Die strategische Personalplanung hat viele Vorteile: Vor allem jedoch sorgt sie dafür, dass der jeweilige Personalbedarf einer Abteilung (und natürlich auch eines gesamten Unternehmens) bereits im Vorhinein ermittelt werden kann. Auf dieser Grundlage können Personaler und Führungskräfte frühzeitig wichtige Maßnahmen einleiten, um mögliche Engpässe zu vermeiden und durchgehend ausreichend passendes und qualifiziertes Personal zur Verfügung zu haben. Doch was genau bedeutet der Begriff “strategische Personalplanung” – und wie genau wird diese umgesetzt? Dieser Artikel bringt Aufschluss.
Strategische Personalplanung verstehen
Bevor man jedoch mit einem strategischen Rahmen für die Personalplanung beginnen kann, sollte vollkommen klar sein, welche Aspekte sich genau hinter dem Begriff verbergen.
Wie eingangs bereits erwähnt geht es bei der strategischen Personalplanung vor allem darum, sicherzustellen, dass man stets das richtige Personal (und auch die passende Anzahl von Mitarbeitern) parat hat, um das Unternehmen aktuell und auch in naher Zukunft ideal führen zu können.
Hierzu sind Personalpläne ein wichtiges Tool: Schließlich helfen diese dabei, nicht nur Personalengpässe, sondern auch Lücken in der Qualifikation der Belegschaft zu identifizieren, damit diese so schnell wie möglich geschlossen werden können. Auch hier kann die strategische Personalplanung somit eine wichtige Hilfe bei der Lösungsfindung sein.
Kurz gesagt: Die Wachstumsziele und individuellen Wettbewerbsvorteile können nur dann gesichert werden, wenn die Personalplanung so bedarfsnah und korrekt wie möglich durchgeführt wird.
Schlüsselelemente eines strategischen Rahmens für die Personalplanung
Die strategische Personalplanung besteht aus 3 Schlüsselelementen. Doch welche sind das genau? Hier ein kleiner Überblick:
Personalanalyse
Klar ist: Unternehmen müssen auf Schwankungen und unerwartete Veränderungen auf dem Markt reagieren. Viele verfallen in solchen Fällen jedoch regelrecht in Panik und stellen beispielsweise viel zu viele Mitarbeiter ein, anstatt sich auf die real benötigten Fachkräfte zu fokussieren. Die Folge: Es kommt zu einem Einstellungsüberschuss, der nicht nur viel Geld und Ressourcen kostet, sondern komplett unnötig ist.
Mit einer gut durchdachten Personalplanung kann man solche unüberlegten Entscheidungen vermeiden und damit die Kosten für die Einstellung und Rekrutierung senken. Durch die Nutzung digitaler Bewerbungstools können überdies Personalkosten bei der Rekrutierung eingespart werden.
Nachfrageprognose
Ein Thema, das in vielen Unternehmen leider erst dann die nötige Aufmerksamkeit erfährt, wenn es schon (fast) zu spät ist, ist die Planung der Nachfolge – gerade im Führungsbereich. Auch hier ist strategische Personalplanung ein wichtiges Hilfsmittel: Schließlich umfasst sie nicht nur die Analyse des aktuellen Personalbedarfs und die Identifikation von Lücken, sondern ist auch für die reibungslose Nachfolgeplanung unabdingbar.
Versorgungsanalyse
Die Versorgungsanalyse ist ein weiterer entscheidender Aspekt in der strategischen Personalplanung, der oft unterschätzt wird: Sie konzentriert sich darauf, den zukünftigen Personalbedarf mit den verfügbaren internen und externen Ressourcen abzugleichen.
Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten sollten Unternehmen auf viele mögliche Szenarien vorbereitet sein. Firmen, die sich auch auf “schlechte Zeiten” einstellen und auch in Sachen Personalplanung auf eventuelle Veränderungen eingestellt sind, fahren in der Regel um einiges besser als Unternehmen, die sich nicht früh genug vorbereiten.
Hochqualifizierte, an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens orientierte Personalsoftware kann hierbei wertvolle Hilfe leisten. Diese Software hilft dir, den Personalbedarf anhand verschiedener Szenarien im Voraus zu prognostizieren, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren und Soll-Ist-Leistungen über das Jahr hinweg zu vergleichen.
So entwickeln Sie einen strategischen Personalplan
Unternehmen, die eine strategische Personalplanung implementieren, sind zudem in der Lage, diese an ihre Wachstumsziele anpassen. Auch können aktuelle Recruiting-Trends schneller erfasst werden.
Ziele und Vorgaben festlegen
Der erste Schritt in der Entwicklung eines strategischen Personalplans ist die klare Definition der Ziele und Vorgaben. Diese sollten sich direkt aus den Unternehmenszielen ableiten und sowohl kurz- als auch langfristige Perspektiven berücksichtigen. Unternehmen sollten sich darüber im Klaren sein, welche Fähigkeiten und Kompetenzen sie in der Belegschaft benötigen, um ihre Wachstumsziele zu erreichen.
Dabei ist es wichtig, sowohl die quantitativen als auch die qualitativen Anforderungen zu definieren – also nicht nur die Anzahl der benötigten Mitarbeiter, sondern auch deren spezifische Qualifikationen und Erfahrungen. Ob die jeweiligen Ziele erreicht werden, lässt sich besonders gut an vorher festgelegten KPIs ablesen.
Kritische Rollen und Kompetenzen identifizieren
Sind Ziele und Vorgaben erst einmal festgelegt, geht es im Anschluss darum, kritische Rollen und Kompetenzen zu erkennen. Dabei sollte nicht nur der aktuelle Bedarf im Fokus stehen: Auch zukünftige Anforderungen, die sich aus dem Wachstum oder der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens ergeben, sollten hierbei berücksichtigt werden.
Ermitteln Sie somit, welche Rollen besonders hohen Einfluss auf die Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens haben, und identifizieren Sie die Mitarbeiter, die diese Schlüsselrollen aktuell ausfüllen. Anschließend sollten Sie die Fähigkeiten und Leistungen der identifizierten Mitarbeiter fair, aber dennoch realistisch bewerten. Falls nötig, können Sie zudem Maßnahmen zur Weiterbildung einleiten, um sicherzustellen, dass diese Rollen optimal besetzt sind und zukünftige Herausforderungen ideal bewältigt werden können.
Umsetzung Ihres Personalplans
Im nächsten Schritt folgt die konkrete Umsetzung des Personalplans. Im Detail geht es hierbei darum, die zuvor entwickelten Strategien in die Tat umzusetzen und sicherzustellen, dass die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.
Beginnen Sie daher so bald wie möglich damit, Ihre Rekrutierungsprozesse anzupassen und zu optimieren. Dies kann die Einführung neuer digitaler Rekrutierungstools beinhalten, um die Effizienz zu steigern und die besten Talente schneller zu identifizieren. Außerdem sollten Schulungs- und Entwicklungsprogramme entwickelt werden, um bestehende Mitarbeiter gezielt weiterzubilden und auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.
Überwachung und Anpassung des Plans
Bedenken Sie, dass es sich bei der strategischen Personalplanung keineswegs um eine starre Angelegenheit handelt: Vielmehr dreht es sich dabei um einen dynamischen Prozess, der ständigen Veränderungen unterliegt. Die Bedürfnisse eines Unternehmens können sich im Laufe der Zeit aufgrund von Marktentwicklungen, technologischen Fortschritten oder internen Veränderungen verändern: Daher ist es entscheidend, dass Ihre Personalplanung flexibel bleibt und kontinuierlich an neue Gegebenheiten angepasst wird. Zusätzlich können auch qualifizierte Jobmarkt-Analysen hilfreich sein.
Tools und Technologien für die Personalplanung
Um den dynamischen Anforderungen der Personalplanung gerecht zu werden, ist der Einsatz moderner Tools und Technologien unerlässlich. Diese Instrumente können dabei helfen, die Effizienz zu steigern, Daten besser zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zu den wichtigsten Technologien, die Sie in Ihre Personalplanung integrieren sollten, gehören unter anderem Personalmanagement-Software, Analyse- und Reporting-Tools sowie Recruiting-Plattformen, die Ihnen das Anwerben neuer, passender Mitarbeiter erleichtern.
Auch der Einsatz einer digitalen Personalakte kann sehr hilfreich sein, da diese eine zentrale und strukturierte Ablage aller relevanten Mitarbeiterinformationen bietet: Eine solche Lösung erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf umfassende Daten wie Vertragsdetails, Leistungsbeurteilungen, Schulungsnachweise und Krankheits- oder Urlaubszeiten.
Durch den Einsatz einer digitalen Personalakte werden Informationen nicht nur sicher gespeichert, sondern auch schnell verfügbar gemacht – was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Dies ermöglicht eine zügige und präzise Bearbeitung von Anfragen und administrativen Aufgaben, wodurch besonders Personaler wertvolle Zeit sparen können.
Fazit: Strategische Personalplanung – ein Muss für jedes erfolgreiche Unternehmen!
Unternehmen sind Tag für Tag Schwankungen und neuen Marktentwicklungen ausgesetzt, auf die sie unvorbereitet nur unzureichend reagieren können. Dies gilt auch für Personalfragen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass eine strategische Personalplanung genau dort ansetzt, und den Personalbedarf nicht nur für die Gegenwart ermittelt, sondern auch so akkurat wie möglich für die Zukunft vorhersagt.
Doch das ist noch nicht alles: Eine gut durchdachte, strategische Personalplanung sorgt zudem dafür, dass Unternehmensziele mit dem Personalbedarf in Einklang gebracht werden und so eine viel höhere Chance haben, umgesetzt zu werden. Somit gilt: Geschäftsziele lassen sich nur mithilfe einer umfassenden, strategischen Personalplanung erreichen!
UniNow enthüllt bevorzugte Arbeitszeitmodelle der Studierenden.
PADERBORN/MAGDEBURG - Die Hochschul-App UniNow hat eine halbe Million Studierende gefragt. 32 Prozent der Studierenden möchten beim Eintritt ins Berufsleben in Teilzeit arbeiten - bevorzugt mit flexiblen Arbeitszeiten.
Schon heute hat Deutschland mit 1.363 Stunden die niedrigste Pro-Kopf-Arbeitszeit der OECD. In Frankreich werden zum Vergleich etwa 150 Stunden mehr pro Jahr gearbeitet, in Griechenland insgesamt sogar 1.956 Stunden pro Jahr (Quelle: OECD 2022).
UniNow-Umfrage zeigt: Arbeitsmarkt weiter unter Druck - jeder dritte Studierende bevorzugt Teilzeitarbeit
Nur 21 Prozent der Studierenden sprechen sich für eine Vollzeitbeschäftigung im klassischen 40-Stunden-Wochen-Modell aus. Feste Arbeitszeiten und Überstunden, wie sie die Babyboomer kennen, sind bei der Generation Z äußerst unbeliebt. Weitere 25 Prozent der Studierenden legen sich hinsichtlich ihrer Arbeitszeit nicht fest und wünschen sich mehr remote bzw. aus dem Home-Office zu arbeiten.
7 Prozent der Studierenden streben weitaus größere Freiheiten an und wollen als Freelancer oder projektbasiert arbeiten. 14 Prozent der Studierenden sind unentschlossen.
Die Präferenzen der Studierenden lassen erwarten, dass bei weiter steigendem Fachkräftemangel immer mehr Einstiegsjobs angeboten werden, die Teilzeit und Home-Office bieten - um überhaupt noch Besetzungen zu erzielen.
Über UniNow:
UniNow, Marktführer unter den deutschen Hochschul-Apps, geht dank des direkten Zugangs zum akademischen Nachwuchs diesen und anderen Fragen in den Themenfeldern Studium & Karriere gemeinsam mit der Jobbörse Jobware.de, der UniNow als Tochtergesellschaft verbunden ist, nach. Die App UniNow stellt wichtige studienrelevante Informationen wie den Studentenausweis, Stundenpläne, Notenspiegel und E-Mails gebündelt auf einer TÜV-zertifizierten und datenschutzkonformen Plattform kostenfrei bereit. Über 600.000 Studierende nutzen diese, Tendenz stark steigend.
Mittels UniNow wurden im Rahmen einer aktuellen Umfrage (06/2024) über eine halbe Million Studierende bundesweit bezüglich ihrer Einstellung befragt. Hierbei kamen 24.103 Antworten für die obige Fragestellung zustande. Aufgrund ihrer einzigartigen Reichweite unter Studierenden aller Fachrichtungen kann die Campus-App UniNow (www.uninow.de) ein umfassendes Stimmungsbild zeichnen.
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- Unterschiedliche Gehaltsvorstellungen sind laut Personalverantwortlichen oft ein Grund für das Ende von Bewerbungsprozessen
- Mehr als die Hälfte der Unternehmen wollen Gehaltstransparenz konkret verbessern
- Online-Befragung von The Stepstone Group unter 5.700 Beschäftigten, darunter 750 Recruiter*innen
Pressemitteilung von The Stepstone Group:
Düsseldorf, 22.02.2024. Die heikle Gehaltsfrage ist einer der massivsten Stolpersteine in Bewerbungsprozessen. In einer aktuellen Erhebung von The Stepstone Group gaben mehr als die Hälfte der Recruiter*innen (51 Prozent) an, dass abgebrochene Bewerbungsverfahren häufig an unterschiedlichen Vorstellungen über die Vergütung scheitern. Aus Sicht von 23 Prozent platzt eine Bewerbung häufig, weil die Gehaltsfrage nicht früh genug thematisiert wurde.
Bewerberinnen und Bewerber wünschen sich ihrerseits eine klare Ansage von Unternehmen in Sachen Gehalt. 6 von 10 (59 Prozent) haben schon einmal auf eine Bewerbung für eine eigentlich passende Stelle verzichtet, weil keine Informationen zur Vergütung Gehalt vorlagen – 14 Prozent mehr als noch 2022. 86 Prozent würden es begrüßen, wenn Unternehmen in Deutschland Gehälter grundsätzlich offenlegen.
Jedes zweite Unternehmen arbeitet an Maßnahmen für mehr Gehaltstransparenz
Beim Thema Gehaltstransparenz sehen Recruiter*innen unterdessen noch Verbesserungspotenzial in ihren Unternehmen: 47 Prozent der Firmen haben der Stepstone-Erhebung zufolge noch keine Maßnahmen geplant, offener mit dem Thema Gehalt umzugehen. 17 Prozent wollen klarere und transparentere Gehaltsrichtlinien einführen, während 16 Prozent gleiche Bezahlung für gleiche Arbeit unabhängig von Geschlecht und Herkunft garantieren, und 15 Prozent stellen eine kontinuierliche Überprüfung bzw. Aktualisierung der Vergütungsstrukturen sicher. Nur 15 Prozent geben an, Gehaltsspannen für jede Position zu veröffentlichen.
„Unternehmen, die sich beim Thema Gehaltstransparenz gut aufstellen und ihren Worten Taten folgen lassen, begegnen Bewerber*innen auf Augenhöhe und helfen ihnen die bestmögliche Entscheidung zu treffen“, betont Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group. „Und nicht nur das: Es hilft ihnen, in Zeiten der Arbeiterlosigkeit mehr Bewerber*innen zu finden, den Bewerbungsprozess schlanker und transparenter zu halten und Personal auch langfristig zu binden. Das Gehalt ist und bleibt einer der wesentlichen Entscheidungsfaktoren bei der Jobsuche und gewinnt durch die Inflation und die neuen Kraftverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt noch mehr an Bedeutung“, so Zimmermann.
Weitere Informationen:
Einen Überblick über die Ergebnisse der Studie und weitere Vorteile von Gehaltstransparenz gibt es im Insights-Beitrag „Win-Win: Wie Gehaltstransparenz Unternehmen und Mitarbeitende stärkt“: https://www.thestepstonegroup.com/de/insights/win-win-wie-gehaltstransparenz-unternehmen-und-mitarbeitende-starkt/
Der Stepstone Gehaltsreport 2024 zum Download und weitere Informationen und Einordnungen für Arbeitgeber und Führungskräfte: https://www.stepstone.de/e-recruiting/gehalt-deutschland/
Informationen und Einordnungen für Arbeitnehmer*innen und Bewerber*innen: https://www.stepstone.de/magazin/gehaltsvergleich
Über die Stepstone-Befragung zu Gehältern und Gehaltstransparenz 2023/2024
Wie zufrieden sind Arbeitnehmer*innen in Deutschland mit ihrem Gehalt? Können sie ihren Marktwert einschätzen? Und wie transparent gehen sie mit dem Thema Gehalt um? Stepstone hat im November 2023 zu diesen und weiteren Themen rund 5.700 Beschäftigte, darunter ca. 1.200 Führungskräfte und ca. 750 Recruiter*innen, in Deutschland befragt. Die Befragung ist repräsentativ für die deutsche Erwerbsbevölkerung nach Alter, Geschlecht und Bildung.
Der Fachkräftemangel ist zunehmend auch in der Biobranche spürbar. Gleichwohl gewinnen Sinnstiftung, Nachhaltigkeit und flexiblere Arbeitsplatzgestaltung immer mehr an Bedeutung – nicht nur bei jüngeren Generationen. Werte, die in vielen Biobetrieben bereits langjährig gelebt werden. Zur BIOFACH Messe ist daher jetzt das neue Jobportal an den Start gegangen. Es soll eine Plattform bieten, um Suchende und Anbietende effizient zu vernetzen.
Aus der Taufe gehoben wurde die neue Jobbörse von Schrot&Korn und BioHandel in Zusammenarbeit mit greenjobs.de. Letztere betreibt seit September 2000 das führende Jobportal im Umweltbereich, mit Schwerpunkt auf die Zukunftsmärkte Umweltschutz, Energie-, Agrar- und Verkehrswende. Mit Schrot&Korn und BioHandel können nun zwei bedeutende Biomedien ihre Reichweite mit zur Verstärkung einbringen, ebenso wie die Expertise und Vernetzung in der Biobranche.
„In der heutigen Zeit ist die Personalsuche auch in der Biobranche schwierig. Diese Lücke wollen wir mit einem wirtschaftlich attraktiven Angebot schließen“, so Stefan Reining, Geschäftsführer des bio verlags, Herausgeber von Schrot&Korn und BioHandel. „Unser Ziel ist es, Hersteller, Filialisten, Händler sowie Bioladeninhaber:innen bei der Suche nach Fachkräften in der Bio-Branche ohne Streuverluste zu unterstützen. Gleichermaßen schaffen wir für Jobsuchende eine zentrale Plattform für interessante, werteorientierte Angebote.“
Dazu Jan Strohschein, Geschäftsführer und Co-Gründer von greenjobs.de: „Mit den etablierten Marken BioHandel und Schrot&Korn vom bio verlag können wir unseren Stellensuchenden eine sinnvolle und logische Erweiterung an zahlreichen Jobs und damit top Karrierechancen in der Biobranche anbieten. Arbeitgeber erreichen über die Onlineangebote des bio verlags sehr zielgenau branchenaffine Menschen und über greenjobs.de zusätzlich potentielle Quereinsteiger:innen in die Bio-Branche, die bereits ein grünes Mindset haben.“
Gleich zum Projektstart können Stellensuchende auf ein großes Stellenportfolio zugreifen, welches mit neuen Ausschreibungen aus der Biobranche sukzessive erweitert wird.
www.biojobs.de, www.schrotundkorn.de/jobboerse, www.biohandel.de/jobboerse
Bildhinweis: Anestis Aslanidis/bio verlag
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