AUSWEG AUS DEM FACHKRÄFTEMANGEL IN DER GESUNDHEITSBRANCHE

Mitarbeiter und Produktivität – zwei Begriffe die zweifelsohne in Verbindung stehen. Wenn ein Unternehmen besonders gut läuft, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass wenig über die Produktivität der Mitarbeiter nachgedacht und gesprochen wird. Aber in Krisenzeiten, in denen Unternehmen einen Schritt weiter gehen müssen, ist es wichtig, dass alle in Topform sind.

Wir möchten Ihnen nun 5 Tipps zur Steigerung der Produktivität geben. Auch für Selbständige sind die Tipps eine gute Möglichkeit, um die Arbeitszeiten des Tages optimal zu nutzen.

Mit Gamification Mitarbeiter motivieren

Motivation ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn es um Produktivität geht. Eine effektive Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren, ist der Einsatz von „Gamification“. Diese Technik verwendet Belohnungen, Ranglisten oder Rankings, Herausforderungen und andere Spielelemente, um sich wiederkehrende Aufgaben attraktiver und unterhaltsamer zu gestalten. Aktivitäten wie das Ausfüllen von Berichten oder das Einbringen von Ideen für Projekte können tatsächlich interessanter gestaltet werden.

Durch den Einsatz dieser Technik werden die Mitarbeiter motiviert, effizienter zu arbeiten, da sie bei aktiver Teilnahme etwas verdienen können, z.B. einen zusätzlichen freien Tag oder sogar einen Bonus.

Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Stellen Sie als Führungskraft sicher, dass den Mitarbeitern Verantwortung übertragen wird und vermeiden Sie Mikromanagement. Meistens scheint es so, dass die Mehrheit der Befragten sich bei der Recherche unter den Mitarbeitern mehr von Autonomie als von finanziellen Belohnungen motiviert fühlt. Mitarbeiter, die sich für ihre Arbeit verantwortlich fühlen, werden mit einer besseren Mentalität arbeiten, um so die bestmöglichen Endergebnisse zu erzielen.

Darüber hinaus ist es wichtig, klare Ziele zu setzen, damit die Mitarbeiter wissen, was zu erreichen ist und unrealistische Anforderungen vermieden werden. Kurzfristige Ziele sind effektiv, um die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Geschwindigkeit bei der Erfüllung von Aufgaben und der Zielerreichung zu kontrollieren. Es ist wichtig, Feedback zu geben, damit Mitarbeiter wissen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Gutes Management kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und helfen, diese zu erhalten.

Einblicke in die Arbeits- und Zeitnutzung

In dem aktuellen Markt reicht es oft nicht mehr aus, sich anzusehen, was ein Mitarbeiter physisch produziert hat, da viele Aktivitäten zu Ideen oder Vorschlägen und nicht zu einem echten physischen Produkt führen. Es ist wichtiger denn je, die Produktivität auf die richtige Weise zu messen. Qualität ist genauso wichtig wie die Quantität. Darüber hinaus ist es wichtig zu dokumentieren, wie viel Zeit für die täglichen Aufgaben, wie etwa die Beantwortung von E-Mails aufgewendet wird.

Viele Menschen denken, dass sie am Ende des Tages wissen, wie viel Zeit sie für verschiedene Aufgaben aufgewendet haben, aber Studien deuten darauf hin, dass nur 17% der Mitarbeiter den Zeitablauf genau messen können. Durch den Einsatz von Zeiterfassungstools ist ersichtlich, an welchen Projekten gearbeitet wurde und wie viel Zeit dies tatsächlich kostet.

Zufriedene Mitarbeiter sind produktivere Mitarbeiter

Die Praxis zeigt immer wieder, dass zufriedene Mitarbeiter effizienter sind. Menschen, die mit ihrer Arbeit unzufrieden sind oder sich unterbewertet fühlen, werden ihre Arbeit oft auf Autopilot erledigen, ohne tatsächlich am Endergebnis beteiligt zu sein. Respekt, Vertrauen und eine positive Unternehmenskultur tragen zu einer besseren Produktivität der Mitarbeiter bei.

Als Führungskraft ist es wichtig, sich in die Lage der Mitarbeiter zu versetzen und darüber nachzudenken, wie Sie selbst behandelt werden wollen und was sie verbessern würden. Dies kann von Kursen zur Selbstentfaltung über das Anbieten eines gesunden Frühstücks oder frischer Früchte am Arbeitsplatz bis hin zur Möglichkeit, während der Arbeitszeit Sport zu treiben, reichen.

Regelmäßige Pausen bringen neue Energie

Um die Produktivität zu steigern, sind regelmäßige Pausen erforderlich, um die Konzentration zu verbessern. Kurze Pausen bei längeren Aufgaben tragen dazu bei, die Leistung konstant zu halten. Das pausenlose Arbeiten an einer Aufgabe führt zu einem stetigen Leistungsabfall.

Pausen von 15 bis 20 Minuten alle zwei Stunden reichen aus, um müde Gehirne neu zu starten und dann neu mit einer neuen Aufgabe zu beginnen oder mit einer laufenden Aufgabe fortzufahren. Auch Beschwerden wie Kopf- und Rückenschmerzen können so vermieden werden.

Bitkom schlägt Sofortprogramm für erleichterte Einwanderung vor.

Auswanderungswillige IT-Fachkräfte aus Russland und Belarus sollten nach Deutschland geholt werden. Dafür setzt sich der Digitalverband Bitkom ein und macht Vorschläge, wie dies gelingen kann. Demnach sollte ein Sofortprogramm #greencard22 aufgelegt werden, um russische und belarussische IT-Expertinnen und -Experten schnell und unbürokratisch anzuwerben und vollständig und dauerhaft in Arbeitsmarkt und Gesellschaft zu integrieren. „Der barbarische russische Überfall bringt unermessliches Leid über die Menschen in der Ukraine. Sie brauchen jede erdenkliche Unterstützung, und dazu gehört auch eine empfindliche Schwächung des Angreifers Russland und des mit ihm eng verbündeten Belarus im IT-Sektor. Indem wir IT-Fachkräfte aus Russland und Belarus zu uns holen, wird der Aggressor spürbar geschwächt – und gleichzeitig der Standort Deutschland gestärkt“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. Voraussetzung für eine erfolgreiche Einwanderung müssen das Bekenntnis zur freiheitlich-demokratischen Grundordnung und eine erfolgreich durchlaufene, behördliche Sicherheitsüberprüfung sein. Berg: „Viele IT-Fachkräfte in Russland und Belarus gehören zur globalen digitalen Gesellschaft, freiheitliche und pluralistische Werte, für die das Internet geradezu symbolhaft steht, sind ihnen wichtig. Dass sie unsere Werte teilen, muss auch die Voraussetzung sein, um nach Deutschland kommen und hier arbeiten zu können. In der deutschen Wirtschaft sind 96.000 Stellen für IT-Fachkräfte vakant. Es wäre für alle Seiten ein Gewinn, wenn wir das exzellente IT-Know-how aus Russland und Belarus abziehen.“

Das Sofortprogramm #greencard22 sieht vor, dass IT-Fachkräfte aus Russland und Belarus innerhalb einer Woche eine Aufenthaltserlaubnis erhalten, sofern ihnen ein Jobangebot vorliegt. Zudem sollen das Visa-Verfahren zur Arbeitsplatzsuche und das Berufsanerkennungsverfahren beschleunigt werden. Die Antragsverfahren sollen komplett digitalisiert und es sollen verbindliche Bearbeitungsfristen gesetzt werden. Auf den Nachweis von Deutschkenntnissen soll vollständig verzichtet werden. Berg: „Sehr gute Deutschkenntnisse sind unabdingbar, um Teil der deutschen Gesellschaft werden zu können und es muss verpflichtende Angebote geben, diese Deutschkenntnisse zu entwickeln. In vielen IT-Jobs braucht man solche Deutschkenntnisse nicht, und so sollten sie auch nicht zur Voraussetzung einer Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis gemacht werden.“

Ergänzend dazu muss Einwanderungswilligen praktische Unterstützung geleistet werden. IT-Fachkräften in Russland und Belarus sollten zielgruppenspezifische Informationen bereitgestellt werden, unter anderem auch in russischsprachigen Job-Portalen. Bestehende Services deutscher Behörden sollten gebündelt, ausgebaut und vermarktet werden, wie die Hotline „Arbeiten und leben in Deutschland“, Online-Beratungsangebote etwa zu Wohnen, Schule und Kinderbetreuung oder Integrations- und Sprachkurse. IT-Fachkräfte, die von ihrem neuen Arbeitgeber bei organisatorischen, bürokratischen und praktischen Fragen nicht unterstützt werden können, sollten von den Behörden einen Gutschein für einen Relocation-Service erhalten. Auch die engsten Familienangehörigen bedürfen Unterstützung. Neben den Eheleuten und Kindern sollten auch Lebenspartnerinnen und -partner vom ersten Tag an ein Visum erhalten, um in Deutschland leben und arbeiten zu können.

Die Kampagne #greencard22 knüpft an das Green-Card-Programm an, in dessen Rahmen in den Nullerjahren mehr als 13.000 IT-Spezialistinnen und -Spezialisten aus Drittstaaten außerhalb der EU nach Deutschland kamen. Dabei wurden mit jeder Green-Card zusätzlich weitere 2,5 neue Arbeitsplätze geschaffen.

Qualifizierte Einwanderung ist ein wichtiger Baustein einer breit und langfristig aufgesetzten Strategie, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Dazu gehört auch die Vermittlung von Digitalkompetenz über die gesamte Bildungskette hinweg. Speziell Frauen sollten für eine Karriere in der IT begeistert werden. In den kommenden zehn Jahren gehen viele derzeit noch beruflich aktive IT-Expertinnen und -Experten der geburtenstarken Jahrgänge 1958 bis 1968 in den Ruhestand. Nur etwa jede zweite dadurch entstehende Vakanz kann durch eigenen IT-Nachwuchs ausgeglichen werden.

Bei der Vielzahl an Online-Jobbörsen in Deutschland ist es für Jobsuchende und Arbeitgeber nicht immer leicht, die passende zu finden. Abhilfe verspricht der Jobbörsencheck von PROFILO, der die Qualität der Jobbörsen jährlich aus Sicht von Bewerbenden und Unternehmen prüft und auszeichnet. Auch 2022 kann sich meinestadt.de wieder Platz 1 für die höchste Weiterempfehlungsrate von Bewerbenden sichern.

Die Ergebnisse des Jobbörsenchecks wurden zum Stichtag 01.08.2022 auf Grundlage von über 72.000 online erhobenen Bewerber- und über 19.000 Arbeitgeberbewertungen ausgewertet.

Bewerberurteil: Zufriedenheit und Weiterempfehlung topMit einer Zufriedenheitsbewertung von 5,24 von 7 Punkten und einer Weiterempfehlungsrate von 91 Prozent in der Kategorie der großen Generalistenjobbörsen erwies sich meinestadt.de in diesem Jahr wieder als Favorit der Bewerbenden. Bei der Zufriedenheit platzierte sich meinestadt.de auf Rang 2 knapp hinter Stepstone (5,27 Punkte), bei der Weiterempfehlungsrate liegen die beiden Jobbörsen gleichauf auf dem ersten Platz.

Arbeitgeber profitieren von hoher Akzeptanz unter Bewerbenden“Die erneut hohe Weiterempfehlungsrate von über 90 % zeigt, wie etabliert und akzeptiert unser Jobportal unter Bewerbenden ist”, sagt Mark Hoffmann, CEO von meinestadt.de. “Gerade im immer enger werdenden Fachkräftemarkt ist das wettbewerbsentscheidend. Davon profitieren auch unsere Kunden auf Arbeitgeberseite.“

Über meinestadt.deBei meinestadt.de finden Nutzer:innen lokale Informationen und Angebote rund um Jobs, Immobilien, Auto und Freizeit gebündelt für jeden Ort in Deutschland. Seit Gründung 1996 ist meinestadt.de für Suchende und Anbietende in allen 11.000 Städten und Gemeinden das “Eingangsportal” ins Internet. Das Unternehmen beschäftigt über 200 Mitarbeiter:innen am Hauptsitz in Köln sowie deutschlandweit. Als Teil von Axel Springer gehört meinestadt.de zu einem der größten Digitalverlage Europas. Mehr unter www.meinestadt.de.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio