Beschäftigte werden zu Energiefüchsen

Im deutschen Gesundheitswesen herrscht schon seit einiger Zeit ein akuter Facharztmangel. Viele der offenen Stellen in den bundesweiten Krankenhäusern können im Moment nicht besetzt werden. Das bekommen sowohl alle involvierten Mitarbeiter als auch die Patienten zu spüren. Die Gründe für dieses Problem sind komplex, generell ist in der heutigen Zeit der Einsatz von mehr Ärzten erforderlich. Das liegt zum Teil an der stetig wachsenden Bevölkerungszahl, außerdem steigt die Lebenserwartung der Bürger permanent an. Zwar streben weiterhin viele Abiturienten das Medizinstudium an, aber an den Universitäten gibt es nicht genügend Kapazitäten für diesen speziellen Studiengang. Obwohl gegenwärtig deutlich mehr Ärzte in Kliniken und Praxen tätig sind als früher, pendeln sich die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden auf einem gleichbleibenden Niveau ein. Dieser Umstand basiert auf der Tatsache, dass viel mehr Fachärzte einen größeren Wert auf ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen der Arbeit und dem Privatleben legen. Deswegen übernehmen zahlreiche Mediziner nicht mehr so extrem lange Schichten oder sind generell nur in Teilzeit angestellt.

Welche Maßnahmen können Kliniken ergreifen, um dem Facharztmangel entgegenzutreten?

Das Fehlen von qualifizierten Fachärzten birgt ein großes Risiko für das Gesundheitswesen. Angesichts der Corona-Pandemie zeigt sich ganz deutlich, wie wichtig gut ausgebildete Mediziner für die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Bürger sind. In früheren Zeiten konnten sich Kliniken aus einem großen Angebot an Bewerbern passende Mitarbeiter auswählen. Dagegen herrscht heutzutage ein Facharztmangel in vielen Bereichen. Deshalb sehen sich Krankenhäuser aktuell neuen Herausforderungen gegenüber. Sie müssen selber aktiv auf mögliche Mitarbeiter zugehen und neue Wege bei der Suche einschlagen. Dabei leistet der Stellenmarkt für Ärztestellen eine maßgebliche Unterstützung. Außerdem ist es hilfreich, bereits mit Studenten anfängliche Kontakte zu knüpfen. Dazu gehört das Angebot von ersten karrierebegleitenden Qualifizierungen, um angehende Fachärzte intensiver zu schulen. Im Arbeitsalltag hat sich eine auf die jeweilige Kompetenz basierte Einsatzplanung bewährt, um die Arbeitsstunden gezielter auszuarbeiten. Dank IT-gestützter Planungsmethoden behält die Klinikverwaltung stets einen Überblick über das geleistete Arbeitspensum jedes Facharztes. Eine entscheidende Rolle spielen auch regelmäßige Gespräche mit allen Mitarbeitern, um aufkommende Schwachstellen und eventuelle Probleme im System ausfindig zu machen.

Welche Vorstellungen und Anforderungen haben junge Ärzte an den Arbeitgeber?

In den vergangenen Jahrzehnten haben Mediziner rund um die Uhr sowie bis zum Rand der Erschöpfung gearbeitet. Als Folge hat die Leistungsfähigkeit unter den viel zu langen Arbeitsschichten gelitten, außerdem kam es zu den ersten Symptomen von Burn Out. Deshalb suchen junge Fachärzte inzwischen nicht nur nach einer sicheren Anstellung, sondern möchten auch ein gesundes Arbeitsverhältnis haben, welches sie persönlich erfüllt. Um diese Aspekte zu garantieren, sind flexible Arbeitszeiten mit ausreichenden Pausen extrem wichtig. Solche Arbeitsverträge sind in der Industrie und Wirtschaft bereits gang und gäbe. Deshalb fordern zunehmend auch Mediziner humane Schichten in der Krankenhausbranche ein. Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familienplanung ist für Fachärzte ein ausschlaggebender Faktor, wenn sie eine neue Arbeitsstelle angeboten bekommen. Außerdem wünschen sie sich eine Sicherstellung von medizinischer Lehre und Forschung, um den eigenen Wissensschatz beständig erweitern zu können. Mit den aufgeführten Maßnahmen können Kliniken ganz gezielt dem Facharztmangel entgegenwirken und junge Mediziner auf Dauer beruflich an sich binden.

Der Arbeitgeberzuschuss ist ein sehr geschätztes Angebot, das die Mitarbeiterbindung fördert. Solche Anreize dienen dazu, Mitarbeitende möglichst langfristig im Unternehmen zu halten und ihnen dafür Respekt und Anerkennung zu zollen. Was für den Arbeitnehmer primär Vorteile mitbringt, kann für Arbeitgeber auch Herausforderungen darstellen. Das Angebot eines Arbeitgeberzuschusses lohnt sich nicht immer. Inwiefern die Lohnsteuer durch die betriebliche Altersvorsorge beeinflusst wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Die Lohnsteuer im Check: Grundlagen für den Arbeitgeberzuschuss kennenUm die individuellen Vorzüge und Nachteile des Arbeitgeberzuschusses zu erkennen, braucht es Basiswissen rund um die Berechnung der Lohnsteuer. Sämtliche Einkünfte, die mit nichtselbstständiger Arbeit erzielt werden, unterliegen der Lohnsteuer. Betroffen sind hiervon also ausschließlich angestellte Arbeitnehmer, die einen Großteil der Bevölkerung in Deutschland ausmachen. Die Lohnsteuer wiederum wird genutzt, um den sozialen Staat zu finanzieren (Bildungskosten, Sozialleistungen etc.).

Lohnsteuern sind direkte Steuern, die vom Arbeitgeber abgezogen und an das Finanzamt geleitet werden. Wie hoch die Lohnsteuer ausfällt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Die Einkommenshöhe spielt eine wichtige Rolle. Entscheidend sind aber auch die Lohnsteuerklasse und die Anzahl eigener Kinder. Arbeitgeberzuschüsse werden ebenfalls als Einkommen gewertet und sind daher grundsätzlich zu versteuern.

Der Arbeitgeberzuschuss – steuerliche Vorzüge und Tricks in der Ansparphase

Ein Blick auf die Prognosen der Rentenhöhe für 2023 sorgt bei vielen Arbeitnehmern für Erschrecken. Für die meisten Menschen reicht die Rente nicht aus, um in wohlverdienter Altersruhe zu reisen oder andere kostspielige Erlebnisse zu genießen. Kein Wunder also, dass der Arbeitgeberzuschuss ein wirkungsvolles Benefit zur Mitarbeiterbindung ist. Steuerrechtlich gilt der Arbeitgeberzuschuss als Lohn und ist damit steuerpflichtig. Zur Ermittlung der Lohnsteuer werden die geleisteten Zuschüsse und Arbeitslohn addiert und anschließend besteuert. Tatsächlich gibt es aber Ausnahmen und auf die kommt es an.

In der Ansparphase fließt die betriebliche Altersvorsorge nicht an den Arbeitnehmer, sondern auf das entsprechende Sparkonto. Während der gesamten Phase ist dieses Geld daher nicht steuerrechtlich relevant, sondern erst, wenn es ausgezahlt wird. Dabei gibt es einen entscheidenden Faktor. Um für Steuerfreiheit zu sorgen, dürfen die Arbeitnehmerbeiträge maximal 7,9 % der Beitragsbemessungsgrenze betragen. Für das Jahr 2023 bedeutet das in Zahlen einen Betrag von 584,00 Euro.

Sobald höhere Summen in die betriebliche Altersvorsorge eingezahlt werden, muss der Differenzbetrag versteuert werden.

Wichtig: Wenn die betriebliche Altersvorsorge per Unterstützungskasse oder Direktzusage durchgeführt wird, bleiben sämtliche Beträge steuerfrei. Die Personalabteilung kann wertvolle Informationen darüber geben, welcher Weg der bAV genutzt wird.

Von der Steuer absetzbar: Funktioniert das mit der betrieblichen Altersvorsorge?

Befindet sich ein Arbeitnehmer gerade in der Ansparphase, kann er die geleisteten Beiträge nicht von der Steuer absetzen. Grund hierfür ist, dass Steuerbegünstigungen schon bei der Einzahlung gewährt werden. Generell sind Vorsorgeaufwendungen absetzbar, sofern die Leistungen nicht von anderer Seite bereits vergünstigt werden.

Obwohl die steuerliche Begünstigung nicht möglich ist, wird der Arbeitnehmeranteil der betrieblichen Altersvorsorge im Steuerformular eingetragen. Durch die elektronische Datenübermittlung erfolgt dieser Schritt automatisiert.

Die Auszahlungsphase: Betriebliche Altersvorsorge versteuern oder nicht?

Irgendwann ist die Zeit der Weiterbildungen, Fortbildungen und harter Arbeit vorüber. Wenn die Rente vor der Tür steht, wird auch die betriebliche Altersvorsorge zur Ausschüttung vorbereitet. Mit Beginn der Rente wird der Freibetrag ermittelt. Im Jahr 2023 liegt er bei 10.908 Euro, verändert sich aber im Schnitt jedes Jahr. Es besteht das Ziel, ab 2040 die Rente vollumfänglich zu versteuern.

Leistet die betriebliche Altersvorsorge, wird sie nach dem Lohnsteuergesetz versteuert. Dabei spielt es keine Rolle, ob das angesparte Kapital in einer Summe oder monatlich gezahlt wird. Es handelt sich hierbei um eine sogenannte „nachgelagerte Besteuerung“, denn die Kosten werden erst bei Rentenausschüttung erhoben. Die Ansparphase hingegen war steuerlich begünstigt.

Der Vorteil: Da das Alterseinkommen in der Regel unter dem Arbeitseinkommen liegt, reduziert sich der Steuersatz in den meisten Fällen.

Ob zusätzlich zur Steuer auch Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung zu zahlen sind, hängt von den Einkünften durch die Betriebsrente ab. Im Jahr 2022 wurde ein Freibetrag von 164,50 Euro festgelegt. Erst wenn die monatliche Ausschüttung darüber liegt, müssen 19 % Kranken- und Pflegeversicherung entrichtet werden.

Monatlich oder einmalig – wie lohnt sich die Auszahlung der Betriebsrente?

Wer seine Lohnsteuer berechnen möchte, nimmt die Einkünfte als Grundlage. Werden die Freibeträge optimal ausgeschöpft, bleiben niedrige Betriebsrenten oft von der Steuerabgabe befreit. Lohnt es sich also, die angesparten Beträge pro Monat auszuzahlen?

Nicht immer, hier kommt es maßgeblich auf die individuelle Situation an. Ist die Gesamtsumme der Betriebsrente hoch, könnten bis zu 25 Jahre vergehen, bis der komplette Betrag ausgezahlt wurde. Ein früher Todesfall würde dann bedeuten, dass die mühsam abgeführten und gesparten Beträge letztlich nie ausgezahlt wurden. Daher ist die Kapitalausschüttung vor allem für jene Rentner interessant, die einmalig eine größere Summe nutzbar machen möchten.

Sinn dahinter kann der Kauf eines Hauses sein oder aber die Sicherung der Existenzgrundlagen. Einen klaren Favoriten gibt es aber nicht, da die persönlichen Bedürfnisse eine entscheidende Rolle spielen. Die monatlich ausgezahlte Rente profitiert von der Kontinuität und wird lebenslang gezahlt. Der einmalige Kapitalfluss kann vollumfänglich vererbt werden. Es rentiert sich für viele künftige Rentner, eine Beratung in Anspruch zu nehmen.

Tipp: Erfolgt die Kapitalauszahlung aus einem alten Vertrag (abgeschlossen vor 2005), gilt weiterhin die Steuerfreiheit.  Auch später abgeschlossene Verträge können zumindest erleichtert werden. Die einmalige Auszahlung lässt sich auf bis zu fünf Jahre verteilen (fiktiv) und folglich per Fünftel Regelung besteuern. Dadurch wird die einmalig anfallende Steuerlast gesenkt.

Fazit: Betriebliche Altersvorsorge hat viele Vorteile, aber auch Schwachstellen

Ob sich die bAV wirklich lohnt, hängt stark von den persönlichen Umständen ab. Die anfallenden Vorteile lassen sich nicht auf alle Arbeitnehmer übertragen. Vor der Entscheidung für ein entsprechendes Programm des Arbeitgebers lohnt es sich, eigene Bedürfnisse und Umstände in den Fokus zu rücken.

Multiposting bedeutet das Schalten einer Stellenanzeige in mehreren Portalen gleichzeitig, um so eine höhere Reichweite zu erzielen und mehr Bewerbungen zu erhalten. Doch worauf müssen Sie achten und warum ist es sinnvoll einen Multiposting-Anbieter zu beauftragen?

Multiposting für Stellenanzeigen ist eine Marketingstrategie, die von Unternehmen verwendet wird, um die Sichtbarkeit einer Stellenanzeige zu erhöhen und somit mehr potenzielle Bewerber zu erreichen. Dabei spielen Multiposting Agenturen eine wichtige Rolle, da sie Unternehmen bei der effektiven Umsetzung von Multiposting-Kampagnen unterstützen.

Multiposting Agenturen sind spezialisierte Dienstleister, die Unternehmen dabei helfen, ihre Stellenanzeigen auf einer Vielzahl von Plattformen zu veröffentlichen. Diese Agenturen arbeiten oft mit einer großen Anzahl an Jobbörsen und anderen Online-Plattformen zusammen, um die Sichtbarkeit von Stellenanzeigen zu erhöhen. Die Vorteile von Multiposting Agenturen sind vielfältig: Sie können Zeit sparen, indem sie den Prozess der Veröffentlichung von Stellenanzeigen automatisieren, sie können die Effektivität von Stellenanzeigen messen und optimieren, und sie können dabei helfen, das Budget für Stellenanzeigen effektiver zu nutzen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Mediaagenturen durch den Einkauf größerer Mengenkontingente Stellenanzeigen im Paket deutlich günstiger anbieten können gegenüber eigenen Einzelstellenschaltungen.

Eine der wichtigsten Überlegungen bei der Nutzung von Multiposting Agenturen ist die Auswahl der richtigen Agentur. Es gibt viele Agenturen auf dem Markt, die sich auf Multiposting spezialisiert haben, und es ist wichtig, diejenige zu wählen, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Hier sind einige Faktoren, die bei der Auswahl einer Multiposting Agentur berücksichtigt werden sollten:

Erfahrung und Expertise: Eine Multiposting Agentur mit Erfahrung und Expertise kann Ihnen helfen, die effektivsten Plattformen zu identifizieren und eine Strategie zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist. Zudem unterstützt eine Agentur mit einer professionellen Gestaltung der Anzeige, Text und AGG-Kontrolle, HTML-Erstellung mit Einbindung der relevanten Keywords, Auftragsabwicklung, Rechnungsprüfung und vieles mehr. Plattformen und Netzwerk: Eine Agentur mit einem umfangreichen Netzwerk an Jobbörsen und anderen Plattformen kann Ihnen helfen, eine größere Zielgruppe zu erreichen und die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeigen zu erhöhen. So bieten diese Media-Agenturen Allgemeine Anzeigenpakete oder Stellenanzeigenpakete für bestimmte Branchen, Berufsfelder oder Regionen an. Hier finden Sie einen Überblick an Stellenanzeigenpaketen. Technologie: Eine Agentur mit moderner Technologie und automatisierten Prozessen kann Ihnen helfen, den Veröffentlichungsprozess zu rationalisieren und die Effektivität Ihrer Kampagnen zu maximieren. Berichterstattung und Analyse: Eine Agentur, die umfassende Berichterstattung und Analyse über die Leistung Ihrer Stellenanzeigen bereitstellt, kann Ihnen helfen, Ihre Kampagnen zu optimieren und das Budget für Stellenanzeigen effektiver zu nutzen. Preis: Die Kosten für die Nutzung einer Multiposting Agentur können je nach Agentur und Art der Dienstleistung variieren. Es ist wichtig, eine Agentur zu wählen, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und Ihr Budget effektiv nutzt.

Neben der Auswahl der richtigen Agentur gibt es auch andere Faktoren, die bei der Umsetzung einer Multiposting-Kampagne berücksichtigt werden sollten.

Hier sind einige Tipps, die bei der Erstellung von Stellenanzeigen und der Veröffentlichung auf verschiedenen Plattformen helfen können:

Zielgruppenorientierung: Es ist wichtig, Ihre Stellenanzeigen an die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe anzupassen. Stellenanzeigen sollten präzise und detailliert sein, um die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerber zu gewinnen und deren Interesse zu wecken. Verwendung von Keywords: Um sicherzustellen, dass Ihre Stellenanzeigen von Suchmaschinen und anderen Plattformen gefunden werden, sollten relevante Keywords in den Anzeigen verwendet werden. Diese Keywords sollten präzise und auf die Stelle zugeschnitten sein. Branding: Stellenanzeigen sollten das Markenimage Ihres Unternehmens widerspiegeln und die Kultur und Werte Ihrer Organisation vermitteln. Eine klare Positionierung kann dazu beitragen, Bewerber anzusprechen, die sich mit der Vision und den Werten Ihres Unternehmens identifizieren. Kontinuierliche Optimierung: Es ist wichtig, die Leistung Ihrer Stellenanzeigen regelmäßig zu überwachen und zu optimieren. Durch die Analyse von Daten und Feedback können Sie Ihre Stellenanzeigen kontinuierlich verbessern und die Effektivität Ihrer Kampagnen steigern.

Multiposting für Stellenanzeigen kann ein effektives Werkzeug sein, um die Sichtbarkeit von Stellenanzeigen zu erhöhen und mehr potenzielle Bewerber zu erreichen. Multiposting Agenturen können dabei helfen, den Prozess der Veröffentlichung von Stellenanzeigen zu automatisieren und zu rationalisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Die Auswahl der richtigen Agentur und die Beachtung wichtiger Faktoren wie Zielgruppenorientierung, Verwendung von Keywords, Branding und kontinuierliche Optimierung können dazu beitragen, den Erfolg Ihrer Multiposting-Kampagne zu maximieren.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio