ELTERNZEIT: PRO UND CONTRA – AUSWIRKUNGEN AUF DAS BERUFSLEBEN

Die renommierten Gütesiegel wurden virtuell den Branchen- und Zielgruppensiegern auf der „Zukunft Personal Europe 2020 Virtual “ verliehen.

Mehr als 53.000 Bewerber und über 14.000 Arbeitgeber haben ihre Erfahrungen geteilt und damit als Jury die Basis für die renommierten Gütesiegel „Deutschlands beste Jobportale 2020“ gebildet. Auf der diesjährigen, erstmals virtuell durchgeführten, HR-Leitmesse „Zukunft Personal Europe Virtual“ wurden im Rahmen des ICR Recruiting Days die Gewinner-Jobbörsen offiziell  ausgezeichnet.

Auffallend in diesem Jahr ist der nachhaltige Aufstieg von Indeed. Während der Platzhirsch, die allgemeine Jobbörse Stepstone, sich dieses Jahr 5 „Oscars“ (2019: 5) für Jobportale sichern kann, liegt die Jobsuchmaschine Indeed mit 4 „Oscars“ (2019: 3) schon in gefährlicher Nähe. Indeed entwickelt sich nicht nur bei den Auszeichnungen von „Deutschlands beste Jobportale“ langsam aber sicher zu einem ernsthaften Konkurrenten für den Dauersieger Stepstone. Aber auch Spezialjobbörsen können die Bewerber und Arbeitgeber überzeugen: Jobvector, ein fachspezifischer Stellenmarkt für Naturwissenschaftler, Mediziner, Informatiker & Ingenieure kommt auf ebenso viele Auszeichnungen wie Indeed. Die Frage, allgemeine Jobbörse, Jobsuchmaschine oder Spezial-Jobbörse bleibt auch in Zukunft noch offen.

Bei den Generalisten-Jobbörsen liegt der unangefochtene Testsieger StepStone seit beeindruckenden 10 Jahren auch 2020 wieder auf Platz 1 und ist auch dieses Jahr eine der reichweitenstärksten Online-Jobbörsen in Deutschland. Im letzten Jahr noch auf dem 4. Rangplatz konnte sich Stellenanzeigen.de auf den 2. Rangplatz vorschieben und erhält ein „Sehr gut“ als Auszeichnung. 90% der Arbeitgeber empfehlen diese zweitplatzierte Jobbörse weiter. Den 3. Rangplatz teilen sich 2020 Jobware, Regio-Jobanzeiger und Meinestadt.de. Jobware punktet mit einem 1. Platz bei den Arbeitgebern, Regio-Jobanzeiger mit einem 1. Platz bei der Zufriedenheit der Bewerber und Meinestadt.de wirft eine durchgehend gute Beurteilung bei Arbeitgebern und Bewerbern in die Waagschale und kann sich damit von 7. Platz im letzten Jahr hocharbeiten.

In der Kategorie der Spezialjobbörsen stehen 16 Portale im Wettbewerb. Die folgenden TOP 3-Jobbörsen zeichnen sich aus dieser Vielfalt von Online-Jobbörsen durch besonders gute Beurteilung durch ihre Nutzer aus. Nr. 1 der spezialisierten Jobbörsen ist Jobvector, ein fachspezifischer Stellenmarkt für Naturwissenschaftler, Mediziner, Informatiker & Ingenieure. Das Portal wurde in den vergangenen Jahren schon vielfach ausgezeichnet und sichert sich dieses Jahr bereits zum 8. Mal die Testsieger-Auszeichnung. Auf Platz 2 folgt Yourfirm. Mittelständische Unternehmen beklagen oft die Sichtbarkeit in Jobbörsen. Denn durch die hohe Anzahl an Angeboten gehen die eigenen Stellenanzeigen schnell unter.  Nicht so bei der 2. platzierten Jobbörse Yourfirm. Bei diesem Portal liegt der Fokus auf mittelständische Unternehmen und genau diese Positionierung macht den Erfolg aus. Neueinsteiger bei den Spezialjobbörsen auf Platz 3 ist Hogapage, die beste Jobbörse für die Branche Hotellerie und Gastronomie.

Konnte sich bei den Jobsuchmaschinen Indeed im Vorjahr den ersten Platz sichern, erfolgte in 2020 die souveräne Verteidigung.  Indeed glänzt als internationale „Job Site“ mit einem breit gefächerten Angebot für alle Branchen und Berufe. Nach dem Markteintritt in Deutschland und einer erfolgreichen Fernseh-Werbekampagne stiegen Bekanntheitsgrad und die Reichweite stark an. Dies hat sich positiv auf die Platzierungen ausgewirkt. Indeed entwickelt sich auch bei den Auszeichnungen von „Deutschlands beste Jobportale“ langsam aber sicher zu einem ernsthaften Konkurrenten für den Dauersieger Stepstone. Stellenonline.de kann die gute Platzierung aus dem letzten Jahr bestätigen und verteidigt den 2. Rangplatz. Kimeta, eine der reichweitenstärksten Jobsuchmaschinen in Deutschland, landete diesmal auf dem 3. Platz.

Auszeichnungen nach Zielgruppen

Zum fünften Mal wurden in diesem Jahr auch die besten Jobbörsen für einzelne Bewerbergruppen, wie z.B. für Berufsstarter, „Schüler und Azubis“, oder Berufsfelder wie IT, Ingenieure, Wirtschaftswissenschaftler und Naturwissenschaftler ermittelt. IT und Tech Recruiting ist in der letzten Zeit bei vielen Firmen immer mehr in den Mittelpunkt des Leidensdrucks im Recruiting, auch trotz Corona, gerückt. Vielleicht hilft da ein genauer Blick in die beiden Ranglisten der Zielgruppen-Jobbörsen?

In der Kategorie der Ingenieure / Technik wurden insgesamt  knapp 5.800 Feedbacks ausgewertet. Bei den „ Besten Jobportalen für Ingenieure“ kam es gegenüber dem Vorjahr zu deutlichen Veränderungen: Das Portal, welches die anderen Jobbörsen von ihren Plätzen verdrängt hat, ist die Jobsuchmaschine Kimeta! Die letztjährige Testsieger-Jobbörse Jobvector muss ihren Platz freimachen und rutscht auf den 2. Rangplatz. Auch StepStone muss gegenüber dem Vorjahr einen Platz abgeben – bleibt aber auf dem Sieger-Treppchen – und sichert sich in der Fachrichtung der Ingenieure und Techniker einen hervorragenden 3. Platz.

Wer IT-ler sucht, ist bei Indeed und Jobvector, der Nummer 1 und 2 in der Kategorie „Beste Jobportale für IT“ sehr gut aufgehoben.  Indeed sichert sich, wie schon im Vorjahr, die Testsieger-Auszeichnung. Gute Bewertungen von IT-Fachkräften und vor allem die hohe Reichweite zeichnen dieses Portal aus. Jobvector kann den 2. Rangplatz aus dem Vorjahr halten, mit sehr guten Zufriedenheitsnoten und einer Weiterempfehlungsrate von 95% in dieser Kategorie. StepStone überzeugt nicht nur als bester Generalist, sondern kann auch bei Informatikern mit guten Bewertungen punkten und landet in der Kategorie der besten IT-Jobbörsen gemeinsam mit Linkedin auf dem 3. Rangplatz.

In der Kategorie „Beste Jobportale für Wirtschaftswissenschaftler“ liegt die Datenbasis bei über 7.800 Bewerberfeedbacks.In diesem Ranking bleiben die Vorjahressieger die gleichen, dennoch ändert sich die Reihenfolge: Unverändert auf dem 1. Rangplatz kann sich StepStone vor allen anderen behaupten. Den 2. Platz von Linkedin nimmt in diesem Jahr Yourfirm ein. Das soziale Netzwerk Linkedin verliert gegenüber dem Vorjahr einen Rangplatz, sichert sich aber den 3. Platz.

In der Kategorie „Beste Jobportale für Naturwissenschaftler“ verteidigen Jobvector und StepStone ihre Plätze gegenüber dem Vorjahr. So liegt Jobvector weiterhin auf dem 2. Platz und StepStone erhält erneut die Testsieger-Auszeichnung! In dieser Fachrichtung klettert Indeed von Platz 4 auf das Sieger-Treppchen und sichert sich den 3. Rangplatz.

Beste Jobbörsen für Schüler und Auszubildende, Studenten, Absolventen und Young Professionals und beste Regionalportale 2020

Bei den Lieblingen der Studenten, Absolventen und Young Professionals konnten auf knapp 11.000 Bewerber-Bewertungen zurückgegriffen werden. So haben wir in dieser Kategorie die größte Datenbasis. Im letzten Jahr eroberte der diesjährige Testsieger von Platz 7 aus die Spitzenposition …und kann dieses Jahr die Pole Position verteidigen. Somit heißt der alte und neuer Testsieger Unicum.Eine Absolventensuche direkt an der Hochschule, das bietet die zweitplatzierte Jobbörse „Stellenwerk“ an. Im Gesamtranking klettert diese Jobbörse einen Platz nach vorn. Auf Platz 3 wählen Studenten, Absolventen und Young Professionals das Karrierenetzwerk Squeaker.net. Damit verliert Squeaker gegenüber dem Vorjahr einen Rangplatz.

Bei den Jüngsten, in der Kategorie Schüler und Azubis, haben knapp 1.000 Schüler und Auszubildende ihr Votum abgegeben. Als Testsieger wählen Bewerber erneut Azubiyo auf den Spitzenplatz in der Kategorie der „Besten Jobbörse für Schüler und Auszubildende. Insbesondere schätzen Bewerber dabei das Konzept, mit Hilfe eines Interessen- und Fähigkeitstests, passgenaue Studiengänge und Ausbildungsplätze finden zu können und vergeben die höchste Zufriedenheitsnote. Aubi-plus springt in diesem Jahr von Platz 3 auf Platz 2. AUBI-plus ist eine der großen Jobbörsen für Schüler und Auszubildende und unterstützt junge Menschen mit Erfolg beim Übergang von der Schule in eine Ausbildung oder in ein Studium. Die junge Zielgruppe zeigt sich auch mit Indeed sehr zufrieden und wählte diese Jobsuchmaschine von Rang 4 auf den 3.  Rangplatz.

Neue Kategorie „Regionale Jobbörsen“In unserer letzten Kategorie möchten wir Jobportale auszeichnen, die einen besonders hohen Stellenwert in ihrer Region haben. Denn so gut wie jede Region hat eine oder mehrere regionale Jobbörsen vor Ort, die Arbeitgeber und Stellensuchende wohnortnah zusammenbringen will.

Als Testsieger in dieser Kategorie macht karriere-suedwestfalen den Anfang. Arbeitgeber, die in Südwestfalen Ihren Firmensitz haben, werden an diesem Portal nicht vorbeikommen. Karriere-Südwestfalen ist in der Region sehr bekannt und erzielt hohe Zufriedenheitswerte, sowohl von Arbeitgebern als auch Bewerbern. Bereits im letzten Jahr konnte oberfrankenjobs in der Kategorie der Spezialjobbörsen einen dritten Platz belegen. In diesem Jahr erreicht das Portal den 2. Rangplatz unter den Regionalportalen. Sehr gute Zufriedenheitsnoten von Arbeitgebern erhält oberfrankenjobs für einen hervorragenden Kundenservice und einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis.Die 3. Auszeichnung in dieser Kategorie erhält der Stellenmarkt der Süddeutschen Zeitung. Der Stellenmarkt der Süddeutschen Zeitung ist deutschlandweit bekannt und bietet exklusive Stellenangebote für Fach- und Führungskräfte. In der Region München zeichnet sich dieses Portal aber besonders aus.

Detailergebnisse können kostenlos im Jobboersencheck unter https://jobboersencheck.de/jobboersen-vergleich eingesehen werden.

Schwache Führungskräfte verschärfen vielfach den Fachkräftemangel in ihren Unternehmen. Das ist eines der zentralen Ergebnisse des aktuellen JOBWECHSEL-KOMPASS, den die KÖNIGSTEINER Gruppe quartalsweise mit der Online-Jobbörse stellenanzeigende erhebt. Demnach sind aktuell 28 % der Beschäftigten in Deutschland bereit, ihren Job zu wechseln. Das sind 2 % mehr als zum gleichen Zeitpunkt des letzten Jahres. Ein Hauptgrund für die Wechselbereitschaft: die Führungskultur, sprich das Verhältnis zum jeweiligen Vorgesetzten.

Denn mehr als die Hälfte der wechselbereiten Arbeitnehmer (54 %) sind unzufrieden mit ihrer derzeitigen Führungskraft. Weiterhin haben 59 % zudem das Gefühl, dass diese nicht bedingungslos hinter ihnen stehe. Zum Vergleich: Von denjenigen, die aktuell nicht planen, den Arbeitgeber zu wechseln, sind nur 24 % unzufrieden mit ihrem Vorgesetzten. Und 71 % haben das Gefühl der vollen Rückendeckung. Für die aktuelle Ausgabe des JOBWECHSEL-KOMPASS wurden bundesweit 1.055 Beschäftigte befragt.

Führungskultur ein entscheidendes Kriterium für Wechselwunsch

Das Verhältnis zur Führungskraft ist für viele Beschäftigte generell ein wichtiger Indikator für die Zufriedenheit mit ihrem Arbeitgeber. Genau die Hälfte aller Befragten gibt an, dass es für sie ein potenzieller Wechselgrund sei, wenn die Handlungsweise ihres Vorgesetzten nicht zu den eigenen Erwartungen passt. Vor allem Akademiker ziehen in diesem Fall schließlich Konsequenzen. 55 % von ihnen nennen das Verhältnis zur Führungskraft als denkbaren Kündigungsgrund, während dem „nur“ 43 % der Nichtakademiker zustimmen.

Wechselbereitschaft trotz Zufriedenheit mit aktuellem Arbeitgeber

Besonders ausgeprägt ist die aktuelle Wechselbereitschaft in Deutschland bei jungen Beschäftigten. So liegt der Anteil der 18- bis 29-Jährigen, die sich einen Jobwechsel vorstellen können, aktuell bei 42 %, also 14 % über dem des Durchschnitts aller Altersklassen. Von ihnen sind 45 % unzufrieden mit ihrer Führungskraft.

„Die Wechselbereitschaft in Deutschland bleibt auf einem sehr hohen Niveau – vor allem bei jungen Beschäftigten. Unsere Zahlen zeigen, dass dies der Fall ist, obwohl insgesamt fast zwei Drittel der Beschäftigten und immerhin auch noch 40 % der Wechselwilligen zufrieden mit ihrem aktuellen Arbeitgeber sind. Für Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter nicht verlieren möchten, bedeutet das: Der Mitarbeiterbindung kommt eine enorm wichtige Bedeutung zu – zum Beispiel über eine vorbildliche Führungskultur“, so Nils Wagener, Geschäftsführer der KÖNIGSTEINER Gruppe, über die Ergebnisse des quartalsweise durchgeführten Arbeitsmarktbarometers.

Grundsätzlich sind sich die meisten Beschäftigten ihres Marktwerts bei anderen Arbeitgebern bewusst. So gehen 63 % aller Befragten davon aus, derzeit gute Chancen auf dem Arbeitsmarkt zu besitzen. Besonders selbstbewusst zeigen sich die potenziellen Jobwechsler, von denen 71 % davon ausgehen, erfolgreich auf die Suche nach einer neuen Herausforderung zu gehen. Auch der Blick nach vorn fällt äußerst optimistisch aus. Denn viele Beschäftigte gehen davon aus, im Spätsommer noch einmal interessanter für Arbeitgeber zu werden. So gehen 12 % der Befragten davon aus, in drei Monaten begehrter zu sein als heute. 81 % glauben an einen gleichbleibend hohen Status. Für den Zeitraum in sechs Monaten glaubt schon jeder Fünfte an einen noch einmal gestiegenen persönlichen Marktwert.

„Die Ergebnisse des aktuellen JOBWECHSEL-KOMPASS zeigen, wie wichtig gute Führungsarbeit ist. Das Wissen um die gute Position im eigenen Unternehmen, aber eben auch auf dem externen Arbeitsmarkt hat die Ansprüche der Beschäftigten in diesem Kontext noch einmal vergrößert. Unternehmen, die etwa in ihren Stellenanzeigen auf eine gute Führungskultur verweisen können, wecken genau das Interesse gefragter und anderenorts unzufriedener Beschäftigter“, so Dr. Peter Langbauer, Geschäftsführer der Online-Jobbörse stellenanzeigen.de, zu den Ergebnissen.

Über die Analyse

Für den JOBWECHSEL-KOMPASS befragt das Marktforschungsinstitut bilendi im Auftrag der KÖNIGSTEINER Gruppe sowie stellenanzeigen.de quartalsweise mehr als 1.000 Beschäftigte zu ihren beruflichen Zukunftsaussichten sowie ihrer Wechselbereitschaft. Der aktuelle Befragungszeitraum lag für die vorliegende Ausgabe im Februar 2023. Alle Teilnehmer*innen waren zum Zeitpunkt der Befragung erwerbstätig.

Über KÖNIGSTEINER

Bereits seit 1967 steht die KÖNIGSTEINER Gruppe für ganzheitliche HR-Beratung und ist einer der Pioniere für Personalmarketing. Mit seinen Kreativ- und Digital-Sparten hat das Unternehmen längst den Schritt zu einer digitalen HR-Beratung für erfolgreiche Personalsuche vollzogen. Ausgehend von sechs Unternehmensstandorten deckt die KÖNIGSTEINER Gruppe die gesamte Palette des Personalmarketings ab, von der klassischen Annonce bis hin zu nachhaltigen Employer-Branding-Konzepten und Programmatic-Marketing-Kampagnen. Als eine der wenigen großen Personalmarketing-Agenturen verfolgt die KÖNIGSTEINER Gruppe den digitalen Erfolgsweg und erreicht mit "Data Driven Recruiting" und modernen Performance-Onlinemarketing-Methoden nahezu alle potenziellen Kandidaten, die sie im Anschluss mit suchenden Arbeitgebern zusammenbringt.

Über stellenanzeigen.de

Mit mehr als 3,5 Mio. Visits pro Monat und über 170.000 Fans in den sozialen Netzwerken gehört stellenanzeigen.de zu den führenden Online-Stellenbörsen in Deutschland. Die hohe Reichweite und Auffindbarkeit der Online-Stellenanzeigen auf stellenanzeigen.de wird unterstützt durch aktives Reichweitenmanagement mit SmartReach 2.0. Es beinhaltet unter anderem die intelligente Ausspielung der Anzeigen im Mediennetzwerk mit mehr als 400 Partner-Webseiten sowie bei wirkungsvollen Reichweitenpartnern.

Pressekontakt

Christina NachbauerPR & Marketing Managerpresse@stellenanzeigen.de+49 (0)89 4161411 657

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio

In der Zeit, in der es an Fachkräften mangelt, die Gesetzgebung sich zunehmend verkompliziert und maximal flexible Lösungen gefordert werden, erfahren Personalabteilungen einen enormen Druck. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das zentrale Element der HR-Administration, wurde lange als notwendiges Übel angesehen – gekennzeichnet durch Papierstapel, manuelle Excel-Listen und die ständige Furcht vor Fehlern bei der Betriebsprüfung. Aber die Dinge haben sich gewendet: Mit moderner HR-Software wandelt sich die Abrechnung von einer ausschließlich verwaltungstechnischen Belastung zu einem strategischen Motor für Effizienz.

Der Status Quo: Digitalisierung als Überlebensstrategie

Obgleich die Digitalisierung in der Produktion (Industrie 4.0) bereits etabliert ist, bleiben viele Personalabteilungen im Mittelstand noch zurück. Hierbei kann der Handlungsbedarf quantifiziert werden: Aktuellen Studien des Branchenverbands Bitkom zufolge geben etwa 64 % der Unternehmen an, dass die Digitalisierung ihrer Personalprozesse für sie eine hohe Priorität hat. Die Realität sieht jedoch oft anders aus: In zahlreichen Unternehmen werden Daten noch mehrfach (zwei- oder dreimal) erfasst: einmal im Zeiterfassungssystem, einmal in der Lohnliste und schließlich im Sozialversicherungs-Meldeportal.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann dieser manuelle Aufwand oft eine Bedrohung für die Existenz darstellen. Schon ein einziger Rechenfehler bei der Ermittlung von Sozialabgaben oder eine versäumte Anpassung im Steuerrecht kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu hohen Nachzahlungen und Geldstrafen führen. Moderne HR-Software setzt hier an, indem sie die Komplexität verringert und durch Cloud-basierte Automatisierung eine "Single Source of Truth" schafft.

Statistik & Vergleich: Warum sich der Umstieg sofort rechnet

Um den wirtschaftlichen Mehrwert einer digitalen Lösung zu verstehen, muss man die Prozesskosten betrachten. Studien zeigen, dass die manuelle Erstellung einer einzigen Entgeltabrechnung inklusive aller Meldungen und Archivierungsprozesse bis zu 45 Minuten in Anspruch nehmen kann. Mit einer integrierten HR-Software reduziert sich dieser Wert auf unter 10 Minuten.

Traditionelle Abrechnung (manuell/analog) versusDigitale Lohnabrechnung (Cloud-basiert)

Zeitaufwand pro MA:Ca. 30–45 Min. (Eingabe, Kontrolle, Versand) -> Ca. 5–10 Min. (durch Automatisierung) Fehlerquote:Hoch (manuelle Übertragungsfehler) -> Minimal (systemseitige Plausibilitätsprüfungen) Aktualität:Manuelle Recherche von Gesetzesänderungen -> Automatische Updates (Echtzeit-Compliance) Mitarbeiter-Service:Versand per Post / Zeitverzögerung -> Sofortiger Abruf via App/Portal (Self-Service) Datensicherheit:Physische Aktenordner, unsicherer Mailversand -> DSGVO-konforme Verschlüsselung in der Cloud Kostenstruktur:Hohe Personalkosten, Druck- & Portokosten -> Transparente Abo-Modelle, geringer Fixaufwand

Die vier Säulen der digitalen Transformation in der HR

1. Effizienz dank cleverer Automatisierung

Der größte Vorteil liegt in der Zeitersparnis, die durch die Vernetzung der Datenströme erzielt wird. Moderne Werkzeuge dienen als zentrale Steuerungsstelle. Stellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag oder erfasst er seine Arbeitszeiten digital, so werden diese Informationen ohne manuelles Eingreifen direkt in die Entgeltabrechnung übernommen.  Selbst komplizierte Themen wie Reisekosten oder betriebliche Altersvorsorge werden automatisch erfasst. Beitragsnachweise an Krankenkassen oder Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt werden mit einem Mausklick über integrierte Schnittstellen (ELSTER/ITSG) übermittelt.

2. Rechtssicherheit als digitaler Schutzschild

Eines der komplexesten Arbeits- und Sozialversicherungsrechtsysteme weltweit ist das deutsche. Anpassungen des Mindestlohns, neue Steuerklassen oder die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – wer hier den Überblick verliert, ist persönlich verantwortlich. Eine professionelle HR-Software entlastet den Personaler von dieser Aufgabe: Im Hintergrund erfolgt eine kontinuierliche Aktualisierung. Das System führt ein Update durch, sobald der Gesetzgeber eine Änderung beschließt, um sicherzustellen, dass die nächste Abrechnung rechtskonform ist. Dies reduziert das Risiko bei Außenprüfungen der Rentenversicherung oder des Finanzamts erheblich.

3. Transparenz und Wertschätzung (Employee Self-Service)

Die Digitalisierung im Personalwesen beschränkt sich nicht auf den Schreibtisch des Administrators. Mitarbeiter erfahren durch „Employee Self-Service“ (ESS) Portale direkt von ihrem Arbeitgeber, dass er modern ist. Über die Smartphone-App haben Sie jederzeit mobil Zugriff auf Lohnabrechnungen, Zeitkonten oder Meldebescheinigungen. Dadurch wird nicht nur die Zahl von trivialen Rückfragen an die Personalabteilung verringert, sondern es wird auch Wertschätzung durch Transparenz signalisiert. In einer Arbeitswelt, in der Homeoffice und Remote Work zur Norm werden, ist der digitale Zugriff auf Dokumente ein wesentlicher Aspekt für die Bindung der Mitarbeiter.

4. Datenbasierte Entscheidungen (HR-Analytics)

Weg von der Intuition, hin zu belastbaren Daten: Digitale Systeme bieten die Möglichkeit, Personalkosten und Fehlzeiten in Echtzeit zu analysieren. HR-Manager sind in der Lage, Trends frühzeitig zu identifizieren, wie zum Beispiel einen drastischen Anstieg der Überstunden in einer bestimmten Abteilung oder die Auffälligkeiten in der Krankheitsquote. Die Lohnabrechnung stellt also nicht nur den Gehaltszettel aus, sondern auch wertvolle Business Intelligence für die strategische Planung des Unternehmens.

Implementierung: Stolpersteine vermeiden

Die Einführung einer neuen Software ist kein rein technischer Vorgang, sondern ein kultureller Wandel. Damit der Umstieg gelingt, sollten Unternehmen auf drei Kernpunkte achten:

Schnittstellenmanagement: Die Software muss kommunizieren können – vor allem mit der Finanzbuchhaltung (DATEV-Export) und der Zeiterfassung. Datenschutz (DSGVO): Personaldaten sind das wertvollste Gut. Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland und Zertifizierungen wie ISO 27001 sind hier Pflicht. Change Management: Mitarbeiter müssen frühzeitig geschult werden, um die Angst vor der neuen Technik zu nehmen und die Vorteile der Selbstverwaltung zu verstehen.

Die Rolle von HR neu denken

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung ist weit mehr als nur ein technisches Upgrade. Sie ist der Befreiungsschlag für die Personalabteilung. Indem administrative Routineaufgaben automatisiert werden, gewinnen Personaler den Freiraum zurück, den sie für ihre eigentliche Kernaufgabe benötigen: den Menschen im Unternehmen.

Unternehmen, die heute in moderne HR-Systeme investieren, legen den Grundstein für nachhaltiges Wachstum. Sie sparen nicht nur Kosten und Zeit, sondern positionieren sich als attraktiver Arbeitgeber in einem digitalen Zeitalter. In einer Welt, die sich immer schneller dreht, ist eine rechtssichere und effiziente Lohnabrechnung die Basis für jede erfolgreiche Unternehmensführung.