Jobportal von meinestadt.de mit bester Weiterempfehlungsrate

Wer gekündigt wurde, muss sich mit dem Thema Arbeitslosenmeldung befassen. Die meisten Menschen stehen dabei vor einer enormen Herausforderung. Es sind Fristen einzuhalten, Anträge einzureichen und man sollte wissen, was einem zusteht.

Die erste Frage ist natürlich, ob einem Arbeitslosengeld zusteht oder nicht. Zusätzlich kommen die ersten Fragen zu den Anträgen auf.  Wer Arbeitslosengeld beantragen muss steht vor einem Haufen an Unterlagen. Was genau es zu wissen gibt, wird dieser Ratgeber näher erklären.

Arbeitssuchend oder arbeitslos: Worin liegen die Unterschiede?

Diese beiden Begriffe werden Ihnen eventuell über den Weg laufen. Worin liegen die Unterschiede zwischen der Meldung arbeitssuchend und arbeitslos. Als arbeitssuchend wird jemand beschrieben, der nach einer neuen Anstellung sucht. Es kann möglich sein, dass Sie noch in einem Beschäftigungsverhältnis sind, Sie aber wissen, dass die Kündigung droht. 

In diesem Fall melden Sie sich arbeitssuchend. Arbeitslos melden Sie sich, wenn Sie bereits ohne eine Beschäftigung sind. Die Definition lässt sich auch mit dem Alter vernetzen. Wer schon ein hohes Alter erreicht hat und vielleicht nicht mehr arbeitsfähig ist, wird als arbeitslos beschrieben.

Wo meldet man sich, wenn der Job gekündigt wurde?

Melden können Sie sich bei der Arbeitsagentur. Dort haben Sie die Möglichkeit, ein Beratungsgespräch zu bekommen. Nach Erhalt einer Kündigung sollten Sie sofort die Arbeitsagentur aufsuchen und sich dort melden. Nur so können Sie auf Nummer sichergehen, dass Sie auch wirklich den Anspruch auf das Arbeitslosengeld besitzen. 

Sollten Sie einen befristeten Arbeitsvertrag besitzen, dann ist es ratsam sich sofort nach der Bekanntgabe der Befristung eine Information an die Agentur für Arbeit zu geben.

Arbeitslos melden kann man sich bei der Agentur für Arbeit. Jedoch muss man dafür nicht unbedingt vor Ort sein. Sondern die Meldung „Arbeitssuchend“ kann auch über die Online Portale verfasst werden. Durch die Corona Krise ist es mittlerweile möglich, die wichtigsten Angaben auch telefonisch zu machen.

Wann habe ich Anspruch auf Arbeitslosengeld?

Arbeitslosengeld beantragen, ist eine Herausforderung. Anspruch auf Arbeitslosengeld hat jeder der über zwei Jahre hinweg mindestens 12 Monate in die Arbeitslosengeldversicherung eingezahlt hat. Dabei spielt es erst mal keine Rolle, ob diese 12 Monate am Stück erfolgten oder mit Unterbrechungen. Sollte das nicht der Fall sein, wird das ALG II oder besser gesagt Harz 4  für Sie relevant.

Das ALG II dient zur Grundsicherung und ist ein Antrieb sich wieder in eine Arbeit zu begeben. Beantragt wird das bei der zuständigen Stelle. In diesem Fall ist das nicht die Arbeitsagentur.

Sollten Sie selbstständig gewesen sein und nun auf die Hilfe angewiesen sein, dann richtet sich die Höhe des Arbeitslosengeldes ebenfalls nach den eingezahlten Beiträgen. Die wenigsten Selbstständigen haben in die Agentur für Arbeit eingezahlt und bekommen deswegen keinen Anspruch. In diesem Fall wird ALG II beantragt.

Welche Unterlagen brauche ich für die Arbeitslosenmeldung?

Sollten Sie sich arbeitslos melden müssen, dann sind Anträge und Fristen besonders wichtig. Die Anträge für die Arbeitslosenzeit finden Sie Online oder direkt vor Ort. Viele Ämter stellen die Anträge zum Download zur Verfügung.  Es reicht jedoch nicht, dass die Anträge ausgefüllt und eingereicht werden. Sondern es werden weitere Unterlagen benötigt. Dazu gehören:

Personalausweis Meldebestätigungen, wenn der Reisepass vorliegt Nachweise über das Arbeitsverhältnis Nachweise über frühere Bezüge von ALG I oder II. Kündigung und Arbeitsvertrag Lebenslauf Bescheinigung über Bezug von Krankengeld, wenn das relevant ist

Fragen in diesem Bereich sind an die Agentur zu richten. Es ist ratsam, von allem nur eine Kopie abzugeben.

Wie viel Arbeitslosengeld steht Ihnen zu?

Diese Frage wollen sehr viele Arbeitssuchende beantwortet bekommen. Es lässt sich festhalten, dass rund 60 % des pauschalisierten Nettoeinkommens an Arbeitslosengeld gezahlt wird. Somit kann jeder seinen Beitrag selbst ausrechnen.

Bedenken muss man jedoch, dass die Steuerklasse unter anderem einen Einfluss auf die Höhe des Arbeitslosengeldes hat. Wer kein Arbeitslosengeld bekommt, der wird sich mit ALG II befassen müssen. Hier sind zahlreiche Faktoren wichtig. Dazu gehört auch die Anzahl der Personen, die in diesem Haushalt leben.

Hinweis:  An das Arbeitslosengeld I wird das erwirtschaftete Vermögen nicht angerechnet.  Abfindungen oder Provisionen werden jedoch angerechnet und können die Summe der Ansprüche mindern.

Welche Fristen sind bei der Arbeitslosenmeldung zu beachten?

Die meisten Menschen haben ein Problem, die Fristen einzuhalten. Denn diese können durchaus eine Verwirrung stiften.  Grundlegend wird gesagt, dass die Arbeitslosenmeldung 3 Monate vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen muss. Wer die Kündigung nicht kommen sieht, kann diese Frist natürlich nicht einhalten. In diesem Fall sollten Sie innerhalb von drei Tagen beim Amt vorstellig werden.

Diese Fristen sind bindend. Werden Sie nicht eingehalten, kann es zu Problemen bei der Beantragung kommen. Bei der ALG II Beanspruchung sind weitere Fristen zu beachten. Das Harz 4 muss immer wieder neu beantragt werden. Sobald ein Bescheid ausläuft, muss der Empfänger seine finanziellen Mittel neu beantragen.  Wird diese Frist nicht eingehalten ist die Leistung nicht weiter auszuzahlen.

Wie kann man schneller wieder in Arbeit gelangen?

Wer nicht lange arbeitslos sein möchte, der braucht einen Plan B.  Man hat also die Möglichkeit sich durch einen neuen Job aus der Arbeitslosigkeit zu holen. Dazu kann man die Angebote der Arbeitsagentur nutzen.

Auch eine Weiterbildung oder Umschulung sind sinnvolle Wege, um schnell wieder in Arbeit zu gelangen. Wer sich für diesen Weg entscheiden sollte, kann von der Arbeitsagentur einen Vermittlungsgutschein erhalten, um die Finanzierungen der Weiterbildungen zu erhalten. Diese Ansprüche gelten auch für Harz 4 Empfänger.

Natürlich sind alle Veränderungen der Umstände der Agentur zu melden. Durch immer wiederkehrende Beratungen lassen sich neue Perspektiven finden.

Zusammenfassend kann man also sagen, dass die Meldung bei der Arbeitsagentur vereinfacht wurde. Es ist mittlerweile Online oder über das Telefon möglich.

Wer schnell eine Übersetzung von einer Urkunde oder von einem technischen Fachtext benötigt, braucht die Hilfe eines Profis. Sowohl Privatleute als auch Unternehmen haben die Wahl zwischen professionellen Übersetzungsbüros und Freelancern.

Übersetzungsbüro beauftragenEs gibt viele Gründe, die dafür sprechen, sich an Übersetzungsbüros zu wenden. Diese sind meist breit aufgestellt und können eine ganze Bandbreite an verschiedenen Übersetzungsarbeiten bieten. Auftraggeber verschiedener Art müssen also nicht erst stundenlang nach einem Freelancer suchen, der sich auf Übersetzungen von medizinischen oder von juristischen Texten spezialisiert hat. Stattdessen wenden sie sich einfach an ein Übersetzungsbüro und lassen sich den passenden Übersetzer zuweisen.

Riesige Auswahl an SprachenGroße Übersetzungsbüros arbeiten mit einer ganzen Reihe an verschiedenen Übersetzern zusammen und decken in der Regel eine Vielzahl an Sprachen ab. Englisch, Französisch oder Spanisch sind fast immer vertreten. Hinzu kommen viele weitere europäische Sprachen. Doch auch Chinesisch wird in vielen Übersetzungsbüros standardmäßig angeboten. Schließlich nimmt diese Sprache vor allem im wirtschaftlichen Kontext immer größeren Raum ein. Ein seriöses Übersetzungsbüro prüft all seine Übersetzer auf ihre Qualifikationen und sucht gezielt nach Muttersprachlern. Denn um perfekte Texte liefern zu können, kommt es nicht nur auf fehlerfreie Grammatik an. Die Nuancen der Sprache lassen sich meist nur erfassen, wenn man mit der Sprache aufgewachsen ist und auch im Ausland lebt und arbeitet.

Große KapazitätenAufgrund des großen Pools an verschiedenen Übersetzern können Übersetzungsbüros Aufträge meist zeitnah abarbeiten. Oft werden mehr als 1.000 professionelle Übersetzer beschäftigt. Mit einer so großen Anzahl können manche Büros wie zum Beispiel easytrans24.com bis zu 2.500 Wörter pro Tag übersetzen. Somit sind sie auch für dringende Anfragen die perfekte Anlaufstelle und können schnell ein Angebot stellen. Natürlich hängt der mögliche Umfang immer davon ab, wie komplex ein Text ist. Aufgrund langjähriger Erfahrung geben Übersetzungsbüros aber meist eine realistische Einschätzung darüber, wie lange sie brauchen werden.

Auch für Privatkunden zugänglichViele Übersetzungsbüros arbeiten sowohl mit Unternehmen als auch mit Privatkunden zusammen. Wer also nur einmalig sein Zeugnis oder eine wichtige Urkunde übersetzen lassen möchte, muss dafür nicht ewig nach einem passenden Freelancer suchen, sondern kann sich direkt an ein Büro wenden und sich die Recherche sparen.

So profitieren Unternehmen von ÜbersetzungsbürosDoch auch Unternehmen müssen dank Übersetzungsbüro nicht nach dem einen Freelancer, der genau für ihre Art von Übersetzung geeignet ist, suchen. Hinzu kommt, dass Unternehmen hin und wieder verschiedene Übersetzungsleistungen benötigen. Manchmal soll die Webseite komplett ins Spanische übersetzt werden und mal wird eine Übersetzung eines Benutzerhandbuchs benötigt. Hier ist ein Übersetzungsbüro breit aufgestellt und kann jederzeit den passenden Service liefern.

Freelancer beauftragenNatürlich hat auch die Beauftragung eines Freelancers seine Vorteile. Beispielsweise haben Auftraggeber den direkten Draht zum Übersetzer. Sie kommunizieren mit ihm, ohne dass eine dritte Instanz dazwischengeschaltet ist. Bisweilen sind auch die Preise bei freiberuflichen Übersetzern niedriger, sodass es oft eine wirtschaftliche Entscheidung ist.

Unbedingt auf Zertifizierung nach DIN ISO 17100 achtenBei der Auswahl eines Freelancers ist es nicht immer leicht herauszufinden, welche Qualifikationen er wirklich besitzt. Auftraggeber sollten deswegen unbedingt darauf achten, dass der Freiberufler nach DIN ISO 17100 zertifiziert ist. Dabei handelt es sich um einen internationalen Standard zur Qualitätssicherung. Um das Zertifikat zu erhalten, müssen Übersetzer nicht nur über ausreichend Kompetenzen verfügen, sondern auch die Revision durch eine zweite Person mit geeigneten Qualifikationen garantieren.

Den richtigen Fachübersetzer findenGerade wenn es um fachliche Übersetzungen geht, sollte der Übersetzer das notwendige Know-how besitzen. Die Suche nach einem Freelancer, der die gewünschten Qualifikationen erfüllt, ist nicht immer leicht und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wendet sich der Auftraggeber an ein Übersetzungsbüro, kümmert sich dieses darum, den passenden Übersetzer zu finden. Entscheidet sich ein Unternehmen langfristig mit einem Freelancer zusammenzuarbeiten, kann das für beide Seiten eine gute Lösung sein. Braucht es aber plötzlich eine Übersetzung in einem anderen Fachgebiet oder in eine andere Sprache, kann der Freelancer das oft nicht leisten, weil er dafür nicht qualifiziert ist. Dann muss sich das Unternehmen nach einem weiteren Freelancer umsehen, was wieder neue Recherchearbeit bedeutet.

Freelancer haben beschränkte KapazitätenNatürlich ist auch die Kapazität eines Übersetzungsbüros irgendwann ausgeschöpft. Da dort aber mehrere Übersetzer parallel verschiedene Aufträge abarbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Texte dort zeitnah übersetzt und überprüft werden können. Ein Freelancer muss hingegen oft viele Kunden gleichzeitig betreuen. Wenn er nicht gerade eine Auftragsflaute hat, kann es also sein, dass er eine Weile für die Übersetzung brauchen wird. Kommt es zu Änderungswünschen auf Seiten des Auftraggebers, kann es ebenfalls länger dauern, bis eine Überarbeitung erfolgt ist. Natürlich ist das keine pauschale Regel. Es gibt mit Sicherheit auch Freelancer, die sofort zur Stelle sind. Das hängt natürlich immer vom jeweiligen Auftragsvolumen des freiberuflichen Übersetzers ab.

FazitÜbersetzungsbüros sind breiter aufgestellt, was Sprachen und Fachbereiche angeht und können deswegen ganz unterschiedliche Kundschaft bedienen. Sie liefern eine hohe Qualität, suchen sich ihre Übersetzer mit Bedacht aus und können flexibel auf veränderte Bedingungen reagieren. Wer den direkten Kontakt mit einem Freelancer schätzt, kann sich natürlich auch selbst auf die Suche nach einem Übersetzer begeben. Für eine längerfristige Zusammenarbeit für Übersetzungen in einem bestimmten Fachbereich und in eine immer gleichbleibende Sprache kann auch ein Freelancer gute Dienste leisten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die es stets individuell abzuwägen gilt.

Wer allein gegründet hat und stabile Erfolge verbuchen kann, wird sich früher oder später die Frage stellen, ob und wie er mit seinem Unternehmen wachsen möchte. Ist die Nachfrage am Produkt oder der Dienstleistung hoch und die Tendenz steigend, ist es naheliegend, Arbeitgeber zu werden und Mitarbeiter einzustellen. Wir erklären, was es zu beachten gilt, um gute Mitarbeiter zu finden und langfristig zu binden, welche Formalitäten angehende Arbeitgeber einhalten müssen und welche Fördermittel ihnen zustehen.

Gute Mitarbeiter sind entscheidend für den Unternehmenserfolg

Arbeitgeber werden: Zum einen gilt es, den Rechtsweg einzuhalten, Zuschüsse zu beantragen und sich auf die Suche nach passenden Mitarbeitern zu machen. Doch um als Arbeitgeber mit dem Unternehmen erfolgreich zu bleiben, kommt es nicht zuletzt darauf an, ein guter Arbeitgeber zu werden. Mit attraktiven Stellenangeboten kann man die Besten der Besten ins Boot holen und motivierte Mitarbeiter langfristig binden. Wer Arbeitgeber werden will, muss fortan nicht nur seine Produkte und Dienstleistungen bewerben, sondern auch das Unternehmen an sich, das Unternehmen als Arbeitsplatz. Die Anwerbung und Bindung von Spitzenkräften sind eine wesentliche Voraussetzung für das Wachstum Ihres Unternehmens. In diesem Sinne sollte das Ziel, nicht nur Arbeitgeber, sondern bevorzugter Arbeitgeber zu werden.

Das macht einen bevorzugten Arbeitgeber aus

Bei Bewerbern sehr gefragte Unternehmen, in denen die Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen, werden als bevorzugte Arbeitgeber bezeichnet. Ein bevorzugter Arbeitgeber zu sein bedeutet, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, eine Marke aufzubauen, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können und eine Arbeitskultur zu etablieren, in der es Freude bereitet, produktiv zu sein.

Auch kleine Arbeitgeber können zu bevorzugten Arbeitgebern werden, indem sie eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen und bestimmte Werte vertreten. Wichtig ist natürlich auch und vor allem eine faire Bezahlung der Mitarbeiter.

Gute Mitarbeiter finden und binden

Wer Arbeitgeber werden möchte, sollte sich in einem ersten Schritt überlegen, wie er sich den idealen Mitarbeiter vorstellt. Wird jemand gesucht, der mit der Vision des Unternehmens übereinstimmt und diesem beim Wachsen hilft? Oder ist ein Mitarbeiter gewünscht, der angelernt werden soll und dem man als Arbeitgeber dabei hilft, sich beruflich weiterzuentwickeln? Als Arbeitgeber muss man sich bewusst sein, dass man nicht alles für jeden sein kann. Doch wer von Anfang an die richtigen Mitarbeiter einstellt, kann sie auf ihrem Weg zur Beförderung unterstützen, wenn das Unternehmen für weitere Führungskräfte bereit ist. Vielleicht wird aber auch ein Spezialist gebraucht, der das Unternehmen mit bereits vorhandenen Kenntnissen und Fähigkeiten voranbringt, die dem Arbeitgeber selbst fehlen.

Wer eine Vorstellung von seinem idealen Mitarbeiter hat, muss nun herausfinden, was potenzielle Kandidaten von einem Unternehmen erwarten. Ein Spezialist wird vor allem auf ein entsprechendes Gehalt setzen. Darüber hinaus wird er die Möglichkeit schätzen, möglichst eigenverantwortlich in flachen Hierarchien arbeiten zu können.

Ein Berufseinsteiger hingegen wird die Chance, Fortbildungen und Seminare besuchen zu dürfen, zu würdigen wissen. Grundsätzlich werden Vergünstigungen und besondere Angebote das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver machen. Vergünstigungen für Pendler, ein E-Bike-Leasing, die Tankkarte oder der Firmenwagen sind beliebte Extras. Auch Rabatte auf die im Unternehmen hergestellten oder verkauften Produkte sind bei Mitarbeitern beliebt, ebenso wie Abonnements für bestimmte Apps, vergünstigte Mitgliedschaften im Fitnessstudio oder Wellnessangebote.

Mehr Flexibilität für mehr Produktivität

Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich von ihrem Arbeitgeber Flexibilität, um Arbeit, Familienleben, Freizeit und persönliche Verpflichtungen besser organisieren zu können. Flexible Arbeitszeiten und die Option, zumindest tageweise im Homeoffice zu arbeiten, machen einen Arbeitsplatz attraktiver. Auch der Arbeitgeber hat etwas davon. Starre Arbeitszeiten führen oft zu weniger Produktivität und zu einem bloßen Absitzen der Arbeitszeit. Wer sich als Arbeitgeber entgegenkommend und flexibel zeigt, wird mit effizient arbeitenden Mitarbeitern belohnt.

Arbeitnehmersuche

Wer den passenden Mitarbeiter sucht, sollte alle Möglichkeiten ausschöpfen, sich aber vor allem auf die branchenspezifischen Plattformen konzentrieren. Mit einer gezielten Herangehensweise findet man geeignete Kandidaten. Einige bewährte Methoden sind:

Ausschreibungen und Suche auf Online-Jobbörsen Ausschreibung auf der Unternehmenswebsite Ausschreibungen und Suche in den Sozialen Medien Einsatz von Personalvermittlern und Headhuntern Der Besuch von Fachmessen Ausschreibungen an Universitäten und Bildungseinrichtungen Persönliche Empfehlungen Einsatz von Online-Netzwerke und Online-Foren

Formalitäten und Unterlagen

Ist der Traummitarbeiter gefunden, muss sich der angehende Arbeitgeber um die notwendigen Formalitäten kümmern, die es im Einstellungsprozess zu beachten gilt. Arbeitgeber müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten. Wer Arbeitgeber werden will, benötigt zunächst eine Betriebsnummer. Diese ist unverzichtbar für den weiteren Einstellungsprozess und kann online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Der Arbeitsvertrag kann theoretisch auch mündlich geschlossen werden, sollte im Idealfall aber immer verschriftlicht werden, um Missverständnissen oder gar Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen. Neben dem Arbeitsvertrag müssen weitere Unterlagen beschafft werden.

Folgende Unterlagen benötigt der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer:

Die Sozialversicherungsnummer: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung anmelden. Die Steueridentifikationsnummer: Diese Nummer wird benötigt, um die Lohnsteuer und andere steuerliche Abzüge korrekt abführen zu können. Krankenversicherungsnachweis: In Deutschland ist die Krankenversicherung obligatorisch. Der Arbeitgeber benötigt Informationen über die Krankenversicherung des Arbeitnehmers, um ihn bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden und den Arbeitgeberanteil korrekt abführen zu können. Bankverbindung: Das Gehalt wird regelmäßig an die vom Arbeitnehmer angegebene Bankverbindung überwiesen. Branchenspezifische Nachweise: In einigen Berufen wie im Gesundheitswesen oder in der Gastronomie kann es erforderlich sein, dass der Arbeitnehmer spezielle Nachweise vorlegen muss. Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis: Wird ein ausländischer Mitarbeiter eingestellt, benötigt der Arbeitgeber zudem Nachweise über die Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis. Unterlagen zu vermögenswirksamen Leistungen

Es ist übrigens ein entscheidender Unterschied, ob ein Mitarbeiter oder ein Auszubildender eingestellt wird. Ausschließlich Unternehmen mit einem entsprechenden Befähigungsnachweis dürfen Auszubildende einstellen. Einen Arbeitnehmer darf hingegen jeder Selbstständige mit Betriebsnummer beschäftigen.

Zuschüsse für Selbstständige und Förderung von Arbeitsplätzen

Wer ein Unternehmen gründet und sich selbstständig macht, hat Anspruch auf unterschiedliche Förderungen und Zuschüsse. Es gibt Zuschüsse für Selbstständige zur Gründung, zur Digitalisierung und zur Energieeffizienz. Aber auch Unternehmer, die zu Arbeitgebern werden und neue Arbeitsplätze schaffen, können von Zuschüssen profitieren. Vor allem junge Unternehmen haben die Option, auf Fördergelder als „Belohnung“ für die Schaffung neuer Arbeitsplätze zurückzugreifen. Dies betrifft meist Betriebe, die noch weniger als 24 Monate im Geschäft sind. Eine Förderung zur Schaffung von Arbeitsplätzen kann sich auf bestimmte Branchen oder Regionen beziehen. Es lohnt sich, sich vor der Einstellung von Mitarbeitern über die Möglichkeiten zu informieren. Entsprechende Informationen erhält man bei den Landesbanken und Landes-Förderinstituten, in den Landesministerien sowie bei den Städte- und Gemeindeverwaltungen.

Zudem fördert die Agentur für Arbeit die Einstellung von Mitarbeitern in Form von Lohnkostenzuschüssen. Diese Zuschüsse sind in der Regel an eine bestimmte Person bzw. an Personengruppen gebunden. So gibt es einen Eingliederungszuschuss für förderungsbedürftige Arbeitnehmer. Als förderbedürftig gelten Langzeitarbeitslose, behinderte und schwerbehinderte Menschen sowie ältere Arbeitnehmer über 50 Jahre. Neben den Eingliederungszuschüssen gibt es Zuschüsse im Bereich Ausbildung und Weiterbildung.

Es gibt beinahe keinen Bereich in der modernen Arbeitswelt, der in den vergangenen Jahren nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch das Personalwesen profitiert von modernen Technologien, mit denen sich Prozesse wesentlich effizienter gestalten lassen. Zu einer der wichtigsten Aufgaben im Personalwesen gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank innovativer Softwarelösungen lässt sich die Abrechnung nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch genauer und fehlerfreier gestalten. Damit verbunden ist für die Personalabteilungen allerdings die Herausforderung, die digitale Transformation so umzusetzen, dass tatsächlich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Ganz allgemein betrachtet werden bei der Digitalisierung der Personalabteilung die traditionellen papiergebundenen Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt. Davon betroffen sind hauptsächlich alle administrativen Tätigkeiten im HR-Bereich, darunter die Lohn- und Gehaltsverrechnung, aber auch Bewerbungsprozesse, die ebenfalls automatisiert und elektronisch bearbeitet werden können.

Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern sollte stets das Ziel verfolgen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Zeitraubende Routineaufgaben werden etwa von einer Software übernommen und geben den Mitarbeitern in der Abteilung mehr Zeit für Tätigkeiten, die dem Unternehmen Wert bringen können.

Laut einer Umfrage zur Digitalisierung im Personalbereich in Deutschland 2022 sind rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen sehr positiv eingestellt. Rund zwei Drittel sehen ihre HR-Abteilung auf dem richtigen Weg zur Digitalisierung und nur in wenigen Ausnahmefällen wird die Entwicklung eher negativ betrachtet.

Warum ist die digitale Transformation für das Personalwesen wichtig?

Die digitale Transformation im Personalwesen ist vorwiegend deshalb ein wichtiger Faktor, weil sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt, die weit über einfache Prozessoptimierungen hinausgehen. Bei der richtigen Umsetzung profitieren die Personalabteilungen insbesondere von der erhöhten Effizienz, die durch den Einsatz moderner Software erzielt werden kann. Mit automatisierten Lohnabrechnungsprogrammen können unter anderem die monatlich wiederkehrenden Gehaltszahlungen nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier abgewickelt werden. Da Nachfragen zu den Gehaltszetteln wesentlich seltener vorkommen, werden Räume für andere Tätigkeiten frei und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im HR-Bereich steigt.

Die modernen Lösungen ermöglichen es dem Personalteam darüber hinaus, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten. Ebenso wichtig: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer entscheidender, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Viele Arbeitnehmer schätzen mittlerweile die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und betrachten dies als einen wichtigen Vorteil bei der Wahl ihres Arbeitgebers.

Welche Maßnahmen zur Digitalisierung lassen sich generell im Personalbereich ergreifen?

Die Digitalisierung bietet im Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der vorhandenen Prozesse. Moderne Tools können von der Personalplanung über die Zeiterfassung bis zur Personalakte eingesetzt werden:

PersonalplanungBei der Personalplanung bieten Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors oder Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterpotenziale zu identifizieren und gezielt zu fördern. Die Tools haben entsprechende Funktionen integriert, mit denen gezielte Leistungsbewertungen vorgenommen und darauf aufbauend Schulungsmaßnahmen geplant werden können. Die Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, sich ihre individuellen Entwicklungspläne selbst zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Digitale Systeme zur ArbeitszeiterfassungMit digitalen Zeiterfassungssystemen wie TimeTac oder Papershift lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden und Pausen werden dabei transparent aufgezeichnet und können in Echtzeit in die Lohnabrechnung integriert werden. Dadurch werden Wartezeiten in der Personalabteilung reduziert und in letzter Konsequenz auch die Auszahlung der Gehälter beschleunigt.

Digitale PersonalakteMit digitalen Personalakten wie kiwiHR oder flair wird die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erleichtert, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Mit diesen Tools können die Verantwortlichen auch ruhig schlafen, was das Thema Datenschutz betrifft, denn seriöse Anbieter sorgen dafür, dass die sehr sensiblen Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

E-RecruitingDurch E-Recruiting-Plattformen wie LinkedIn Talent Solutions oder Softgarden lässt sich der Bewerbungsprozess revolutionieren. Unternehmen können damit Stellenanzeigen schalten, die Bewerbungen sichten und den kompletten Recruiting-Prozess digital abwickeln. Damit kann auf Dauer die sogenannte „Time-to-hire“, also die Zeit, die es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, deutlich gesenkt werden.

Ein wichtiges Kernelement der meisten Personalabteilungen mit hohem Optimierungsbedarf ist jedoch zumeist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die entscheidende Frage, die sich viele HR-Leiter deshalb fast täglich stellen, lautet: Wie können wir in diesem Bereich unsere Effizienz steigern?

Wie lässt sich durch Digitalisierung die Effizienz in der Lohnabrechnung steigern?

Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet primär den Einsatz innovativer Softwarelösungen, cloudbasierter Systeme und KI-gestützter Prognosen, denn dadurch lässt sich die Genauigkeit und Effizient der Abrechnungsprozesse am ehesten verbessern. Ein modernes und flexibles Lohnabrechnungsprogramm ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst abzuwickeln. Solche Softwarelösungen führen die Nutzer schrittweise durch den Abrechnungsprozess und berechnen Abzüge, Zuschläge sowie Abgaben automatisch. Zudem bieten sie eine übersichtliche Stammdatenverwaltung und die Möglichkeit, Pflichtmeldungen und Bescheinigungen schnell und korrekt zu erstellen. Gleichzeitig wird dabei sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Trend geht in den vergangenen Jahren immer mehr weg von traditionellen, lokal installierten Lösungen hin zu cloudbasierten Abrechnungssystemen. Diese Systeme werden online gehostet und ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen in Echtzeit. Das bringt vordergründig Vorteile für Unternehmen mit einem variablen Mitarbeiterstamm, da diese Lösungen einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können. Die Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und lassen sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie CRM und ERP integrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt seit ein bis zwei Jahren ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Algorithmen analysieren dabei riesige Datenmengen und führen präzise Berechnungen unter Berücksichtigung internationaler Gesetzgebungen durch. Große Unternehmen können dadurch ihre Abrechnungskosten laut einer Studie der American Payroll Association um bis zu 80 Prozent senken.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich durch die Kombination von KI mit der Blockchain-Technologie und biometrischen Authentifizierungsmethoden. Die Blockchain erlaubt es, Daten unveränderlich zu speichern. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das ein großer Vorteil, da von der Stundenaufzeichnung bis zur Auszahlung jeder einzelne Schritt transparent ist und jederzeit nachgeprüft werden kann.

Biometrische Methoden wie Fingerabdruck-, Gesichts- oder Iris-Scans erhöhen vorrangig die Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Abrechnungsdaten haben. Überdies gewährleisten diese Technologien, dass Einträge in der Zeitliste tatsächlich von der richtigen Person vorgenommen werden.

Welche Schritte sind zur Implementierung digitaler Lösungen in der Lohnverrechnung erforderlich?

Eine erfolgreiche digitale Transformation im Bereich der Lohnverrechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Planung. Hier sind einige wesentliche Schritte, die Personalabteilungen beachten sollten:

Analyse des aktuellen Standes und Bedarfsermittlung: Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der bestehenden Lohnverrechnungsprozesse durchzuführen. Dabei sollten die Stärken und die Schwächen der aktuellen Systeme identifiziert werden. Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter: Es ist wichtig, aus den zahlreichen digitalen Tools verschiedene Optionen zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Dabei spielen vorwiegend Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und die Kosten eine wichtige Rolle. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass die neuen Systeme richtig genutzt werden, sind praxisnahe Schulungen erforderlich, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Zugang erleichtern. Datenmigration: Die Einführung neuer Systeme macht es zumeist erforderlich, bestehende Daten zu migrieren. Das muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste zu vermeiden. Vor der endgültigen Datenmigration sollten Testläufe durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Optimierung der digitalen Prozesse: Nach der Implementierung ist es wichtig, die neuen Systeme kontinuierlich zu überwachen. Das Feedback von Mitarbeitern sollte dabei aktiv genutzt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.

Bildnachweis: Foto von Andrea Piacquadio