Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

Personalplanung
Bei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung
Mit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale Personalakte
Mit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-Recruiting
Durch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

• Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden.
  
  
• Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle.
  
  
• Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern.
  
  
• Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
  
  
• Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio

Wir leben in einer Welt, die sich durch technologischen Fortschritt, ökologische Herausforderungen und gesellschaftliche Veränderungen kontinuierlich wandelt. Dementsprechend müssen auch wir versuchen, mit diesem Wandel Schritt zu halten. Dies gilt insbesondere für Jobbewerber, die ihre Lebensläufe regelmäßig an die aufstrebenden und sich verändernden Branchen anpassen sollten. Schließlich ist es wichtig, auf einem dynamischen Jobmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Anpassung Ihres Lebenslaufs an Sektoren, die aufgrund von technologischen Entwicklungen, Umweltveränderungen und gesellschaftlichen Verschiebungen auf dem Vormarsch sind, kann entscheidend für Ihre Karriere sein. Branchen wie erneuerbare Energien, KI, Gesundheitswesen und digitale Bildung stehen derzeit im Mittelpunkt dieser Entwicklung.

Die Notwendigkeit der Anpassung

Mit dem Aufkommen neuer Technologien und dem steigenden Bewusstsein für Umweltfragen haben sich zahlreiche Branchen rapide weiterentwickelt. Diese Sektoren suchen in der Regel nach Fachkräften, die nicht nur über die erforderlichen technischen Fähigkeiten verfügen, sondern auch ein tiefes Verständnis für die zugrunde liegenden globalen Trends haben. Dazu gehören beispielsweise die Fähigkeit, nachhaltige Praktiken zu implementieren, KI-gestützte Lösungen zu entwickeln oder effektive Online-Lernprogramme zu gestalten.

Bewerber, die dieses Know-How mitbringen, haben wesentlich bessere Chancen, sich die entsprechenden Jobs zu sichern.

Tipps zur Anpassung Ihres Lebenslaufs

Relevante Fähigkeiten hervorheben

Eine ansprechende Lebenslauf Vorlage ist schon eine gute Grundlage. Um in den genannten Branchen erfolgreich zu sein, sollten Sie Ihren Lebenslauf aber so anpassen, dass er Ihre relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen hervorhebt. Betonen sollten Sie vor allem Kompetenzen wie:

• Technisches Know-how: Kenntnisse spezifischer Technologien, die in der Zielbranche vorherrschend sind, z.B. Programmiersprachen für KI-Entwicklungen oder Systeme zur Energieverwaltung für Branchen, in denen es um erneuerbare Energien geht.
  
  
• Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, sich schnell neue Fertigkeiten anzueignen und sich an Veränderungen anzupassen, ist in sich schnell wandelnden Branchen unerlässlich. Sie sollte also im Lebenslauf Erwähnung finden.
  
  
• Bewusstsein für Nachhaltigkeit: Verständnis für ökologische Nachhaltigkeit und Erfahrung mit Praktiken, die den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens reduzieren.

Diese Erfahrungen zählen:

Neben formalen Qualifikationen und Fähigkeiten suchen Arbeitgeber oft nach Belegen für praktische Erfahrungen. Diese zeigen, dass Sie in der Lage sind, Ihre theoretischen Kenntnisse auch in realen Szenarien anzuwenden. Dazu gehören:

• Projektarbeit: Beschreiben Sie Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, insbesondere solche, in denen relevante Technologien oder Methoden zum Einsatz kamen.
  
  
• Erfolge: Quantifizieren Sie Ihre Erfolge, um potenziellen Arbeitgebern einen messbaren Einblick in Ihre Leistungsfähigkeit zu geben.

Kontinuierliches Lernen und berufliche Weiterentwicklung

In einem sich ständig verändernden Umfeld ist die Bereitschaft zum lebenslangen Lernen entscheidend. So kann es zum Beispiel gut sein, Seminare in englischer Sprache zu besuchen, um Fremdsprachenkenntnisse zu verbessern und aufzufrischen. 

Ihr Engagement für berufliche Weiterentwicklung bringen Sie im Lebenslauf folgendermaßen zum Ausdruck:

• Fortbildungen: Listen Sie relevante Kurse, Zertifikate oder Schulungen auf, die Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern.
• Selbststudium: Zeigen Sie Initiativen, die Sie unternommen haben, um Ihr Wissen durch Selbststudium zu vertiefen, z. B. Online-Kurse oder Teilnahme an Fachkonferenzen.

Antizipation der Bedürfnisse der nächsten Generation von Industrien

Um Ihren Lebenslauf wirklich zukunftssicher zu machen, ist es wichtig, vorausschauend zu denken und die Bedürfnisse und Herausforderungen der nächsten Generation von Industrien zu antizipieren. Dies bedeutet, Trends und Entwicklungen nicht nur zu verfolgen, sondern auch zu verstehen, wie diese die Anforderungen an Arbeitskräfte in Ihrem Bereich ändern könnten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lebenslauf Ihre Fähigkeit widerspiegelt, über den Tellerrand hinaus zu denken und innovative Lösungen für zukünftige Probleme zu bieten.

Networking und Online-Präsenz

In der heutigen digital vernetzten Welt ist es ebenso wichtig, eine starke Online-Präsenz zu haben, die sowohl Ihre Fachkenntnisse als auch Ihr Engagement für Ihre Branche widerspiegelt. Ihre Online-Präsenz kann als erweiterter Teil Ihres Lebenslaufs fungieren und potenziellen Arbeitgebern einen tieferen Einblick in Ihre Fähigkeiten und Interessen bieten.

Eine ansprechende Online-Präsenz können Sie sich am besten folgendermaßen aufbauen:

1. Professionelles Profil
Beginnen Sie am besten mit LinkedIn, da dies die wichtigste Plattform für berufliches Networking ist. Sorgen Sie für ein professionelles Profilbild und füllen Sie alle Bereiche Ihres Profils aus, einschließlich einer aussagekräftigen Überschrift und Zusammenfassung. Listen Sie Ihre Erfahrungen, Fähigkeiten, Ausbildungen und Zertifikate detailliert auf.

Überlegen Sie sich anschließend, welche anderen sozialen Medien für Ihre Branche relevant sein könnten.

2. Inhalte teilen und erstellen
Verfassen Sie Artikel oder Blogbeiträge zu Themen, die für Ihre Branche relevant sind. Dies demonstriert Ihre Kenntnisse und Leidenschaft für Ihren Bereich.

Beteiligen Sie sich außerdem aktiv an Diskussionen in Fachgruppen oder Foren. Kommentieren und teilen Sie interessante Beiträge, um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen.

3. Networking
Vernetzen Sie sich mit Fachleuten in Ihrer Branche. Senden Sie personalisierte Anfragen, um Ihre Chancen auf eine positive Reaktion zu erhöhen.

Suchen Sie nach Mentoren, zu denen Sie aufschauen. Eine gute Mentorschaft kann wertvolle Einblicke und Möglichkeiten bieten.

4. Online-Portfolio
Erwägen Sie auch die Erstellung einer eigenen Website, um Ihr Portfolio oder Ihren Lebenslauf zu präsentieren, besonders wenn Sie in kreativen oder freiberuflichen Bereichen tätig sind.

Stellen Sie sicher, dass Ihre besten Arbeiten leicht zugänglich sind. Binden Sie Links oder PDFs in Ihr LinkedIn-Profil ein oder verlinken Sie auf Ihre Website.

5. Professionelle Kommunikation
Halten Sie Ihre Profile aktuell und kohärent. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten überall leicht zu finden sind.

Fügen Sie Links zu Ihren professionellen Profilen in Ihre E-Mail-Signatur ein, um es Interessierten leicht zu machen, mehr über Sie zu erfahren.

Bereit für die Zukunft

Die Anpassung Ihres Lebenslaufs an die sich wandelnden Anforderungen des Arbeitsmarktes ist ein fortlaufender Prozess. Durch die Betonung relevanter Fähigkeiten, kontinuierliches Lernen und die Antizipation der Bedürfnisse zukünftiger Industrien können Sie sicherstellen, dass Ihr Lebenslauf nicht nur die Aufmerksamkeit potenzieller Arbeitgeber auf sich zieht, sondern auch für langfristig erfolgreiche Karrierechancen sorgt. Behalten Sie stets in Erinnerung, dass Ihre Bereitschaft, sich anzupassen und zu wachsen, in der dynamischen Landschaft des heutigen Arbeitsmarktes die wertvollste Ressource ist.

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• Unterschiedliche Gehaltsvorstellungen sind laut Personalverantwortlichen oft ein Grund für das Ende von Bewerbungsprozessen
• Mehr als die Hälfte der Unternehmen wollen Gehaltstransparenz konkret verbessern
• Online-Befragung von The Stepstone Group unter 5.700 Beschäftigten, darunter 750 Recruiter*innen

Pressemitteilung von The Stepstone Group:

Düsseldorf, 22.02.2024. Die heikle Gehaltsfrage ist einer der massivsten Stolpersteine in Bewerbungsprozessen. In einer aktuellen Erhebung von The Stepstone Group gaben mehr als die Hälfte der Recruiter*innen (51 Prozent) an, dass abgebrochene Bewerbungsverfahren häufig an unterschiedlichen Vorstellungen über die Vergütung scheitern. Aus Sicht von 23 Prozent platzt eine Bewerbung häufig, weil die Gehaltsfrage nicht früh genug thematisiert wurde.

Bewerberinnen und Bewerber wünschen sich ihrerseits eine klare Ansage von Unternehmen in Sachen Gehalt. 6 von 10 (59 Prozent) haben schon einmal auf eine Bewerbung für eine eigentlich passende Stelle verzichtet, weil keine Informationen zur Vergütung Gehalt vorlagen – 14 Prozent mehr als noch 2022. 86 Prozent würden es begrüßen, wenn Unternehmen in Deutschland Gehälter grundsätzlich offenlegen.

Jedes zweite Unternehmen arbeitet an Maßnahmen für mehr Gehaltstransparenz

Beim Thema Gehaltstransparenz sehen Recruiter*innen unterdessen noch Verbesserungspotenzial in ihren Unternehmen: 47 Prozent der Firmen haben der Stepstone-Erhebung zufolge noch keine Maßnahmen geplant, offener mit dem Thema Gehalt umzugehen. 17 Prozent wollen klarere und transparentere Gehaltsrichtlinien einführen, während 16 Prozent gleiche Bezahlung für gleiche Arbeit unabhängig von Geschlecht und Herkunft garantieren, und 15 Prozent stellen eine kontinuierliche Überprüfung bzw. Aktualisierung der Vergütungsstrukturen sicher. Nur 15 Prozent geben an, Gehaltsspannen für jede Position zu veröffentlichen.

„Unternehmen, die sich beim Thema Gehaltstransparenz gut aufstellen und ihren Worten Taten folgen lassen, begegnen Bewerber*innen auf Augenhöhe und helfen ihnen die bestmögliche Entscheidung zu treffen“, betont Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group. „Und nicht nur das: Es hilft ihnen, in Zeiten der Arbeiterlosigkeit mehr Bewerber*innen zu finden, den Bewerbungsprozess schlanker und transparenter zu halten und Personal auch langfristig zu binden. Das Gehalt ist und bleibt einer der wesentlichen Entscheidungsfaktoren bei der Jobsuche und gewinnt durch die Inflation und die neuen Kraftverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt noch mehr an Bedeutung“, so Zimmermann.

Weitere Informationen:

Einen Überblick über die Ergebnisse der Studie und weitere Vorteile von Gehaltstransparenz gibt es im Insights-Beitrag „Win-Win: Wie Gehaltstransparenz Unternehmen und Mitarbeitende stärkt“: https://www.thestepstonegroup.com/de/insights/win-win-wie-gehaltstransparenz-unternehmen-und-mitarbeitende-starkt/

Der Stepstone Gehaltsreport 2024 zum Download und weitere Informationen und Einordnungen für Arbeitgeber und Führungskräfte: https://www.stepstone.de/e-recruiting/gehalt-deutschland/

Informationen und Einordnungen für Arbeitnehmer*innen und Bewerber*innen: https://www.stepstone.de/magazin/gehaltsvergleich

Über die Stepstone-Befragung zu Gehältern und Gehaltstransparenz 2023/2024

Wie zufrieden sind Arbeitnehmer*innen in Deutschland mit ihrem Gehalt? Können sie ihren Marktwert einschätzen? Und wie transparent gehen sie mit dem Thema Gehalt um? Stepstone hat im November 2023 zu diesen und weiteren Themen rund 5.700 Beschäftigte, darunter ca. 1.200 Führungskräfte und ca. 750 Recruiter*innen, in Deutschland befragt. Die Befragung ist repräsentativ für die deutsche Erwerbsbevölkerung nach Alter, Geschlecht und Bildung.

Personalverantwortliche verwalten unzählige sensible Informationen der Mitarbeiter. Das können persönliche Daten wie Anschrift oder Telefonnummer, finanzielle Informationen wie Kontodaten oder aber sehr persönliche Daten wie Leistungsbeurteilungen sein.

In der heutigen Zeit sind diese Daten oft digital gespeichert, da das papierlose Büro sich immer weiter durchsetzt. Das hat viele Vorteile, birgt aber gleichzeitig die Gefahr, dass Hacker versuchen, diese Fülle an Daten als Ziel für ihre Attacken auszuwählen. Grund genug, dass Mitarbeiter aus der Personalverwaltung wissen, wie sie ihre Cybersicherheit ausreichend erhöhen.

Gefahren für die Cybersicherheit

Datenpannen
Hacker können Datenbanken in Unternehmen, die Mitarbeiterinformationen enthalten, angreifen und diese Daten offenlegen. Die Motive können vielfältig sein: So könnten die Täter versuchen, die Daten an Dritte weiterzuverkaufen, Identitätsdiebstahl zu begehen oder das betroffene Unternehmen zu erpressen.

Egal wie das Motiv letztlich aussieht, ist ein erfolgreicher Cyberangriffe immer auch ein großer Imageverlust für das Unternehmen und kann zu sinkender Attraktivität als Arbeitgeber führen.

Phishing
Phishing ist nicht nur im Personalbereich eine der häufigsten Bedrohungen der Cybersicherheit. Doch Personaldaten bieten neben Kundendaten oftmals eine hohe Quantität und Sensibilität, sodass ein Angriff für Hacker äußerst attraktiv erscheint.

Kriminelle versuchen über E-Mails, Textnachrichten oder klassisch per Telefon, die Opfer zur Preisgabe von Daten zu bewegen. Dabei bedienen sie sich dem sogenannten Social Engineering, das bedeutet, sie manipulieren den Empfänger oder Gesprächspartner am Telefon auf emotionaler Ebene, um sein Vertrauen zu gewinnen.

Es können sich ebenso Anhänge in E-Mails befinden, die der Empfänger öffnen soll, sodass sich Schadsoftware wie Ransomware oder andere Malware auf dem Computer installiert (siehe Ransomware).

Spear Phishing
Im Unternehmensbereich kommt häufig eine Unterform des Phishings zum Einsatz, das so bezeichnete Spear Phishing. Statt Opfer über Massen-E-Mails zufällig auszuwählen, wird hierbei ein Opfer bewusst vom Cyberkriminellen als Ziel gewählt.

Spitzenkräfte von Unternehmen lassen sich mit einer kurzen Google-Suche ausfindig machen. So findet der Täter zum Beispiel über LinkedIn-Profile heraus, wer im Unternehmen im Personalbereich arbeitet, und wendet eine Phishing-Attacke auf diese Person an.

Zum Teil ist dies mit wochenlanger Vorbereitungszeit verbunden, um möglichst viele Informationen über den Mitarbeiter zu sammeln. In manchen Fällen gibt sich der Täter auch als Vorgesetzter oder Mitarbeiter einer Drittfirma aus, mit der das Unternehmen zusammenarbeitet.

Ransomware
Durch das Öffnen virenverseuchter Anhänge in E-Mails im Zuge von Phishing kann sich Ransomware auf dem Gerät des Empfängers installieren. Diese Art der Schadsoftware verschlüsselt einzelne Dateien oder ein ganzes System und gibt diese erst nach Zahlung eines Lösegelds – häufig in Form von Kryptowährungen zu zahlen – wieder frei.

Erhöhte Gefahr durch Homeoffice und Remote-Zugriff

Einer der Gründe, wieso es zu den oben genannten Gefahren kommt, ist die vermehrte Arbeit von Mitarbeitern außerhalb des Büros. Im Unternehmen selbst kann der Arbeitgeber für sichere Arbeitscomputer und allgemein für eine entsprechende Sicherheit der digitalen Infrastruktur sorgen.

Außerhalb davon liegt es aber nur begrenzt in seiner Kontrolle. Denn arbeiten Mitarbeiter zum Beispiel mit ihren eigenen Geräten, die sie auch privat nutzen, gibt es keine Garantie, dass dieses ausreichend gegen Cyberangriffe gerüstet sind.

Noch kritischer sind öffentliche WLAN-Hotspots. Diese bieten nur begrenzte oder gar keine Sicherheit. Arbeitet ein Personalverantwortlicher in solch einem öffentlichen WLAN-Netzwerk, läuft er Gefahr, dass unbekannte Dritte die Schwachstellen eines Hotspots ausnutzen und Daten abgreifen

Interne Bedrohungen

Nicht nur externe Bedrohungen gefährden die Cybersicherheit. Ebenso können die Mitarbeiter in der Personalabteilung selbst zur Gefahr werden. Da sie je nach Größe des Unternehmens mit großen Mengen an sensiblen Daten der Mitarbeiter arbeiten, ist die Gefahr groß, dass durch Nachlässigkeit oder grobe Fahrlässigkeit Informationen offengelegt werden.

Dieser Punkt überschneidet sich mit oben genannten. So ist ein nachlässiger Mitarbeiter deutlich gefährdeter, Opfer eines Phishing-Angriffs zu werden und böswillige Links oder Anhänge zu öffnen.

In seltenen Fällen können Personalverantwortliche (oder andere Mitarbeiter) bewusst Informationen nach außen preisgeben, zum Beispiel, um sich finanziell zu bereichern oder aus Rache gegen den Arbeitgeber.

Wichtige Maßnahmen für mehr Cybersicherheit

Entscheidend ist, dass Personalverantwortliche regelmäßig geschult werden und wissen, welche Cybersicherheitsmaßnahmen wichtig sind. Zu den wichtigsten Themen sollten gehören:

• Erkennen von Phishingversuchen: Personalverantwortliche müssen in der Lage sein, frühzeitig Phishing-Mails und Social-Engineering-Attacken zu erkennen, und ebenfalls zu wissen, wie sie reagieren müssen, wenn ein Angriff zum Erfolg geführt hat;
  
  
• Sichere Passwörter: Jedes Konto muss über ein sicheres Passwort verfügen und individuell sein. Konten mit sensiblen Daten sollten zusätzlich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) geschützt werden;
  
  
• Datenverschlüsselung: Vor allem im Personalbereich müssen Dateien verschlüsselt gespeichert und übertragen werden. Auf keinen Fall darf eine solche Datei unverschlüsselt als Anhang in E-Mails weitergegeben werden;
  
  
• Sicherer Zugriff und sichere Kommunikation: Mitarbeiter, die von außerhalb auf Infrastruktur und Daten des Unternehmens zugreifen, sollten dies über ein VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) tun. Zur internen Kommunikation sollten ausschließlich Kanäle mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Anwendung finden;
  
  
• Backups und Löschung von Daten: In regelmäßigen Abständen sollte ein Backup aller Daten erstellt werden, so dass im Falle eines Datenverlusts dieses Backup zur Wiederherstellung genutzt wird. Daten von Mitarbeitern, die nicht mehr im Unternehmen aktiv sind, müssen gemäß der Datenschutzgesetze nach den geltenden Fristen gelöscht werden;
  
  
• Regelmäßige Updates: Sobald Updates für Geräte und Software verfügbar sind, die bekannte Sicherheitslücken schließen, sollten diese heruntergeladen werden. In Unternehmen erfolgt dies meist über Nacht oder über das Wochenende;
  
  
• Reaktionsplan entwickeln: Personalverantwortliche können noch so aufmerksam und sensibilisiert sein, es kann dennoch jederzeit zu einer geglückten Cyberattacke kommen. Mitarbeiter müssen in diesem Moment wissen, wie sie darauf reagieren;
  
  
• Risikomanagement von Drittanbietern: Arbeitet das Unternehmen mit Drittanbietern zusammen, die Personaldaten verarbeiten, ist es wichtig, dass dieser Anbieter das Vertrauen des Unternehmens genießt und immer wieder ein Risikomanagement durchgeführt wird, um jederzeit die Datensicherheit zu gewährleisten.

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