Neuanfang: Wann ist die Zeit für eine Kündigung gekommen?

Berufsorientierung ist keine Frage des Alters. Üblicherweise wird an Schüler gedacht, wenn es um diesen Begriff geht. Doch es kann zu jedem Zeitpunkt im Leben die Notwendigkeit bestehen, sich auf einen neuen Beruf zu orientieren. Zudem umfasst die Berufsorientierung  nicht nur das Berufsbild, sondern auch Arbeitgeber, Arbeitsort und Arbeitszeiten. Denn am Ende muss die persönliche Situation mit dem Job vereinbar sein.

Berufsorientierung für Jugendliche

Für junge Menschen ist die Berufsorientierung besonders schwer. Sie sind unerfahren und haben keine Vorstellung davon, wie viele Berufe es wirklich gibt. Das Engagement der Lehrenden, die die Berufsorientierungsbegleitung betreuen, hält sich notgedrungener Weise in Grenzen, denn sie bekommen weder zusätzliche Zeit noch Wertschätzung für diese Aufgabe. Im Grunde sind die Eltern hier sehr stark gefragt, doch auch sie sind in der Regel keine Arbeitsmarktspezialisten und raten zu Berufen die gefragt sind, gut bezahlt werden oder die sie selbst kennen oder ausüben.

Mit der Berufsberatung in der Arbeitsagentur steht Jugendlichen eine Stelle zur Seite, die beispielsweise Eignungstests anbietet. Zudem steht hier umfangreiches Material zur Verfügung, dass über Berufsbilder, Zugangsvoraussetzungen usw. informiert. Dies kann online ebenso genutzt werden, wie analog (Broschüren). Der Berufsinteressentest im Netz ist tatsächlich sehr beliebt und liefert erste Berufsbilder.

Sehr engagierte Eltern setzen sich dafür ein, dass die Kinder ein Coaching besuchen dürfen. Dies kostet zwar Geld, ist aber durchaus zu empfehlen. Am Ende eines Coachings gibt es passgenaue Bewerbungsunterlagen und einen Überblick über Fähigkeiten und Interessen und dazu passenden Berufsbildern. Im Idealfall verfügt der Coach über ein Netzwerk und informiert über Messen, Last Minute Jobbörsen und Veranstaltungen der Kammern zu Berufen.

Berufsorientierung im Erwachsenenalter

Eine Veränderung der persönlichen Situation, beispielsweise durch Umzug oder Familiengründung oder die Gesundheit, zwingen Menschen dazu, sich beruflich zu orientieren. Auch Unzufriedenheit im Job, schlechte Bezahlung oder der Wunsch, mehr Verantwortung zu übernehmen sind Gründe für Wechselwünsche.

Kunden von Arbeitsagenturen und Jobcentern können darum bitten, ein Bewerbungscoaching besuchen zu dürfen. Auch die Rentenkasse kann sowohl zu Gruppenveranstaltungen wie auch Einzelcoaching zuweisen. Doch auch Arbeitnehmer:innen haben die Möglichkeit sich mit einem Jobratgeber über ihre Karrieremöglichkeiten auszutauschen. Die Kosten hierfür können auf Antrag durch Arbeitsagenturen übernommen werden.

Für Berufserfahrene stehen andere Themen im Fokus. Sie kennen in der Regel bereits mindestens einen Beruf und möchten in ihm weiterarbeiten und vorankommen oder einen Arbeitgeber finden, in dem sie die Freude am erlernten Beruf wiederfinden können. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist ein häufiger Grund für die berufliche Neuorientierung, aber auch Weiterbildungswünsche oder das Streben nach einem ganz anderen Berufsabschluss.

Tatsächlich bietet es sich für Erwachsene an, den Berufsinteressentest zu machen, der auch Schülern empfohlen wird. Selbst wenn eine Ausbildung kein Thema ist, so wird ein Hinweis auf Branchen gegeben, in denen die berufliche Entfaltung die besten Chancen hat.

Berufserfahrene sollten unbedingt auch überprüfen ob der Wunsch nach Neuorientierung aus einer Überlastungssituation entstanden ist. Berufsmüdigkeit kann viele Ursachen haben, nicht immer ist der Wechsel von Arbeitgeber oder Beruf dann wirklich eine Lösung der Probleme. Auch solche Themen bespricht der Jobberater mit seinen Klienten, sucht nach Ursachen und hilft bei der Lösungsfindung.

Berufsorientierung – was spielt eine Rolle?

Den krisensicheren Job suchen viele, doch die damit verbundenen Tätigkeiten können und wollen nur wenige machen. Pflege, Bestattungswesen und Abfallwirtschaft sind Branchen, die immer nach Fachkräften und Helfern suchen. Während man für Pflege und Bestattung geschaffen sein muss, ist Abfallwirtschaft klischeebehaftet und deshalb unbeliebt. Können und Wünsche sind daher oberste Priorität in der Berufsorientierung. Am Anfang sollte immer eine Potentialanalyse stehen. Ob einem die Aufgaben leicht von der Hand gehen oder gar nicht liegen, entscheidet darüber, wie wohl man sich mit seiner Arbeit fühlt.

Die äußeren Umstände, wie Lage des Arbeitsplatzes, Dauer der Arbeitswege, Kollegen und Chef sind ebenso wichtig wie die Bezahlung und eine Work-Life-Balance, auf die Arbeitnehmer immer mehr Wert legen.

Die Anforderungen an Arbeitnehmer steigen stetig. Entsprechend ist der Wunsch nach beruflicher Weiterbildung und auch die Notwendigkeit hierfür gestiegen. Die Potentialanalyse zeigt nicht nur, was Orientierende können, sondern auch Defizite, die ausgeglichen werden können.

Job und Gesund dürfen nicht kollidieren. In der Praxis sind gesundheitliche Probleme einer der Hauptgründe für berufliche Neuorientierungen. Physisch leiden bei schweren Arbeiten im Bauwesen oder in der Logistik Rücken und Knie, andere Berufe rufen Allergien hervor. Doch auch die psychischen Leiden bei Arbeitnehmern werden zahlreicher. Ausprägung und Heilung hängen eng mit dem Beruf zusammen. Entsprechend darf der neue Job keine Notlösung sein, sondern sollte Körper und Seele nicht weiter schwächen.

Wunsch nach Neustart oder Unabhängigkeit

Fast jeder kommt irgendwann in seinem Leben an einen Punkt, an dem er seinen Job und seine Leistungen infrage stellt. Oder er möchte selbstbestimmt leben und arbeiten und strebt nach einer Selbstständigkeit, gar nach einem Remotejob. Hierfür ist die aktuelle Zeit wie geschaffen. Nie war es so leicht, sich ein eigenes Unternehmen aufzubauen oder sich Kenntnisse anzueignen, die für bestimmte Tätigkeiten notwendig sind.

Digitalisierung und Globalisierung eröffnen neue Chancen und berufliche Perspektiven. Mit den richtigen Fähigkeiten können Arbeitnehmer oder Selbstständige orts- und zeitunabhängig arbeiten, womit sie Arbeit und Leben in ein perfektes Gleichgewicht bringen können. Gehen sie einem Job nach, der auch Berufung ist, fühlt sich Arbeit gar nicht wie Arbeit an.

Sicherheit oder Mut zum Risiko

Letztendlich hat jeder seine eigenen Bedürfnisse. Der eine fühlt sich mit einem gewissen Risiko sogar ganz wohl, der andere braucht die Sicherheit, sein geregeltes Einkommen zu haben. Die Entscheidung kann einem niemand abnehmen. Vom Risiko ist immer eher abzuraten wenn:

mehr als die eigene Person von der Entscheidung betroffen sind große Investitionen nötig sind viele finanzielle Verpflichtungen bestehen (Kredite, Unterhalt) bereits Schulden bestehen

Veränderungen aus eigenem Antrieb profitieren von der Motivation, die sich hier natürlicherweise aufbaut. Allerdings kann Enthusiasmus auch den Blick für Gefahren trüben.

Sicherheit mit Mut zum Risiko

Bei der Option Sicherheit mit Mut zum Risiko ließe sich über einen Nebenjob der Einstieg in einen anderen Beruf vollziehen. Oft ergibt sich daraus ein Angebot des Arbeitgebers oder die Erkenntnis, dass der Job gar nicht so toll ist, wie vermutet. Dann ist der andere Job immer noch da und der Ausflug in eine andere Branche hat keine gravierenden Folgen.

Viele Arbeitnehmer stellen sich mit Sicherheit dieselbe Frage: Warum soll ich eigentlich eine Weiterbildung machen, wenn ich meine Arbeit doch gut beherrsche? Dabei vergessen viele, dass eine Fortbildung sie nicht nur auf der Arbeit, sondern auch im privaten Leben weiterbringt. In diesem Artikel möchten wir uns mit der Weiterbildung und den daraus resultierenden Vorteilen beschäftigen, sodass jeder leichter für sich entscheiden kann, ob sich eine Bildungsmaßnahme anbietet oder nicht.

Warum sollte man sich einer Weiterbildung nicht verschließen?Auch wenn man mit seiner aktuellen Karriere zufrieden ist, sollte nie vergessen werden, dass der Stillstand gleichbedeutend mit einem Rückschritt ist. Dies gilt nirgendswo stärker als in der Arbeitswelt. Entsprechend ist das Thema der Weiterbildung ein Bereich, an dem kein Arbeitnehmer langfristig vorbeikommt, der wirklich etwas erreichen möchte. Ein Zitat von John F. Kennedy zeigt deutlich, wie wichtig die ständige Weiterbildung ist:

            „Es gibt nur eins, was auf Dauer teurer ist als Bildung – keine Bildung.“

Die große Bedeutung einer Weiterbildung lässt sich vor allem darin bemessen, dass einem Mitarbeiter wichtigere Aufgaben anvertraut werden, man erfolgreicher arbeiten kann und natürlich auch eine bessere Bezahlung erhält. Außerdem sollte nicht vernachlässigt werden, dass die Fortbildung eine bessere Jobgarantie ermöglicht. Entsprechend ist die eigene Chance höher, seine aktuelle Arbeitsstelle länger oder sogar dauerhaft zu behalten.

Wann bietet sich eine Fortbildung besonders an?

Besonders in Branchen, die sich vergleichsweise schnell ändern, ist eine Weiterbildung zu empfehlen. Als besonders gutes Beispiel sind Berufe im digitalen Arbeitsbereich zu nennen. Hier gibt es oft so viele und schnelle Veränderungen, sodass man nicht hinterherkommen würde, wenn man sich nicht weiterbilden würde. Durch den Umstand, dass es fast in allen Berufsbereichen eine stärkere Digitalisierung gibt, wird das Thema der Weiterbildung für fast alle Berufsbilder immer wichtiger. Außerdem sollte noch erwähnt werden, dass immer mehr Menschen Angst um ihren Job haben, wenn die Digitalisierung wie aktuell weiter voranschreitet. Vor allem von dieser Angst betroffen sind einfache Arbeiten in der Transport- oder Logistikbranche sowie bei der Industrieproduktion, die nach der Meinung von vielen Arbeitnehmern bald durch Maschinen übernommen werden könnten. Diese Angst ist zwar zum Großteil unbegründet, da es immer noch viele Bereiche gibt, die ohne Fachpersonal bzw. die Kontrolle durch einen Menschen nicht möglich sein werden, wer sich aber nicht anpasst, bleibt schnell auf der Strecke.

In welchen Bereichen ist die Weiterbildung besonders zukunftssicher?

Realistisch gesehen wird es natürlich nicht alle Jobs für immer geben. Früher oder später werden diese entweder verschwinden oder wirklich von Maschinen übernommen werden. Es gibt aber zahlreiche Berufszweige, die auch in der Zukunft sicher bleiben oder sogar erst entstehen. Entsprechend sinnvoll ist hier eine Weiterbildung. Zu diesen Bereichen gehören unter anderem:

– Softwareentwicklung– IT-Security– Energietechnik– Nachhaltigkeit– Pflege und Betreuung.

Wer in diesem Bereich eine Fortbildung durchführt, der hat sehr gute Chancen auch in Zukunft noch einen sicheren Arbeitsplatz zu haben.

Was sollte eine gute Weiterbildungsmaßnahme bieten?

Über entsprechende Anbieter können unterschiedliche Weiterbildungen und Fortbildungen gegenübergestellt werden. Hierbei ist es natürlich wichtig, sich für eine Maßnahme zu entscheiden, die seinen Wünschen und Vorstellungen entspricht. Diesbezüglich ist es wichtig, dass die jeweilige Fortbildungsmaßnahme auf den Arbeitnehmer zugeschnitten ist. Entsprechende Fortbildungsanbieter bieten oft Kurse an, die sich individuell an die Teilnehmer anpassen. Um an einem solchen Kurs teilzunehmen, ist es sinnvoll direkt auf seinen Chef bzw. seine Chefin zuzugehen und den Wunsch zu äußern, eine solche Fortbildung durchführen zu dürfen. Dabei bekommt man eine gute Chance, dass man auch finanzielle Unterstützung von seinem Arbeitgeber erhält. Weiterhin sollte noch erwähnt werden, dass sich eine gute Weiterbildung durch fünf Aspekte definiert. Diese Aspekte sind:

– Klar definierte Lernziele– Praxisorientierte Inhalte– Dialogorientierter Unterricht– Kompetentes Lehrpersonal– Anerkannte Abschlüsse.

Ob diese Aspekte erfüllt werden, kann man bei einer Recherche der jeweiligen Bildungswerke im Internet leicht herausfinden.

Das Fazit

Man sollte auf keinen Fall die Chance verpassen, eine Weiterbildung durchzuführen, wenn einem diese Möglichkeit geboten wird, da diese enormes Potenzial für die berufliche Zukunft bieten. So kommt man in seinem Berufsleben auf jeden Fall weiter und man muss sich deutlich weniger Sorgen um die berufliche Zukunft machen.

Fachkräftemangel, 4-Tage-Woche und die Berufsfelder der Zukunft – so blicken Deutschlands Beschäftigte auf das Job-Jahr 2023/24

Rund 62 Prozent der Beschäftigten sind der Ansicht, dass der Arbeitsmarkt ein Arbeitnehmermarkt geworden ist. Mehr als die Hälfte der Deutschen (53%) ist davon überzeugt, dass sich die Wirtschaft eine 4-Tage-Woche bei vollem Lohnausgleich nicht leisten kann. 45 Prozent sehen sogar Deutschlands Wettbewerbsfähigkeit dadurch gefährdet.  39 Prozent der Beschäftigten sehen im Bereich Gesundheit, Pflege und Soziales die besten Job-Perspektiven für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Hamburg, 18. Dezember 2023 – Das Kalenderjahr neigt sich dem Ende zu und damit auch das Job-Jahr 2023. Die neue XING Studie „Der Arbeitsmarkt der Zukunft“ in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut Marketagent analysiert das Job-Jahr 2023 und gibt einen Ausblick auf die Arbeitsmarkt-Trends 2024. 

In vielen Branchen hat sich die Marktsituation bereits gewandelt, von einem Arbeitgeber- hin zu einem Arbeitnehmermarkt. Eine veränderte Marktsituation, die dazu führt, dass sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in vielen Branchen ihre Stellen aussuchen können, während Arbeitgeber schauen müssen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt für sich zu gewinnen und längerfristig zu binden. Rund 62 Prozent der Deutschen stimmen dieser Aussage zu, hierbei fällt die Zustimmung bei den jüngeren Beschäftigten der Generation Z (70%) und Generation Y (69%) nochmals höher aus als bei der Generation 50+ (50 - 59 Jahre: 53%) und den Silver Workern (60 - 65 Jahre: 60%). Bei der Bewertung der Arbeitgeber-Attraktivität spielt für die Beschäftigten das Thema Unternehmenskultur eine Rolle, rund 70 Prozent der Befragten stimmen der Aussage zu, dass sich Arbeitgeber um eine ansprechende Unternehmenskultur kümmern müssen, um für Beschäftige attraktiv zu bleiben.

„Auch, wenn wir uns gerade mitten in einer Rezession befinden, leidet Deutschland der konjunkturellen Delle zum Trotz unter einem massiven Fachkräftemangel, der sich aufgrund des demographischen Wandels in den nächsten Jahren noch deutlich verstärken wird. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind somit das rare Gut der Zukunft.“, sagt XING Arbeitsmarktexperte Dr. Julian Stahl. 

Eine ähnliche Entwicklung zeigt sich beim Thema Homeoffice: Die Mehrheit der Deutschen (61%) sieht auch hier die Unternehmen in der Pflicht, attraktive Arbeitsplätze und Büroräumlichkeiten zu gestalten, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Homeoffice-Möglichkeit, Anreize zu schaffen, ins Büro zu kommen. Vor allem die jüngeren Generationen (GenZ und GenY: 67%) legen hierauf Wert. 

Diese Aspekte waren den Deutschen im Job-Jahr 2023 wichtigUnangefochtene Nummer eins bleibt für die Deutschen das Thema Gehalt, rund 90 Prozent geben an, dass es ein wichtiger Faktor für die Wahl eines Jobs bzw. eines Arbeitgebers sei. Dass zunehmend auch neue Kriterien für die Bemessung des Gehalts eine Rolle spielen könnten, stößt bei den Befragten auf Zuspruch. Rund ein Drittel der Deutschen (31%) könnte sich ein Vergütungsmodell vorstellen, dass sich zusammensetzt aus: erstens Arbeitszeit, zweitens dem Erreichen von Zielen und drittens der Erfahrungs- und Problemlösungskompetenz. Insbesondere Frauen (Frauen: 39%, Männer: 24%) sind dabei neuen Kriterien zur Gehaltsbemessung offen gegenüber. Wohingegen Männer (Männer: 16%, Frauen: 9%) auch mit dem Erreichen von Zielen als einzigem Kriterium zufrieden wären. 

Nach wie vor wichtig bei einem neuen Arbeitgeber ist Beschäftigen ein gutes Verhältnis zu den Kolleginnen und Kollegen (88%), ein passender Führungsstil (81%) sowie ein attraktiver Standort des Arbeitsplatzes (76%). Aber auch das Thema Flexibilität spielt für Beschäftigte eine übergeordnete Rolle: 72 Prozent der Befragten gaben an, dass ihnen eine flexible Arbeitszeiteinteilung wichtig ist, wenn es um die Wahl eines potenziellen Arbeitgebers geht. Hierbei zeigen sich merklich Unterschiede zwischen den Geschlechtern, während flexible Zeiteinteilung für rund drei Viertel der Frauen (75%) ein entscheidender Faktor ist, ist er das nur für 69 Prozent der Männer. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird von den Deutschen mit 30 Prozent eine betriebsinterne Kinderbetreuung geschlechterübergreifend als wünschenswert empfunden – etwas mehr Männer (32%) als Frauen (29%) finden das bei einem neuen Arbeitgeber wichtig. 

Die jüngeren Generationen legen im Generationen-Vergleich mehr Wert auf ein Engagement für das psychische Wohlergehen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (GenZ: 76%) und die Nachhaltigkeit eines neuen Arbeitgebers (GenZ: 61%). Zwar wünscht sich fast die Hälfte der Deutschen (47%) die Möglichkeit von Remote Work, aber auch hier sind es die Generation Z (57%) und die Millennials (56%), denen ortsunabhängiges Arbeiten bei einem neuen Unternehmen besonders wichtig sind. Treiber neuer Benefits ist dabei allen voran die GenZ, hier liegt der Wert für Sabbaticals und Workations bereits bei 51 Prozent (vgl. Silver Worker: 15%).  

„Insbesondere in den letzten drei Jahren sind neue, sogenannte Benefits im Bewusstsein vieler Arbeitgeber angekommen. Vor allem von jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern werden diese auch selbstbewusst eingefordert. Trotzdem müssen Unternehmen – gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten – genau überlegen, welche Angebote sie sich leisten können und wollen.", sagt XING Arbeitsmarktexperte Dr. Julian Stahl weiter. 

Dass bei allen Benefits aber auch die gesamtwirtschaftliche Situation nicht unbeachtet bleiben darf, sieht auch die Mehrheit der Deutschen so: Zwar stufen 53 Prozent Deutschen die 4-Tage-Woche als wichtigen Trend der Zukunft ein, mehr als jeder zweite Deutsche (53%) ist zugleich aber auch davon überzeugt, dass sich die Wirtschaft ein entsprechendes Modell bei vollem Lohnausgleich schlichtweg nicht leisten kann. 45 Prozent der Deutschen sind sogar der Auffassung, dass dadurch die Wettbewerbsfähigkeit von Deutschland gefährdet werden könne.

Die Job-Perspektiven der DeutschenIn welchen Branchen sehen die Deutschen selbst in Zukunft das größte Potential für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer? 39 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass die beruflichen Aussichten im Bereich „Gesundheit, Pflege und Soziales“ zukünftig besonders gut sind. Insbesondere weibliche Beschäftigte (46%) sehen in diesem Bereich mehr Job-Perspektiven in der Zukunft als ihre männlichen Kollegen (32%). Auf dem zweiten Platz landet mit 35 Prozent das Berufsfeld „erneuerbare Energien und Klima“, dicht gefolgt von der „Telekommunikations- bzw. IT-Branche“ mit 34 Prozent auf Platz drei. In den Branchen „Gastronomie und Tourismus“ (11%), „Beratung und Coaching“ (14%) sowie „Finanz- und Versicherungsdienstleistungen“ (15%) sehen die Deutschen vergleichsweise das geringste Zukunftspotential. Diese Einschätzung bestätigt auch Arbeitsmarktexperte Stahl und ergänzt: „Es ist wichtig zu verstehen, dass die Fachkräftelücke nicht nur im IT-Sektor klafft, sondern insbesondere in den Bereichen Kinderbetreuung, Kranken- und Altenpflege, dem Einzelhandel, Handwerk und der Lagerwirtschaft ein großer Mangel an Arbeitskräften vorherrscht. Hier sind Arbeitgeber besonders gefordert, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern attraktive Angebote zu machen, um auch Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger für sich gewinnen zu können“. 

Über die Umfrage: Im Auftrag des Jobs-Netzwerk XING befragte das Meinungsforschungsinstitut Marketagent im Oktober 2023 insgesamt 1.003 erwerbstätige Personen im Alter zwischen 18 und 65 Jahren in Deutschland im Rahmen einer repräsentativen Onlineumfrage zum Arbeitsmarkt der Zukunft.

Über XINGXING ist das führende Jobs-Netzwerk im deutschsprachigen Raum. Berufstätige aller Branchen und Karriere-Level finden auf XING über 1 Million Jobs und werden von beliebten Arbeitgebern sowie mehr als 20.000 Recruitern gefunden. XING unterstützt seine rund 22 Millionen Mitglieder, aus der Vielzahl an Angeboten den Job auszusuchen, der wirklich zu ihnen und ihren individuellen Bedürfnissen passt. Dabei geht es nicht nur um den Lebenslauf, sondern um den „perfect match“ zwischen Talent und passender Unternehmenskultur. XING zeigt Nutzerinnen und Nutzern, welche Chancen das Berufsleben für sie bereithält, und ermöglicht es ihnen, informierte Entscheidungen für das persönliche Job-Leben zu treffen. Mehr Informationen unter xing.com.

Über die New Work SE Die New Work SE engagiert sich für eine bessere Arbeitswelt. Mit starken Marken wie XING, kununu und onlyfy by XING und dem größten Talente-Pool in D-A-CH tritt sie an, der wichtigste Recruiting-Partner im deutschsprachigen Raum zu sein. Sie bringt Kandidaten und Unternehmen zusammen, damit Berufstätige ein zufriedeneres Jobleben führen und Firmen durch die richtigen Talente erfolgreicher werden. Das Unternehmen ist seit 2006 börsennotiert, hat seinen Hauptsitz in Hamburg und beschäftigt seine insgesamt rund 1.900 Mitarbeiter auch an weiteren Standorten von Berlin über Wien bis Porto. Weitere Infos unter new-work.se und nwx.new-work.se. 

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio