, in der Smartphones und schnelles Wi-Fi bereits existierten und hoch entwickelt waren, so dass sie sich an schnelle technologische Veränderungen und Entwicklungen gewöhnt haben. Dieses Wissen bringt Ihnen als Arbeitgeber auch viele Vorteile, da Sie die Arbeit von Menschen genießen können, die leicht zwischen jeder Technologie wechseln und neue Software schnell(er) erlernen können.

Ein solcher Kandidat oder Mitarbeiter erwartet, dass Sie ihn am Arbeitsplatz mit moderner Technik ausstatten. Andernfalls werden Sie sie an jemanden verlieren, der es tut.

Sie blicken auf eine eine Generation, die seit ihrem ersten Tag auf dieser Welt der Technik & Technologie ausgesetzt war. Dies ist die Generation, die ihr erstes Smartphone im Vorschulalter bekam und Wi-Fi für fast alles benutzt; einschließlich Bildung.

5. Finanzielle Sicherheit bieten

Als die Große Rezession stattfand, war diese Generation noch sehr jung und erlebte die finanzielle Not maximal bei ihren Eltern. Da sie gesehen haben, wie eine Person einen finanziellen Schlag erleiden und überstehen kann, ist der Generation-Z finanzielle Sicherheit wichtig.

Berücksichtigen Sie, dass das Leben des Mitarbeiters wahrscheinlich irgendwie von solchen Kämpfen betroffen war und dass diese Generation sich sehr wohl bewusst ist, wie wichtig finanzielle Sicherheit ist. Wenn Sie dies wissen und verinnerlichen, ist es eines der besten Werkzeuge, um sie zu motivieren.

Geben Sie Gen Z-ers Zusagen zur Arbeitsplatzsicherheit und bieten Sie ihnen mehr Flexibilität. Ist eine gewisse finanzielle Sicherheit gegeben, so werden auch die Gen-Z Mitarbeiter alles für ihre Unternehmensmission geben. Wenn sie es dann tun, stellen Sie sicher, dass Sie sie dafür belohnen.

Diese Generation ist extrem ehrgeizig und wird sich bemühen um jeden Preis erfolgreich zu sein. Allerdings wird sie an Ihrem Arbeitsplatz weniger produktiv sein, wenn sie nicht etwas dafür bekommt. Da Sicherheit für sie sehr wichtig ist, ist dies der richtige Weg, um das Motivations-Level aufrecht zu erhalten.

6. Lassen Sie sie gegeneinander antreten

Im Gegensatz zu Millennials, die Teamarbeit und Zusammenarbeit bevorzugen, ist diese Generation sehr wettbewerbsfähig. Sie werden es genießen, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem sie sich von der Masse abheben können. Sie können weiterhin die Teamarbeit an Ihrem Arbeitsplatz fördern, aber achten Sie darauf, dass Sie Ihren Gen Z-ers die Möglichkeit geben, sich selbstständig zu entwickeln. Es sollte ihren Wunsch nach persönlicher und beruflicher Entwicklung verstärken und sie zu einem viel größeren Gewinn für Ihr Team machen.

Verstehen Sie bitte, dass die Generation-Z sehr wettbewerbsfähig ist – fördern Sie dies am Arbeitsplatz. Wenn Sie einen Wettbewerb durch das Anbieten von Auszeichnungen zulassen, sind die Mitarbeiter viel eher bereit, härter zu arbeiten und motiviert zu bleiben.

7. Geben Sie ihnen ein Stück ihrer Unabhängigkeit

Da sie von Natur aus den Wettbewerb lieben, werden sie etwas Unabhängigkeit wollen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter selbstständig arbeiten und stellen Sie ihnen nach Möglichkeit eine individuelle Bürofläche zur Verfügung. Dies ist nicht mehr die Generation, die Sie in einem kollaborativen Arbeitsbereich platzieren. Wenn Sie wollen, dass die Neuen produktiver und motivierter sind, müssen Sie ihnen eine gewisse Unabhängigkeit verschaffen.

Ein Gen-Z Mitarbeiter wird es definitiv nicht genießen, sich bei der Arbeit von anderen abhängig zu machen oder stets kontrolliert zu werden.

Vermeiden Sie es neue Mitarbeiter der Gen-Z in ihrer Unabhängigkeit einzuschränken. Sie benötigen dies, um ihr Talent und ihre Produktivität zu zeigen und in vollem Maße entfalten zu können. Sie werden Sie dafür noch mehr respektieren und dadurch ebenfalls motivierter sein, die persönliche Entwicklung voranzutreiben.

8. Regelmäßig Feedback anbieten

Regelmäßiges Feedback ist einer der besten Wege, um Generation Z bei der Stange zu halten. Ihre neuen Genz-Z-Mitarbeiter wollen für ihre gute Arbeit gelobt werden. Schließlich sind sie ja sehr wettbewerbsfähig und unabhängig, so dass sie auch auf Lob und Auszeichnungen warten.

Vergessen Sie nicht: Diese Generation genießt eine persönliche und offene Kommunikation. Achten Sie daher darauf, regelmäßige Meetings einzuberufen und die Mitarbeiter in ihren Aufgaben zu bestärken. Zeigen Sie ihnen, dass Sie sich um sie kümmern und fördern Sie ihre persönliche Entwicklung.

Einen Großteil einer Beziehungspflege sollte aus Feedback bestehen. Sie müssen diesen Mitarbeitern die Freiheit geben, zu lernen und an ihrer persönlichen Entwicklung zu arbeiten. Vermutlich wird das aber erst dann passieren, wenn sie regelmäßige Feedback-Runden für sich nutzen. Beteiligen Sie sich daran, diese Generation auf dem richtigen Weg zu halten.

9. Eliminieren Sie überflüssige Ablenkungen

Multitasking wird heute mehr und mehr gefordert, ist allerdings total schädlich für einen optimalen Flow. Achten Sie trotz all der technologischen Nutzen auf die Nutzung von Social Media und anderen Apps.Sich selbst abzulenken ist nichts, was man loben sollte, auch wenn sie es nur für Sekunden tun. Diese Generation ist selbsternannter Großmeister im Multitasking, aber wenn sie übertreiben, kann dies leicht zu Fehlern in ihrer Arbeit führen.

Wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter zu oft durch Technik abgelenkt wird, bedeutet das, dass er nicht motiviert genug ist. Die Beseitigung der Ablenkungen ist eine kluge Idee, wenn es um die jüngeren Generationen geht, aber Sie sollten auch an Ihren Motivations-Strategien arbeiten, um sie mehr auf die Arbeit zu konzentrieren.

Fazit

Der Umgang mit der Generation-Z am Arbeitsplatz ist nicht schwer, aber Arbeitgeber und Unternehmer müssen sich an das Verhalten und die Anforderungen dieser neuen Generation von jungen Menschen anpassen. Sie können Ihrem Unternehmen viel bringen und Ihnen helfen, Ihr Unternehmen wachsen zu lassen, aber nur, wenn Sie wissen, wie Sie lernen ihre Fähigkeiten richtig zu nutzen und Sie ihnen das Gefühl geben, geschätzt zu werden.

Der Lebenslauf – oft auch Curriculum Vitae (CV) genannt – ist das zentrale Element der Bewerbungsunterlagen. Erfahrene Personaler entscheiden anhand dieser Übersicht binnen Sekunden, ob eine Bewerbung ihre Zeit wert ist oder mit einer vorgefertigten Absage beantwortet wird. Entsprechend wird der mühevoll ausgearbeitete Fließtext des Bewerbungsschreibens in vielen Fällen nicht einmal gelesen, bevor der Kandidat schon ausgeschieden ist. Für den Erfolg ist es also notwendig, dass der Lebenslauf optimal aufgebaut ist und sämtliche Inhalte ansprechend präsentiert werden. Worauf sollte man nun bei der Erstellung der Unterlagen achten?

Der erste Eindruck zählt – ein Spruch, den vermutlich jeder schon einmal gehört hat. Aber gerade in Bezug auf die Bewerbung könnte er kaum besser passen. Denn wer den Recruiter von sich und seinen Fähigkeiten überzeugen möchte, braucht dafür nicht nur aussagekräftige, sondern zudem auch möglichst ansprechende Bewerbungsunterlagen. Dazu zählt neben dem Anschreiben und relevanten Zeugnissen, ganz besonders auch der Lebenslauf, da diesem im Optimalfall alle wichtigen Informationen über den Bewerber, seinen Bildungsweg und die beruflichen Leistungen leicht zu entnehmen sind. Der tabellarische Lebenslauf ist dabei der Standard, weil hier sämtliche Stationen übersichtlich aufgelistet sind.

Grundlegende Voraussetzungen für einen perfekten Lebenslauf

Bevor wir den Aufbau und die Inhalte genauer unter die Lupe nehmen, noch einmal eine generelle Anmerkung, die trotz ihrer Selbstverständlichkeit oft unterschätzt wird: der Lebenslauf muss nicht nur vollständig, aussagekräftig und übersichtlich, sondern auch fehlerfrei sein. Anschreiben, Lebenslauf und auch gegebenenfalls die dazugehörige Mail liest man am besten mehrfach durch, bevor sie abgeschickt werden. Bei der Fehlersuche, ebenso wie bei der inhaltlichen Optimierung können beispielsweise Mitbewohner, Freunde, Familie aber auch Lehrer oder Kommilitonen helfen.

Ein tabellarischer Lebenslauf sollte maximal zwei DIN A4-Seiten umfassen, da Personaler eine kompakte, übersichtliche und vor allem gut durchdachte Zusammenfassung einer ausschweifenden und unsortierten Auflistung aller bisherigen Lebens- und Berufsstationen bevorzugen.

Darüber hinaus dürfen die Unterlagen natürlich auch optisch etwas hermachen – nicht zuletzt um sich so besser von denen anderer Bewerber abzuheben. Nicht jeder wird mit einem Talent für Gestaltung geboren und ausgeprägte grafische Kenntnisse werden, mit Ausnahme bestimmter Branchen, auch nicht von jedem Bewerber verlangt. Daher kann man ruhig eine grafisch ausgearbeitete Vorlage für den Lebenslauf verwenden, was sich in dem Fall auch empfiehlt. Hier muss man dann nur noch die richtigen Felder mit eigenen Daten befüllen. Allerdings sollte man gleichzeitig darauf achten, dass das Layout nicht überladen wirkt und ein Design wählen, das stilistisch der Position, der Branche und dem Unternehmen entspricht.

So sollte der tabellarische Lebenslauf aufgebaut sein

Bei einem tabellarischen Lebenslauf werden persönliche Daten, sowie sämtliche schulische und berufliche Stationen stichpunktartig aufgelistet und in einer Art und Weise aufbereitet, dass dem Leser die relevanten Informationen möglichst leicht ins Auge fallen. Hier geht es ausschließlich um Fakten, seine Motivation und die Soft Skills kann man im Anschreiben besser darstellen. Der klassische Aufbau sieht in der Regel wie folgt aus:

1) Die persönlichen Angaben

Neben dem vollständigen Namen sind hier die üblichen Kontaktdaten zwingend notwendig. Die Anschrift, eine Telefonnummer (Festnetz oder mobil), unter der man gut erreichbar ist und eine seriöse E-Mail-Adresse gehören hierzu. Letztere sollte aus Vor- und Nachnamen bestehen. Den Vornamen abzukürzen steht einem frei, jedoch nicht in Form von Spitznamen. Fantasienamen sind ebenso tabu. Bei Sabine Mustermann kann vor dem @ also beispielsweise sabine.mustermann oder s.mustermann stehen, aber nicht bienchen95 oder andere lustige Namen.

Zu den freiwilligen Angaben zählen Geburtsdatum und -ort, die Staatsangehörigkeit, der Familienstand und die Konfession. Davon sind einige trotz ihrer Freiwilligkeit mehr und einige weniger gewünscht, relevant und hilfreich. Das Geburtsdatum und der Geburtsort werden auch weiterhin von den meisten Personalern erwartet. Die Nationalität, Religionszugehörigkeit und der Familienstand sind meist weniger interessant. Hier kann es aber auch Ausnahmen geben, wie bei der Bewerbung bei Institutionen in kirchlicher Trägerschaft. Falls solche Informationen gewünscht sind, lässt sich das in der Regel aus der Stellenbeschreibung entnehmen.

Bei den nicht verpflichtenden Angaben gilt es, nicht mehr zu nennen als notwendig. Viele Erklärungen, die früher als selbstverständlich angesehen wurden, verursachen heute eher Verwunderung oder Kopfschütteln, so zum Beispiel die Berufe der Eltern oder des Partners.

2) Das Bewerbungsfoto

Aufgrund des seit 2006 geltenden Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes ist das Bewerbungsfoto optional – es besteht also keine grundsätzliche Verpflichtung, ein Foto zu verwenden. Man sollte allerdings bedenken, dass noch immer zahlreiche Personaler Bewerbungen mit einem Foto bevorzugen. Zu beachten ist auf jeden Fall, dass ein solches Foto seriös und gleichzeitig sympathisch wirken muss. Das heißt: professionelle Kleidung (Hemd / Bluse, gegebenenfalls Sako und Krawatte, ordentliche Frisur, dezentes Make-Up etc.), ein angemessener, ruhiger Hintergrund und ein freundliches, ungekünsteltes Lächeln. Natürlich sollte auch die Bildqualität stimmen.

3) Schulische Laufbahn, Ausbildung und Studium

Welche schulischen Stationen im Lebenslauf auftauchen sollten, hängt davon ab, wie weit diese zurückliegen und was seither erreicht wurde. Die wenigsten Recruiter werden sich eine Aufzählung aller besuchten Schulformen inklusive der Grundschule durchlesen. Die Nennung der Grundschule macht nur dann Sinn, wenn es sich um einen Lebenslauf für ein Schülerpraktikum handelt. Ansonsten kann man es jedoch beim Schulabschluss samt Abschlussjahr und -ort belassen. Wenn man sich auf eine Ausbildung bewirbt, macht es auch Sinn, die Abschlussnote zu ergänzen. Bei einem Studienabschluss kommen zudem noch die gewählten Schwerpunkte hinzu.

Die kontinuierliche Versorgung des Talentpools mit qualifizierten Bewerbern erfordert die ständige Umsetzung und Aktualisierung verschiedener HR-Aufgaben. Diese zielen darauf ab, den Personalvermittlern und Kandidaten einen angenehmen Einstellungsprozess zu ermöglichen.

In den meisten Unternehmen (80 %, laut Recherche der CIPD) hat der Einsatz von Technologie im Einstellungsprozess in den letzten Jahren zugenommen. Dank der Entwicklung der Rekrutierungstechnologie in den letzten Jahrzehnten können mühsame HR-Aufgaben für Ihr Unternehmen jetzt noch bequemer werden.

Doch was steckt hinter diesen neuen Technologien? Die Rekrutierungstechnologie bezieht sich auf die Einführung von diversen Tools zur Verbesserung und Automatisierung der Mitarbeitergewinnung und Einstellung.

Um die Effizienz des Personalbeschaffungsprozesses zu erhöhen, kann das Rekrutierungsteam so eine Reihe von Hilfsmitteln einsetzen. Darunter fallen zum Beispiel Qualifikationstests, Bewerberverfolgungssysteme und Software für das Rekrutierungsmarketing.

Neue digitale Einstellungsverfahren ermöglichen Ihnen so eine bessere Kandidatenauswahl, beschleunigen die Zeit bis zur Einstellung und sorgen für mehr Transparenz im Einstellungsprozess. Dadurch können Sie schneller und effektiver potenzielle Mitarbeiter finden und einstellen.

Im folgenden Artikel erfahren Sie:

Wie Recruitment-Technologie Ihre Einstellungsprozesse transformiert- Es optimiert den Prozess - Es hilft bei fundierten Einstellungsentscheidungen - Es verbessert die Kandidatenerfahrung - Es spart Zeit und Ressourcen - Es ist kosteneffektiv Recruitment-Technologie, die von Organisationen genutzt wird.

Wie Rekrutierungstechnologie Ihre Einstellungsprozesse transformiert

Es optimiert den Prozess 

Neue Online-Systeme bieten innovative Lösungen für die Verwaltung aller Aspekte Ihres Unternehmens. Die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter muss also nicht länger ein langwieriger und komplizierter Prozess sein.

Diese neuen Technologien können viele zeitaufwändige und repetitiven Aufgaben schon während des Einstellungsprozesses automatisieren und dadurch effizienter gestalten. Dazu gehören zum Beispiel das Überprüfen von Lebensläufen und das Verschicken von E-Mails an potenzielle Bewerber.

Die Rekrutierungstechnologie verbessert den Überblick über den gesamten Rekrutierungsprozess, indem sie ihn auf einer zentralen Plattform vereint. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und informiert alle über mögliche nächste Schritte. Darüber hinaus bleiben die Bewerber über den Status ihrer Bewerbung informiert. 

Es hilft bei fundierten Einstellungsentscheidungen

Technologien für die Personalbeschaffung helfen Ihnen dabei, informierte Entscheidungen bei der Auswahl von geeigneten Kandidaten zu treffen, indem sie einen datengestützten und standardisierten Bewertungsprozess für Bewerber ermöglichen.

Durch den Zugriff auf die Daten aktueller Mitarbeiter können Sie sich mithilfe einer Arbeitszeiterfassung Software ein genaueres Bild von der zu besetzenden Stelle und dem damit verbundenen Zeitaufwand machen. So lassen sich geeignete Kandidaten einfacher auswählen und potenzielle Bewerber erhalten eine umfassendere Beschreibung der Tätigkeit.

Mit dem Einsatz von einer HR Analytics Software können Sie große Mengen an Bewerberdaten analysieren, um Muster und Trends bei Einstellungsentscheidungen zu erkennen. Des Weiteren können mithilfe von standardisierten Tests und Bewertungsmethoden die Fähigkeiten und Eigenschaften der Bewerber objektiv und einheitlich bewertet werden.

Es verbessert die Kandidatenerfahrung

Rekrutierungstechnologie ist nicht nur für Unternehmen ein willkommener Wandel. Auch die Kandidatenerfahrung wird durch die Einführung diverser Rekrutierungstools verbessert.

Talent Relationship Management (TRM)-Systeme verfolgen und verwalten die Interaktionen mit Bewerbern während des gesamten Einstellungsprozesses. Sie können große Mengen an Bewerberdaten verarbeiten und helfen Führungskräften dabei, geeignete Bewerber zu identifizieren, mit ihnen zu interagieren und eine persönliche Beziehung aufzubauen.

Für mehr Transparenz im Einstellungsprozess können automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen eingesetzt werden, um Kandidaten über den Status ihrer Bewerbung zu informieren. Der kontinuierliche Zugang zu Echtzeitinformationen erhöht zudem die Chancen, dass Bewerber länger an der Stelle interessiert bleiben.

Im weiteren Verlauf des Einstellungsprozesses können Sie außerdem eine Lohnabrechnung Software einsetzen. Dies spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, neue Mitarbeiter einfach in die Lohnliste aufzunehmen und sicherzustellen, dass die Gehälter pünktlich gezahlt werden.

Es spart Zeit und Ressourcen

Technologien zur Personalbeschaffung bieten die Möglichkeit, große Mengen an Zeit und Ressourcen zu sparen.

Scannen von Bewerberprofilen, Kommunikation mit Bewerbern und Planung von Vorstellungsgesprächen und Tests – die Verwaltung und Organisation von Einstellungsverfahren kann sehr zeitaufwändig sein. 

Durch kürzere und schnellere Einstellungsprozesse haben Personalleiter mehr Zeit für strategische Aufgaben und die Prüfung von Bewerbern. Dies spart den Mitarbeitern viel Zeit und Ressourcen, die zuvor für die Verwaltung und Organisation aufgewendet wurden.

Es ist kosteneffektiv

Rekrutierungstechnologie kann dazu beitragen, den Einstellungsprozess kosteneffizienter zu gestalten, die Mitarbeiter zu entlasten und den Aufwand zu verringern.

Mithilfe von automatisierten Rekrutierungstools kann der Personalbedarf für Aufgaben im Einstellungsprozess verringert werden. So müssen beispielsweise Bewerbungen nicht mehr manuell geprüft werden, um qualifizierte Bewerber herauszufiltern. 

Rekrutierungstechnologie kann die oftmals lange und nervenaufreibende Zeit zwischen Bewerbungseingang und Einstellung erheblich verkürzen. Passende Bewerber werden schneller identifiziert und für die nächsten Schritte weitergeleitet. Beschleunigte Einstellungsprozesse können die Kosten des Einstellungsverfahrens erheblich senken.

Rekrutierungstechnologie, die von Organisationen genutzt wird 

Bewerber-Tracking-Systeme (ATS)

Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Von den Personalvermittlern, die bereits eine Form von Bewerber-Tracking-Systemen verwenden, sagen 94 %, dass die Software ihren Einstellungsprozess verbessert hat.

ATS unterstützen Ihr Unternehmen dabei, Marketingaktivitäten im Bereich der Personalbeschaffung zu optimieren und zu automatisieren. Sie helfen bei der Verwaltung des gesamten Einstellungsprozesses, indem sie Bewerber erfassen und sie in eine zentrale Datenbank einordnen. 

Obwohl ATS keine neue Technologie sind, wächst ihr Funktionsangebot rasant. So umfassen diese mittlerweile folgende Funktionen: Stellenanzeigen, Bewerbungsmanagement, Bewerberkommunikation, Interviewvorlagen und Datenspeicherung (z. B. Lebensläufe).

Kandidatenbewertungssoftware

Eine hohe Anzahl von Bewerbungen und Lebensläufen jeden Tag macht es nahezu unmöglich, sie alle einzeln zu prüfen. Zudem ist das manuelle Überprüfen von Lebensläufen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für unterbewusste Vorurteile bei der Einstellung.

Vor allem in den letzten Jahren sind zahlreiche Tools zur Bewertung von Talenten erschienen, mit denen einige Aufgaben der Kandidatenbewertung kostengünstig und effizient erledigt werden können. Eine Kandidatenbewertungssoftware hilft Ihnen dabei, eine automatisierte und somit objektivere Auswahl an passenden Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden.

Durch gezielteres Filtern und eine fundierte Auswahl von Bewerbern können Personalabteilungen bessere Entscheidungen treffen und die Zufriedenheit der Unternehmen und Bewerber auf lange Zeit steigern. Unternehmen wird ebenfalls ermöglicht, einen größeren Talentpool an passenden und qualifizierten Bewerbern zu fördern. 

Interview-Software

Die Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen ist ein zeitaufwändiger Prozess, den die meisten Mitarbeiterteams nicht mehr manuell bewältigen können. 

Online-Vorstellungsgespräche werden immer beliebter, und es entstehen stetig neue und einfachere Methoden der Interviewführung. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass 82 % der Arbeitgeber bereits Online-Interviews für die Einstellung nutzen. Um die Effizienz von Interviews weiter zu steigern, ist der Einsatz von Interview-Software, darunter auch aufgezeichnete Videointerviews, eine gute Option für eine bessere Auswertung von Interviews.

So wird nicht nur Personalleitern, sondern auch Bewerbern die Freiheit und Flexibilität geboten, zeit- und ortsunabhängig an Interviews teilzunehmen. 

Rekrutierungstechnologie: Einstellung leicht gemacht?

In der heutigen, zunehmend digitalisierten Welt wächst der Bedarf an Rekrutierungstechnologie stetig. Verschiedene Tools können Unternehmen dabei helfen, den Bewerbungsprozess zeitsparender, ortsunabhängiger und transparenter zu gestalten. 

Die Automatisierung alltäglicher HR-Aufgaben, aber auch wichtigerer Aufgaben wie Vorstellungsgespräche und Bewerberbewerbungen, kann die Arbeitsbelastung von HR-Managern und Teammitgliedern deutlich verringern.  

Mit Blick in die Zukunft wird Rekrutierungstechnologie eine immer größere Rolle in der Personalbeschaffung spielen. Sie verspricht, qualifizierte Bewerber schneller zu finden und einzustellen, sowie die Zufriedenheit von Unternehmen und Bewerbern während des oft mühsamen Bewerbungsprozesses grundlegend zu steigern.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio